EC(97-98)48
财务委员会
人事编制小组委员会讨论文件
1998年1月14日
总目46－公务员一般开支
分目082可收回的薪金及津贴
（邮政署营运基金）
- 在邮政署开设下述常额职位－
1个首席行政主任职位
(首长级薪级第1点)(92,650元至98,300元)
1个总系统经理职位
(首长级薪级第1点)( 92,650元至98,300元)
- 在邮政署开设下述编外职位，至2000年7月
31日为止－
1个总邮务监督职位
(首长级薪级第1点)(92,650元至98,300元)
并删除下述常额职位，以作抵销－
1个总行政主任职位
(总薪级第45至49点)(72,135元至83,105元)
问题
邮政署的首长级人手支援，不足以有效应付人力资源管
理计划、资讯科技，以及与国际和內地邮政机关联系等
方面日益复杂的工作和不断增加的工作量。
建议
2.我们建议加强邮政署的首长级架构，详情如下－
- 把部门秘书的职位，由总行政主任职级（总薪级
第45至49点）升格为首席行政主任职级（首长级
薪级第1点），以改善人力资源的管理质素；
- 开设一个总系统经理常额职位（首长级薪级第1点）
，以协助制定及推行长远的资讯科技策略，从而
支援部门的业务和配合部门在资讯科技方面的需
要；以及
- 开设一个总邮务监督编外职位（首长级薪级第1点）
，至2000年7月31日为止，以应付在与內地和国际
邮政机关发展国际与双边邮政服务方面日益增加
的洽商和联络工作。
理由
部门秘书职位升格
3.邮政署的部门秘书属总行政主任职级，负责部门的行
政和人力资源管理工作。他须向邮政署助理署长（组织
发展）（首长级薪级第2点）负责，但有关晋升和员工
关系的事宜，则直接向邮政署副署长负责。
4. 自职级定为总行政主任的部门秘书职位于1981年开设
以来，出任人员的职责已见大幅增加，而工作的复杂程
度亦大大提高。邮政署于1993年把215名电讯人员（包
括3名首长级人员）拨予电讯管理局，尽管如此，其编
制仍由1980-81年度的3 483个职位增至1997年11月的5888
个职位，增幅达69%。邮政署于1995年8月1日由一个经
费来自拨款的部门转为一个以营运基金方式运作的部门
，这对该署的行政和员工管理工作构成重大影响。在这
项转变下，部门秘书需要给予更强大的行政支援，以配
合该署更商业化和更积极的邮务与管理方针。有关详情
载于下文。
人力资源管理
5. 在营运基金的运作模式下，邮政署须对市场的需求有
敏锐的触觉，并致力提供优质服务。在定立部门的抱负
、使命和信念时，该署强调员工的重要性，要以「拥有
一支士气高昂和受到重视的工作队伍」为目标，期望员
工能「携手合作、力求完善」，并做到「处处为同事、
为市民着想」。身为部门的人力资源管理人员，部门秘
书除了负责一般的人力资源管理职能，包括招聘、晋升
、接任计划、员工福利、员工关系和纪律外，还须制订
策略和计划，在员工之间推广机构文化上所需的转变和
就此作出支援。由于邮政署要面对在不断改变的商业环
境中营运所带来的挑战，故部门秘书须就人力资源管理
作出策略部署，以支援该署的各项职能。部门秘书为改
变机构文化而策划的工作包括为职员工会／协会举办研
讨会，以介绍部门的抱负、使命和信念；重新修订招聘
策略，以配合机构文化的转变；以及加强奖励活动，包
括成立一个员工嘉许基金。部门秘书的主要职责之一是
检讨和改善员工关系策略，以加强彼此的了解和信任，
包括与部门现有的八个工会维持紧密对话、听取他们的
意见，以及取得他们的了解和支持。
6.部门秘书在订定部门职系（包括邮务监督、邮务员和
邮差职系）人员的关键才能这项主要计划上，担任督导
的角色。订定关键才能，目的是协助改善工作表现管理
。这项计划亦将会作为一项「基础计划」，以推动其他
的人力资源管理计划。部门秘书的策略性工作包括取得
员工的支持、为员工订定工作标准，以及提供发展机会
和管理支援，以达到部门提高工作水平的目标。
