资 讯 政 策 事 务 委 员 会

EC(97-98)XX

财务委员会属下人事编制小组委员会
讨论文件
一九九八年二月四日


总目74 - 政府新闻处
总目142 - 政府总部:政务司司长办公室及财政司司
长办公室
分目001薪金

    请各议员向财务委员会建议,在总目74(政府新
    闻处项下,增设下列常额职位 —

  1. 1个政府新闻处处长职位
    (首长薪级第6点)(162,650元)

  2. 1个首长级乙级政务官职位
    (首长薪级第3点)(127,900元 - 135,550元)

  3. 1个首席行政主任职位
    (首长薪级第1点)(92,650元 - 98,300元)

并以删除下列职位作为抵销:

  1. 总目74 — 政府新闻处项下的常额职位:

    1. 1个政府新闻处处长职位
      (首长薪级第5点)(154,150元)

    2. 1个总行政主任职位
      ( 总薪级第 45 - 49 点 ) ( 72,135 元 -
      83,105元 );以及

  2. 总目142 — 政府总部:政务司司长办公室
    及财政司司长办公室项下 1 个首长级乙一
    级政务官职位(首长薪级第4点)(145,150 元 -
    149,600元)。

问题

由于政府新闻处现时所承担的责任日益繁重,工作有
增无已,因此,该处现行的首长级人员架构,与该处
所承担责任的重要性和工作范围并不相称。该处的首
长级人员架构须予增强,以确保该处能胜任所肩负的
重要工作,为政府所有政策局/部门制订和执行公共
关系 (公关)策略,并加强宣扬香港在“一国两制”这
原则下定能保持繁荣的信息。

建议

2.我们建议采用以下方法,增强政府新闻处的首长级
人员架构:

  1. 把政府新闻处处长的职级,由首长薪级第 5 点升
    格为首长薪级第6点;

  2. 增设 1 个首长级乙级政务官(首长薪级第3点)职位
    ,作为行政长官的新闻秘书,并于政府总部:政
    务司司长办公室及财政司司长办公室项下,删除
    1 个首长级乙一级政务官(首长薪级第4点)的职位
    作为抵销;

  3. 把部门秘书的职位,由总行政主任 ( 总薪级第45-
    49点)升格为首席行政主任(首长薪级第1点)。

理由

3.政府新闻处的现行组织图载于附件1。由于该处所承
担的责任日益繁重,职责范围又不断扩大,职务也愈
来愈复杂,因此首长级人员的架构须予增强,以应付
各政策局和部门对更有效公关支援服务的需求。政府
新闻处的建议组织图载于附件2

把政府新闻处处长的职位升格

4. 政府新闻处和前资讯统筹署这两个机构,负责为政
府提供公关及新闻资讯服务。前者负责提供各项必需
的新闻资讯和公关支援服务;后者则负责制订整体的
公关策略和提供顾问服务,并管理政府总部內为各个
政策局提供服务的六个政府总部新闻组。

5. 一九九四年年底,当局决定对政府的新闻资讯架构
进行检讨。当时,政府的本地和海外公关策略,分别
由不同的部门负责制订和实施。上述检讨的目的,是
要重新研究该等部门的架构和工作,并且特别就政府
新闻处和资讯统筹署的职责和资源提出建议。根据是
次检讨所得出的结论,资讯统筹署应改为隶属政府新
闻处处长。

6. 我们接纳检讨所提出的建议。该建议指出,由两个
机构负责公关服务,无形中便在公关策略的制订和实
施之间,划上一条人为的界线。这个架构无助于政府
执行完全一致的公关方针,不但未能加强整体公关服
务的效率,而且还可能使效率下降。

7. 为了配合政府完全一致的公关方针,从那时起,政
府新闻处便已采取相应措施,以期与资讯统筹署合并
,组成单一的新闻资讯机构。到了一九九五年十月,
政府新闻处接管了资讯统筹署原来的工作,负责制订
政府于海外和本地的整体公关策略,并管理为各政策
局提供服务的六个政府总部新闻组。一九九七年四月
,资讯统筹署的1个首长级丙级政务官职位及 24 个非
首长级职位,便正式拨归政府新闻处的编制內。

8. 为了进一步落实这项计划,我们建议把行政长官新
闻秘书一职,也纳入政府新闻处的编制內。政府新闻
处处长将直接负责监察下列工作:—

  1. 提供予行政长官的新闻秘书服务;

  2. 提供予政务司司长和财政司司长的新闻秘书服务
    ;及

  3. 香港特别行政区政府 (特区政府) 的本地和海外公
    关服务。

根据新的架构,3 名首长薪级第 3 点及 7 名首长薪级
第 2 点的人员,将拨归政府新闻处处长统辖,因而加
重了政府新闻处处长所须承担的责任。肩负这样重责
的部门首长,其职级通常会订于首长薪级第 6 点的水
平。

9. 随著特区政府于一九九七年七月一日成立,国际社
会已密切关注到香港的未来发展。我们必须向全世界
证明,香港实行“一国两制”后会保持繁荣安定,并
继续享有高度自治。同时,政府必须清楚地向各贸易
伙伴和全世界宣扬一个信息,就是香港仍然是主要的
国际金融中心和商业中心,从而吸引外资继续投资香
港。踏入新纪元,政府新闻处也肩负起新的使命,除
须向外宣传香港会继续欣欣向荣外,还须致力防止和
消弭不利于香港的负面宣传。政府新闻处会继续透过
各种新设和现有的宣传计划和渠道,包括由特区政府
驻海外经济贸易办事处公共关系组进行的宣传活动,
宣扬香港的美好形象。随著新科技的引进,当局也正
在研究采用新的方法,透过各种大众传播媒介去更有
效地传达政府的信息。

