EC(97-98)54

总目98－管理参议署
分目001薪金

请各委员向财务委员会建议，在管理参议署开设
下述编外职位，由1998年6月1日起，至1999年11
月30日止 －

1个首席管理参议主任
(首长级薪级第1点)(92,650元至98,300元)

问题

管理参议署需要一名首长级人员，全面负责推行档案
管理策略第三期的工作。

建议

2. 管理参议署署长建议开设一个首席管理参议主任编
外职位(首长级薪级第1点)，负责掌管档案管理策略第
三期推行组，由1998年6月1日起生效，为期18个月。
这项建议获效率促进组专员支持。

理由

第三期的主要工作

3.档案管理策略第一期已为整项策略的推行奠下基础
，而第二期亦已协助多个政府部门制定和推行档案管
理改善措施。第三期工作的主要目标是巩固和进一步
发展前两期推行的改善措施。现把拟在第三期进行的
工作撮述如下 -

1. 支援与提升设施
   
   
   1. 发展电脑条码档案管理系统的多用戶版，
      方便用戶透过局部区域网络寻找档案；
      
      
   2. 把电脑条码档案管理系统提升为双语版，
      以管理中文标题的档案；
      
      
   3. 为政府档案局发展一套档案贮放管理系统
      ，以方便把不常用的档案由各局和部门移
      交档案中心；
      
      
   4. 检讨政府缩微胶卷服务中心的效用和服务
      层面；
      
      
   5. 评估用戶对合并使用缩微胶卷／电子存档
      的潜在需求，并研究以科技和管理方法应
      付这些需求；以及
      
      
   6. 以大宗采购合约形式招标，招商供应标准
      活动档案架组合，以便使用设立在新落成
      的长沙湾政府合署的首个活动档案架装置
      区。
      
      
2. 支援部门的档案管理工作
   
   
   1. 以「整全系统」的方法进行约15项部门档
      案管理检讨，以解决这些选定部门在档案
      管理方面的整体需要；
      
      
   2. 协助部门实施在第二期和第三期进行的研
      究所提出的建议；
      
      
   3. 设计一套以目标为本的档案管理综合训练
      课程，用以培训部门档案主任和档案室人
      员；
      
      
   4. 检讨、编订和印行档案管理工作五个不同
      范畴的指引／指示，协助各局和部门自行
      改善档案管理系统；以及
      
      
   5. 全面检讨整项策略，以评定其成效，权衡
      是否应继续推展，以及建议未来的路向。
      
      

人手需求

4. 我们预期档案管理策略对各部门的档案管理程序和
资源运用会有重大影响，而推行这项策略会涉及运作
程序和机构文化的重要改革。为早日推行更完善的档
案管理措施，我们希望在18个月內完成策略第三期的
工作。管理参议署署长需要增聘15名人员和重行调配
另外15名现有人手，为期18 个月，由 1998年6月起生
效，以便设立一个推行组，负责策划、安排和统筹第
三期的工作。推行组将分为三个小组，各由一名总管
理参议主任掌管，组內人员分属管理参议主任职系和
一般职系。管理参议署和推行组的组织图，分别载于
附件1和附件2。

5. 推行组的工作表现，会直接影响策略第三期的成果
。因此，我们需要一名具有丰富经验和管理才能的首
长级人员掌管推行组，在18个月內完成第三期的工作
。此外，该名人员亦须具备适当的领导才能，以策导
有关工作，在政府推广完善的档案管理措施。因此，
管理参议署署长建议推行组主管的职级，应定为首席
管理参议主任的级别。这个建议职位的主要职务和职
责，载于附件3。

财政影响

6. 按薪级中点薪额估计，实施这项建议所需增加的年
薪开支如下 -

	元	职位数目
新设编外职位	1,144,200	1

实施这项建议所需的每年平均员工开支总额(包括薪金
和员工间接费用)为 2,155,248 元。我们会在1998-99年
度的预算草案內预留足够款项，以支付这项建议的开
支。

7.此外，我们会开设 14个非首长级职位，为推行组提
供人手。按薪级中点薪额估计，这些职位的年薪开支
为 4,336,860 元，而每年平均员工开支总额则为
5,901,336元。我们会在 1998-99 年度透过部门编制委
员会惯常的审理机制开设这些职位。

背景资料

8.为推广更完善的档案管理措施，政府于1994年制定
了一项各部门适用的档案管理策略。这项策略的目的
是协助各部门减低档案存量和增幅，并提高档案管理
方面的服务质素和经济效益。

9. 考虑到策略所涉及的广泛层面和复杂程度、对服务
和改善措施的需求、所采用的系统和科技，以及推行
这项策略对资源和财政的影响等因素，我们决定分三
期推行这项策略，并预期以大约五年时间完成有关工
作。

10. 财务委员会于1994年11月25日批准开立为数3,570
万元的承担额，以推行策略第一期。其后，委员会于
1996 年1月5日，批准开立为数 2,562 万元的承担额，
以推行策略第二期。1996年2月9日，财务委员会批准
开设一个首席管理参议主任编外职位，出任人员负责
统筹推行策略第二期的工作。该职位将于1998年6月1
日到期撤销。

11.财务委员会已于1998年1月9日批准开立为数1,390万
元的承担额，以推行策略第三期。

公务员事务局的意见

12.公务员事务局同意有需要继续由一名首席管理参议
主任来掌管档案管理策略第三期推行组，为期18个月。

首长级薪俸及服务条件常务委员会的意见

13.由于拟设的首席管理参议主任职位属编外性质，故
若获准开设，当按照议定程序，向首长级薪俸及服务
条件常务委员会报告。


政务司司长办公室
效率促进组
1998年1月



EC(97-98)54附件3




主要职务和工作目标

拟设的首席管理参议主任(档案管理)的主要职务，是掌
管专责推行档案管理策略第三期的管理参议小组，以及
继续推展第一期和第二期所推行的措施；并就档案管理
策略的策划、统筹、监察和推行，向管理参议署助理署
长(B)负责。

主要职责

2.首席管理参议主任(档案管理)的主要职责如下 -

1. 继续推展策略第一和第二期所倡议的改善措施和
   所推行的系统；
   
   
2. 制定推行第三期工作的计划；
   
   
3. 就推行策略第三期所需的各类系统、服务和设备
   的招标、标书评审、购置和装设工作，与有关方
   面联络协调；
   
   
4. 就提升各部门的电脑条码档案管理系统的功能，
   与政府各部门联络协调；
   
   
5. 检讨政府缩微胶卷服务中心的效用和服务层面，
   并就用戶对合并使用缩微胶卷／电子存档的需求
   ，研究适当的科技和管理方法，以应付这些需求；
   
   
6. 领导和进行部门档案管理检讨，以便为各部门制
   定一套整全系统来处理档案管理工作；
   
   
7. 策划、领导和进行档案管理策略的全面检讨，以
   评定其成效、权衡是否应继续推展，以及建议未
   来的路向；
8. 领导和监督策略第三期推行组 ( 由管理参议署的
   30 名人员组成 )的工作，并监察推行组与政府档
   案局的协调情况；以及
   
   
9. 辅助档案管理策导委员会处理有关档案管理工作
   的所有事宜。