新管理计划
7.邮政署高级管理阶层正就未来五年制定部门策略大纲
，并已成立一个策略小组，由邮政署署长出任主席，而
部门秘书亦是该小组的主要成员。该小组负责监督人力
资源管理计划的发展工作，以建立一支具有高度技能而
又积极投入的工作队伍，为未来五年的挑战作准备。
8.鉴于部门秘书所肩负的职责更趋繁重，工作更为复杂
，以及他在转变期间所发挥的作用日益重要，邮政署署
长和一般职系处长认为部门秘书一职须由一名经验丰富
、且在人力资源管理方面有广博知识和高度技巧的人员
担任，负责全力推行管理计划的有关工作。基于出任这
个职位的人员所须肩负的职务和职责，故我们认为该职
位应升格为首席行政主任（首长级薪级第1点）级别。
开设一个总系统经理职位
9. 自1995年8月1日转以营运基金方式运作以来，邮政署
推行了多项顾客服务改善计划。然而，在科技日趋重要
的环境下，能否进一步改善效率和顾客服务，主要取决
于邮政署如何善用资讯科技。
10.一些海外邮政机关意识到资讯科技对邮政业务的威胁
，已开始发展自己的电子商业服务，包括认证、电子邮
戳服务等，若干传统信件服务或会逐渐演变为电子服务
。万国邮政联盟已成立一个工作小组，负责制定一套指
引和标准，以便各邮政机关成员发展这类服务时有所依
循。邮政署正密切监察电子商业服务的发展，以期在适
当时候推出这类服务。为了应付上述各项发展，以及邮
政署在多方面工作推行电脑化的迫切需求，署內必须有
充足的资讯科技专才。
有需要成立一支专责的资讯科技专家队伍
11.邮政署现设有一个资讯科技科，由一名高级邮务监督
（总薪级第45至49点）掌管，负责处理部门在运作上的
资讯科技需求。他的主要职责是联络用戶和计划管理。
邮政署于1996年10月在其编制內增设一个高级系统经理
和一个系统经理职位，以监察研制一套邮件追查电脑系
统的工作。
12.现行资讯科技人员架构的主要问题，在于缺乏一支专
责的资讯科技专家队伍。这些专家须了解邮政署的运作
和工作的优先次序，并且能够因应资讯科技的急速转变
来制订资讯科技策略。现时从资讯科技署调派资讯科技
人员到邮政署推行个别计划的做法，效益不大。邮政署
需设立一支资讯科技专家队伍，由一名具备足够知识、
经验和权威的人员主管，负责研制资讯科技系统，以迎
合部门整体的资讯需求，并对资讯科技计划进行技术审
批。邮政署计划于1998-99年度采用耗资约1亿6,000万元
的资讯科技系统。成立资讯科技人员队伍，会有助邮政
署在竞爭日益激烈的市场中，更能迎合顾客不断快速转
变的需求。
13.邮政署署长和资讯科技署署长认为，邮政署编制內应
增设一个总系统经理常额职位（首长级薪级第1点），负
责掌管另一个资讯科技科，以提供技术支援，并协助制
定和推行长远的资讯科技策略，以支援邮政署的运作、
改善其效率和迎合顾客不断转变的需求。原有的高级邮
务监督将继续掌管现有的资讯科技科，负责监督业务方
面的工作。
开设一个总邮务监督的编外职位
与海外邮政机关洽商
14.邮政署是亚太区和全球处理邮件量最多的邮政机关之
一，每年处理的国际邮件约达2亿1 500 万件。邮政署一
直非常积极参与国际邮政事务，在国际邮坛上地位崇高
且享负盛名。回归后，邮政署继续以独立邮政机关的形
式运作，包括就服务安排与海外邮政机关洽商。要在竞
爭日益激烈的环境中经营，邮政署必须不断提升服务的
质素。海外邮政机关所提供服务的质素能够符合邮政署
所要求的标准是极为重要的，因为这样才可实质改善为
顾客提供服务的质素。邮政署即将与各海外邮政机关进
行连串磋商，以期就他们所提供服务的水准签署谅解备
忘录。邮政署需要一名职位相当、具备丰富邮务运作经
验的首长级人员领导洽商工作。
与国內邮政机关联系
15.邮政署以中华人民共和国代表团成员的身分参与国际
盛会，或以独立身分出席一些并非只限国家参加的活动
。继续参与这类国际活动是相当重要的，邮政署可藉此
在国际邮坛上就重要事项的发展发挥影响力。为达致这
