查阅立法机关文件及纪录事宜委员会

工作方式及程序

2016年4月修订

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查阅立法机关文件及纪录事宜委员会

查阅立法机关文件及纪录事宜委员会(下称"查阅事宜委员会")根据《议事规则》第74A(1)条成立，负责：

(a)

决定将某份立法机关(或其委员会)的文件或纪录在立法机关(或其委员会)订明的封存期届满之前提早公开，或在该份文件或纪录存在50年后公开(以较短者为准)；
(b)

制订实施该政策的指引；
(c)

考虑任何就立法会秘书根据《议事规则》第6(5A)(b)条拒绝提供该等文件或纪录而提出的反对；及
(d)

考虑任何其他有关该政策或由该政策引起的事宜。

成员、任期、主席及会议法定人数

2.

根据《议事规则》第74A(2)条，查阅事宜委员会的成员包括立法会主席(作为查阅事宜委员会主席)、內务委员会主席(作为查阅事宜委员会副主席)、內务委员会副主席，以及不超过10名按內务委员会所决定的方式选出的其他委员。內务委员会决定的选举程序载于附件I。根据《议事规则》第74A(3)条，获选委员的任期为1年，或直至下一次就查阅事宜委员会委员进行选举的內务委员会会议为止，以较早者为准。
3.

查阅事宜委员会所有会议均由主席主持，如主席缺席，则由副主席主持。根据《议事规则》第74A(5)条，如主席及副主席暂时缺席，查阅事宜委员会可在其缺席期间另选一委员代行主席之职。
4.

根据《议事规则》第74A(4)条，查阅事宜委员会的会议法定人数为主席加上3名委员。

表决

5.

根据《议事规则》第74A(6)条，所有在查阅事宜委员会內讨论的事宜，须以参与表决的委员赞成者及反对者的过半数决定。主席或主持会议的任何其他委员不得参与表决，但如其他委员赞成者及反对者数目相等，则在此情况下他须作决定性表决。根据《议事规则》第79A条，查阅事宜委员会的主席或主持会议的任何其他委员就在查阅事宜委员会內讨论的事宜作决定性表决时，不得使待决议题获得过半数赞成票而得以通过。

举行会议及传阅文件

6.

根据《议事规则》第74A(7)条，查阅事宜委员会须在主席决定的日期、时间及地点举行会议。会议的书面预告须在会议日期最少3天前发给各委员，但主席可指示给予较短时间的预告。
7.

由于查阅事宜委员会的主要职能是决定将某份立法机关(或其委员会)的文件或纪录在《议事规则》附表2所指明的封存期届满之前提早公开，以及考虑任何就立法会秘书(见下文第13段)或运作中的委员会(见下文第15段)拒绝提供该份文件或纪录而提出的反对，因此查阅事宜委员会的所有会议均为闭门会议，以确保在查阅事宜委员会决定该等文件或纪录可供查阅前，载于有关文件或纪录的所有资料及为考虑有关的查阅要求而举行的闭门会议的所有会议文件，均不会向外披露。
8.

根据《议事规则》第74A(9)条，查阅事宜委员会主席可命令将任何须由查阅事宜委员会决定的事宜，藉传阅文件方式交由各委员研究，而各委员亦可以书面向主席示明其批准。如过半数委员在主席为此目的而指定的限期届满前已示明其批准，同时在指定限期届满时并无委员以书面向主席表示反对，或要求将该事宜交由查阅事宜委员会开会决定，则该事宜须当作已获查阅事宜委员会批准。为施行此项规则，主席指定的限期通常不少于3天。
9.

如查阅事宜委员会委员要求在查阅事宜委员会的会议上决定某项事宜，主席会召开会议考虑该项事宜。有关委员应以书面提交要求举行该会议的理由，供查阅事宜委员会考虑。

根据《议事规则》第74A(1)(a)条批准在封存期届满前供予查阅

立法机关(不包括其委员会)的文件及纪录

10.

为处理在《议事规则》第74A(1)(a)条所订的适用封存期届满前要求查阅现届及往届立法机关的文件或纪录的申请(见上文第1(a)段)，立法会秘书须进行覆检，以决定该等文件或纪录是否属于附件II所载的任何获豁免类别，而如属适当的话，亦须按《议事规则》附表2第(b)段的所预设的程序进行覆检。如立法会秘书认为应批准该项查阅要求或应在有条件下批准该项查阅要求，他应根据《议事规则》第74A(1)条寻求查阅事宜委员会的批准，以决定该等文件及纪录应否在《议事规则》附表2第(a)段所指明的封存期届满前供予查阅。
11.