个目标，邮政署副署长在出席国际会谈和会议前，必须
频频与內地邮政机关接触，商讨策略与政策；他亦须确
保香港的立场见解，即使与內地不同，仍可得以提出讨
论。由于联络工作日渐增加，邮政署副署长只由一名高
级邮务监督提供支援的现行安排，显然不足以应付所需。
16.自香港回归中国后，两地邮政机关的关系更加密切。
邮政署正考虑推出多项新服务或改善现有服务，其中包
括推出邮汇服务、与內地更多城市互換直递邮件、扩展
特快专递网络，以及制定更高的服务标准。在各项计划
发展初期，邮政署必须与內地各部、省和市级邮政机关
经常进行讨论，以便就扩大服务范围和这些服务的运作
安排达成协议。这令邮政署的人手更形紧绌。
万国邮政联盟会议
17.万国邮政联盟会议为五年一度的盛事，下届会议将于
1999年8月在北京举行。中国作为是次会议的主办国，已
成立一个筹委会，以筹办这项国际盛事，而作为万国邮
政联盟中国代表团成员的邮政署，亦将会积极参与筹备
工作，包括联络万国邮政联盟和其他海外邮政机关，并
与內地邮政当局就会议中所提出事项应采取的策略进行
讨论和达成共识。有关工作极为复杂，需要一名具备所
需经验、能力和技巧的首长级人员专责处理。
18.有鉴于此，邮政署署长认为应开设一个总邮务监督编
外职位，出任人员负责掌管对外事务科。建议的总邮务
监督预期须于会后总结有关的统筹工作，因此，该职位
须保留至2000年7月31日。其后，邮政署署长会检讨是否
有需要保留该职位。
19.首席行政主任、总系统经理和总邮务监督等建议职位
的职责说明分别载于
附件1至附件3。邮政署现行和建议
组织图分别载于
附件4和
附件5。
财政影响
20.按薪级中点薪额估计，实施这项建议所需增加的年
薪开支如下－
| | 元 | 职位数目
|
|---|
| 新设常额职位
|
|
首席行政主任
(首长级薪级第
1点) | 1,144,200 | 1
|
| 总系统经理
(首长级薪级第1
点)
| 1,144,200 | 1
|
| 新设编外职位
|
|
总邮务监督(首
长级薪级第1点)
| 1,144,200
| 1
|
| | ____________ | ____________
|
| | 3,432,600 | 3
|
| 减去 |
将删除常额职位
|
| 总行政主任
(总薪级第45至
49点) | 929,220 | 1
|
| | ____________ | ____________
|
| 总数 | 2,503,380 | 2
|
| | ____________ | ____________
|
21.实施这项建议所需增加的每年平均员工开支总额(包括
薪金和员工费用)为4,526,150元。此外，开设上述建议职
位亦须增设一个二级私人秘书职位，按薪级中点薪额估
计，所需增加的年薪开支为171,960元，而每年平均员工
开支总额则会增加283,620元。1997-98年度邮政署营运基
金业务计划已预留足够款项，以支付建议所需的额外开
支。
22.实行上述建议所需费用占邮政署估计经常开支总额的
0.13％，故有关建议对各项收费只会造成轻微影响。
背景资料
23.1997年8月，邮政署开设一个总系统经理编外职位，
为期六个月，出任人员负责为邮政署监督一项有关制
订长远资讯科技发展策略的研究。其后在1997 年11月
，该署展开资讯系统策略研究，研究报告将于1998 年
年初完成。在开设总系统经理常额职位后，该编外职
位将予以删除。
24.1996年7月，邮政署重组首长级架构，其中一项相关
的转变是计划把国际事务及运作支援科分拆为对外事务
科和运作支援科，各由一名高级邮务监督掌管，他们将
分别向邮政署助理署长（组织发展）和邮政署助理署长
（邮务）负责。不过，当时由于该署须待回归后与內地
邮政机关的关系更趋明朗时才检讨该科的职能，分拆该
科的计划遂暂时中止。尽管如此，国际事务及运作支援
科其时已易名为对外事务及运作支援科，并仍然由邮政
署助理署长（邮务）负责督导。
25.邮政署现已检讨有关情况。有鉴于邮政署在国际邮坛
上继续发挥影响力是十分重要，以及与內地邮政机关的
联系日益紧密，故该署认为应成立一个新的对外事务科
，负责与万国邮政联盟及內地和海外的邮政机关联络。
由于所处理的工作会对邮政署和其辖下现有的三个部门
构成重大影响，新的对外事务科应由一名总邮务监督，
而非原先提议的高级邮务监督掌管（开设高级邮务监督
职位一事已因有关检讨暂时搁置），并由邮政署副署长
直接督导。在分拆后，邮政署助理署长（邮务）仍会继
续管理由一名高级邮务监督主管的运作支援科，并负责
各项旨在改善服务的检讨，包括改善本地和国际邮件服
务的质素。
公务员事务局的意见
26. 公务员事务局赞成邮政署把部门秘书一职升格和增
设两个首长级薪级第1点职位，以加强首长级人手支援
，俾能应付日益繁重的部门行政、资讯科技发展及联络
內地和国际邮政机关等工作。公务员事务局考虑到出任
上述职位的人员所须肩负的职责和须具备的专业知识，
认为这些职位的职系和职级，以及总邮务监督编外职位
的开设期，均属恰当。
首长级薪俸及服务条件常务委员会的意见
27. 首长级薪俸及服务条件常务委员会表示，如开设上
述职位，建议的职级是恰当的。
经济局
1998年1月
EC(97-98)48附件1
邮政署部门秘书
职责说明
职级：首席行政主任（首长级薪级第1点）
直属上司：邮政署助理署长（组织发展）
职务和职责：
1. 研究并制定人力资源政策与策略，以协助首长级高层
人员实践部门的抱负、使命和信念，并担任邮政署决策
委员会委员／秘书。
2. 研究并制定员工关系策略和员工协商策略及有关行动
方案，并担任部门协商委员会的管方代表，以及处理员
工关系事宜。
3. 就所有人力资源职能，向首长级高层人员提供意见，
这些职能包括招聘、晋升、留任、奖励员工、服务条件
、纪律、工作表现管理、员工福利，以及各项编制事宜
，如人手需求、职级审订和人力资源调配。
4. 监察向部门所提供的行政支援服务是否妥善有效，这
些支援包括办公室组织和程序、存备记录、翻译服务、
秘书和打字服务，以及员工康乐活动。
5.管理部门內所有一般职系人员，并为部门提供行政支
援服务。
EC(97-98)48附件2
总系统经理
职责说明
职级：总系统经理（首长级薪级第1点）
直属上司：邮政署助理署长（组织发展）
职务和职责：
1.掌管资讯科技科II，以研制和推行新的资讯科技系统，
并善用和保养现有的系统。
2. 担任部门的资讯科技权威，就所有与资讯科技系统有
关的技术建议和可行性研究，进行技术审批，并确保符
合适当的技术标准和香港邮政的最大利益。
3. 担任部门高层管理人员的资讯科技顾问，就资讯科技
的发展趋势和如何运用资讯科技协助邮政署解决问题，
提供意见。
4.监察制定资讯科技策略和政策的工作，以及在管理阶
层批准有关策略和政策后，监督策略和政策的推行。
5.与资讯科技署和其他外间机构联络，商讨有关邮政署
资讯科技发展的事宜。
6.监察搜集和分析技术情报的工作，并就资讯科技界的
发展，以及应用新科技以改善顾客服务及／或提高运作
效率，提供意见。
EC(97-98)48附件3
总邮务监督
职责说明
职级：总邮务监督（首长级薪级第1点）
直属上司：邮政署副署长
职务和职责：
1.负责与內地邮政机关联络，以制定有关发展中港两地
服务的策略和政策。
2.参与1999年在北京举行的万国邮政联盟会议的策划工
作，并于有需要时负责其他与会议有关的筹备工作。
3.代表香港特别行政区参与万国邮政联盟监察组，讨论
有关国际特快专递服务的策略，并于其他国际邮务会议
和计划中担任代表。
4.统筹所有关于推行万国邮政联盟会议决定和决议的事
宜，并检讨有关事项，以期作进一步改善。
5.检讨符合各项邮务条约和公约所需的调整，提出建议
，并监察有关执行工作。
6.进行终端费研究，并就所需收费拟订政策。