为寻求查阅事宜委员会的批准，以决定文件及纪录应否在封存期届满前供予查阅(如上文第10段所述)，立法会秘书应向查阅事宜委员会提交覆检报告。覆检报告应提供多项资料，包括申请人姓名、申请人要求查阅的资料、文件及纪录的性质(即保密或非保密、已存在的年数，以及其他相关资料)，以及立法会秘书就该项查阅要求提出的建议和理据。
12.

除非查阅事宜委员会主席另有命令，否则立法会秘书的覆检报告会根据上文第8段所载的程序，藉传阅文件的方式寻求查阅事宜委员会批准。有关文件或纪录亦应在立法会秘书的报告送交查阅事宜委员会委员后，随即存放于立法会档案馆，供查阅事宜委员会委员审阅。审阅期通常不少于3天。
13.

立法会秘书经覆检立法机关的某份文件或纪录后，可以该份文件或纪录属于任何获豁免类别(附件II)为理由，或根据《议事规则》第6(5A)(b)条的规定，按照查阅事宜委员会订定的任何指引，拒绝提供该份文件或纪录以供查阅。此事无须交由查阅事宜委员会决定。

非运作中的委员会的文件及纪录

14.

就处理要求查阅在立法机关任期內已解散的委员会或任何非现存的委员会的文件或纪录而言，上文第10至13段所载的程序将会适用。

运作中的委员会的文件及纪录

15.

如要求查阅的文件或纪录属于一个运作中的委员会，该项要求会转交有关委员会考虑。有关委员会会决定该等文件或纪录可否供予查阅。为方便委员会考虑查阅要求，有关委员会的秘书须进行覆检，以决定该等文件或纪录是否属于附件II所载的任何获豁免类别，并向委员会提交覆检报告。覆检报告应提供的资料包括申请人姓名、申请人要求查阅的资料、文件及纪录的性质(即保密或非保密、已存在的年数，以及其他相关资料)，以及秘书就该项查阅要求提出的建议和理据。如其中任何文件或纪录属于附件II所载的任何获豁免类别，有关委员会亦可拒绝提供该等文件或纪录以供查阅¹。此事无须交由查阅事宜委员会决定。

根据《议事规则》第74A(1)(a)条批准在封存期届满后供予查阅

16.

根据《议事规则》附表2第(a)段，在某份文件或纪录的相关封存期届满后，只要法律并无禁止披露该份文件或纪录，而立法会秘书已进行覆检以确定法律并无禁止如此披露，则可准予查阅。此事无须交由查阅事宜委员会决定。

提供资料以供查阅

17.

当提供某份文件及纪录以供查阅时，同一套资料及相同的使用条件(如有)在可予适用的范围內，将适用于日后就该项资料提出的查阅要求。

局部披露

18.

倘若所要求查阅的文件或纪录中的部分资料属于一个或多个获豁免类别，并已被拒绝提供予公众查阅，该份文件或纪录的其余部分可准予查阅。在切实可行的范围內，可采用节录、摘要、或剔除部分资料的形式作出局部披露，但前提是所披露的资料不会扭曲供予查阅的文件或纪录內容的涵义。

处理立法会议员提出的要求

19.
现任立法会议员如提出要求，将获准查阅现届立法机关已解散的委员会或非现存的委员会的机密或封存文件或纪录，但须符合以下条件：
- (a)
  
  有关议员是该委员会的前委员，而相关文件或纪录是有关议员在身为该委员会委员期间有权查阅的，有关议员才会获准查阅该等文件或纪录；
- (b)
  
  有关议员签署保密承诺书，确认他不会向公众提供或披露获准查阅的文件或纪录(或其复本)或当中所载的资料；
- (c)
  
  如已向有关议员提供获准查阅的文件或纪录的复本，有关议员承诺会在使用后交还该等复本；及
- (d)
  
  有关议员如拟向公众提供或披露获准查阅的文件或纪录(或其复本)或当中所载的资料，须按照上文第10至16段所载的程序取得查阅事宜委员会的批准。
20.

上文第19段所载的安排并不适用于立法机关前任议员提出的查阅要求。处理该等要求的方式与处理公众人士所提出的有关要求的方式一致(上文第10至16段)。

处理政策局／政府部门(下称''局／部门'')提出的要求

21.
局／部门如提出要求，将获准查阅以下文件或纪录，而无须经过上文第10至16段所载的现行程序：
- (a)
  
  由有关的局／部门或其前身发出的讨论文件及往来书信；及
- (b)
  
  由立法会秘书处拟备并在有关委员会解散或终止运作前曾提供或发给有关的局／部门或其前身的文件或纪录(例如议员与有关的局／部门举行会议的纪要)。
22.

就上文第21(b)段所述的文件及纪录，有关的局／部门应签署保密承诺书，确认他们不会向公众披露获准查阅的有关文件或纪录(或其复本)或当中所载的资料。有关的局／部门如拟向公众提供或披露获准查阅的文件或纪录(或其复本)或当中所载的资料，须按照上文第10至16段所载的现行程序取得查阅事宜委员会的批准。

根据《议事规则》第74A(1)(c)条处理申请人就被拒提供文件或纪录而提出的反对

23.

如立法会秘书(见上文第13段)或立法机关任何仍在运作中的委员会(见上文第15段)拒绝提供某份文件或纪录以供查阅，申请人会获书面通知被拒绝的理由(下称"决定通知书")。查阅事宜委员会亦会定期获告知申请人被拒查阅资料的个案。
24.

如申请人拟反对立法会秘书或委员会的决定，他可在决定通知书所示日期起的14天內向查阅事宜委员会秘书提出反对，以及提交书面陈述。如申请人并无在上述时限內提交书面反对，查阅事宜委员会将不会考虑该项反对。
25.

查阅事宜委员会会考虑申请人提出的反对及其书面陈述，并可确认、更改或推翻立法会秘书的决定。为方便查阅事宜委员会考虑有关反对，立法会秘书或有关委员会须提交报告，载列拒绝的理由，以供查阅事宜委员会考虑。立法会秘书或有关委员会拟备的报告会根据上文第8段所载的程序向查阅事宜委员会传阅，以供其研究。有关文件或纪录亦应存放于立法会档案馆，以供查阅事宜委员会委员审阅，审阅期一般不少于3天。如查阅事宜委员会认为有需要，可以书面邀请申请人在该邀请所指明的期限內提交进一步陈述书。如申请人在指明期限內提交该进一步陈述书，查阅事宜委员会须考虑该陈述书，然后才决定会否确认、更改或推翻申请人所反对的立法会秘书的决定。
26.

查阅事宜委员会的决定为最终决定。提出反对的申请人会获书面通知查阅事宜委员会的决定。

保密承诺书

27.

在决定某份文件或纪录应否准予查阅时，查阅事宜委员会委员可阅览该份文件或纪录，但不可披露当中所载的任何资料，除非及直至查阅事宜委员会已决定该份文件或纪录可供予查阅。在任期开始时，加入查阅事宜委员会的议员须签署保密承诺书，承诺在未经查阅事宜委员会同意下，不得泄露有关资料及任何与查阅事宜委员会闭门会议的商议过程有关的资料。

查阅事宜委员会委员提出的查阅要求及反对

28.

查阅事宜委员会任何委员(包括主席及副主席)均不得以查阅事宜委员会委员的身份参与处理由他／她本人提出的某项要求或反对，或参与查阅事宜委员会就该项要求或反对进行商议的会议。

查阅事宜委员会报告

29.

根据《议事规则》第74A(10)条，查阅事宜委员会在其认为适当的情况下，可就其工作向立法会提交报告。查阅事宜委员会通常会就其工作向立法会提交报告，亦可在其认为有需要时，就有关立法机关文件及纪录查阅政策(载于《议事规则》附表2)或由该政策引起的事宜，向立法会作出其他报告。

在立法会网站公布获批及被拒的要求一览表

30.
立法会网站应定期公布以下资料⎯⎯
- (a)
  
  获查阅事宜委员会批准或获立法会秘书依据《议事规则》附表2所载的立法机关文件及纪录查阅政策第(c)段接纳的查阅要求一览表；及
- (b)
  
  立法会秘书拒绝批准的查阅要求一览表及拒绝理由。

更新工作方式及程序

31.

在不抵触《议事规则》的情况下，查阅事宜委员会可不时修订及增补此工作方式及程序。

释义

32.
除文意另有所指外，在此工作方式及程序中：
- (a)
  
  "立法机关"指《基本法》第六十六条下的立法会，以及1997年回归前殖民地的立法局和临时立法会；
- (b)
  
  "立法机关的文件及纪录"指在与立法机关执行宪制职能有关连的情况下或因立法机关执行宪制职能而编制的文件及纪录。如有疑问，查阅事宜委员会可就某份文件或纪录是否立法机关文件或纪录的一部分作出决定；
- (c)
  
  "封存期"指立法机关(或其委员会)所指明某份文件或纪录不应供予查阅的期限，或立法机关(或其委员会)认为不应供予查阅的某份文件或纪录由其存在起计的50年；
- (d)
  
  "存在"指立法机关或其委员会在执行职能的过程中开立、接收或积存的文件及纪录。就行政的目的而言，某份文件及纪录的封存期的起始日期是开立、接收或积存有关档案所属年份随后一年的1月的首日2。若文件及纪录为合订本、线装本、或附于合订本、档卷或其他汇编书册內，以可用方法及经合理努力而可从中识别出来并按时间顺序最近的一份文件或纪录的存在年份，应适用于所有其他文件及纪录。若某份纪录或文件、或合订本、档卷或汇编书册的存在年份实际上无法识别，则应以已知其存在于立法会秘书处的最早年份为其存在年份。

查阅事宜委员会会发出指引，协助各委员会处理查阅资料的要求。
举例而言，若某份封存期为20年的纪录于1994年8月18日开立，其封存期的起始日期应为1995年1月1日，届满日期为2015年1月1日。

附件 I 查阅立法机关文件及纪录事宜委员会委员的提名及选举程序

1.

查阅立法机关文件及纪录事宜委员会(下称"查阅事宜委员会")的委员选举须于內务委员会的会议席上举行，会议日期(下称"选举日")须由內务委员会指定。
2.

立法会秘书处(下称"秘书处")须于选举日最少7整天前，向立法会议员发出通告及提名表格，请议员提名候选人。
3.

每份提名表格只可用以提名1位议员，并须由1位作为提名人的议员及1位作为附议人的议员签署，而被提名的议员亦须签署，表示同意接受提名。
4.

填妥的提名表格须于选举日最少3整天前送交秘书处。
5.

倘秘书处在提名截止日期前接获的提名人数较《议事规则》第74A(2)(d)条所指的人数为少，可在举行选举的內务委员会会议席上，要求进一步提名；该等提名须由1位议员提出，另1位议员附议，而被提名的议员须表示同意接受提名。
6.

倘根据上文第4及5段接获的提名人数较《议事规则》第74A(2)(d)条所指的人数为少或相等于该数目，內务委员会主席须宣布被提名人正式当选。
7.

倘根据上文第4及5段接获的提名人数较《议事规则》第74A(2)(d)条所指的人数为多，须在举行选举的內务委员会会议席上进行投票；投票以不记名方式进行，并根据简单多数或相对多数的选举制度(或称为"票数领先者当选"选举制度)进行点票；每位议员可投票选出的人数不得超过查阅事宜委员会委员空缺数目，得票最高的被提名人即告当选。
8.

倘1位本可当选的被提名人因有1位或多位其他被提名人获得的票数和他相等而未能当选，须根据上文第7段所述的选举方式，就该位被提名人与其他1位或多位被提名人举行另一轮或多轮的投票，直至选出委员出任余下的1个或多个空缺为止。

附件 II 获豁免类别的立法机关文件及纪录

倘若所要求查阅的立法机关及其委员会的文件及纪录属下列获豁免类别的文件及纪录，可拒绝提供该等文件及纪录。

(a)

适用于香港的成文法或普通法所禁止披露的文件或纪录；
(b)

与执法、法律诉讼程序及法律专业特权有关的文件或纪录，如披露该等文件或纪录会伤害或损害执法、司法、正在进行或可能会进行的任何法律诉讼程序或有关各方；
(c)

为他人持有或由他人提供并有明确的理解为在未经其同意下不得披露的文件或纪录；
(d)

与个别申诉个案有关的文件或纪录；
(e)

与立法机关及获立法机关授权行使《立法会(权力及特权)条例》(第382章)第9(2)条所赋予权力的委员会有关的文件或纪录，以及与受覆检规定约束的调查委员会有关的文件或纪录，如过早披露有关文件或纪录会对有关各方造成伤害或损害，或妨碍此等委员会或其后的委员会的运作；
(f)

与立法机关及其委员会正在进行的工作、商业敏感资料、研究、统计、数据及预定出版物有关的文件或纪录，如过早披露有关文件或纪录会造成误导或不公平情况，或引致获得不当的得益或利益；
(g)

议员与立法会秘书处之间在保密情况下取得或传递的资料或纪录；及
(h)

如供查阅会不利于保存的文件或纪录。

Introduction

查阅立法机关文件及纪录事宜委员会

成员、任期、主席及会议法定人数

表决

举行会议及传阅文件

根据《议事规则》第74A(1)(a)条批准在封存期届满前供予查阅

根据《议事规则》第74A(1)(a)条批准在封存期届满后供予查阅

提供资料以供查阅

局部披露

处理立法会议员提出的要求

处理政策局／政府部门(下称''局／部门'')提出的要求

根据《议事规则》第74A(1)(c)条处理申请人就被拒提供文件或纪录而提出的反对

保密承诺书

查阅事宜委员会委员提出的查阅要求及反对

查阅事宜委员会报告

在立法会网站公布获批及被拒的要求一览表

更新工作方式及程序

释义

附件 I 查阅立法机关文件及纪录事宜委员会委员的提名及选举程序

附件 II 获豁免类别的立法机关文件及纪录