10. 香港回归中国后,本地和海外传媒愈加关注政府
的政策和工作。政府新闻处决心更为积极和主动,以
更公开和开放的态度,制订和实施政府的公关策略。
目前,由于各政策局和部门首长在重大的政府政策和
工作上,与传媒和市民接触的需要日益增加,因此,
为他们提供更强而有力的公关支援服务,实至为重要。

11.我们建议把政府新闻处处长一职,由首长薪级第 5
点升格为首长薪级第 6 点,以反映该职位所担当的新
角色和已加重的职责。政府新闻处处长(首长薪级第 6
点)的职责说明载于附件3

行政长官新闻秘书

12.特区政府成立后,当局增设了行政长官新闻秘书一
职,职级订为首长级乙级政务官(首长薪级第3点),负
责协助行政长官在新闻资讯和公关方面的工作。这个
职位是透过暂时填补总目142 — 政府总部:政务司司
长办公室和财政司司长办公室项下的一个首长级乙一
级政务官(首长薪级第4点)职位而增设的。这个新闻秘
书由职级订于政府新闻处助理处长(首长薪级第2点)的
副新闻秘书,以及职级订于首席新闻主任 ( 总薪级第
40-44 点 )的助理新闻秘书协助执行职务。这两个职位
都隶属于总目74— 政府新闻处的编制。

13.由于政府新闻处处长已接手负责制订政府整体的公
关策略,并管理政府总部的新闻组,行政长官新闻秘
书便可专注为行政长官提供公关顾问服务。我们已检
讨过行政长官新闻秘书一职的职级,并建议把该职级
订于首长薪级第3点。

14.由于在新的架构下,政府新闻处处长是特区政府唯
一新闻资讯部门的首长,因此,我们建议行政长官新
闻秘书一职应增设在政府新闻处的编制下。我们会把
总目142 — 政府总部:政务司司长办公室和财政司司
长办公室项下一个首长级乙一级政务官 ( 首长薪级第
4点)的职位删除,以抵销该首长级乙级政务官(首长薪
级第3点) 职位的设立。行政长官新闻秘书的职责说明
载于附件4

把部门秘书的职位升格

15.部门秘书掌管行政科,并在人力资源计划、策略和
管理方面担任高级首长人员的主要顾问。部门秘书亦
负责财务管理、一般部门行政、新闻主任职系和部门
一般/共通职系的管理工作。自从部门秘书职位于一
九八二年获审订为总行政主任职级以来,政府新闻处
在规模、职能和职责方面都已扩充不少。部门的常额
编制已从一九八一年十一月的 326 个职位,增加至一
九九七年十一月的 496 个职位,而且不包括隶属于其
他部门编制的74个新闻主任职系职位。至于首长级人
员的数目,亦已由四个增至九个,现在更建议增至11
个。由于政府新闻处的角色已日渐转变,成为政府的
主要公关机构,负责宣传政府的形象,因此,部门秘
书的工作远较以前繁重和复杂,而且要肩负的责任亦
显然大为加重。有鉴于此,尽管这个部门的规模较小
,但在首长级人员的层面却需较强的行政和资源管理
支援,详情载于下文。

16.政府新闻处在政府的公关工作方面肩负重任,除了
致力提高政府的形象外,还直接参与全港性的大规模
活动,包括最近结束的交接仪式和世界银行/国际货
币基金组织的周年会议,以及即将于一九九八年五月
进行的立法会选举。随著香港回归,当局会安排更多
高级政府人员到海外访问和宣传,向全世界宣示香港
在“一国两制”的原则下继续繁荣昌盛。此外,政府
新闻处亦加强为行政长官办公室提供公关支援。凡此
种种,都使政府新闻处在高层管理人员的人力策划、
资源管理和政策制订等方面的行政工作更形复杂。部
门秘书作为部门的财务和人力资源管理人,必须研究
各个方案,推荐行动计划,并不时检讨财务和人力资
源的调配安排,以便尽量提升生产力。

17.这些年来,部门承担了更多额外职责,并把工作推
展至其他的计划范围,大大增加了部门秘书在行政和
管理支援方面所承受的压力。这些额外职责包括:从
政务司司长办公室接办特区政府赞助贵宾访港计划的
安排;于一九九五年十月从资讯统筹署接办协调政府
整体公关政策和管理政府总部辖下各新闻组的工作;
以及于一九九五年三月从公务员事务局接办统筹各部
门每周刊登招聘广告的要求和有关的会计工作。

18.政府自从推行公营部门改革计划和人力资源管理检
讨后,在部门管理工作的各个层面上,都引入了许多
新的行政安排,并把有关的权力下放给各个部门。部
门秘书一直在积极推行这些新措施,特别是致力为新
闻主任职系制订关键才能要求。此外,部门秘书作为
人力资源经理,须负责研订合适的策略和行动计划,
以便把整套经敲定的关键才能要求,应用于人力资源
管理的各个范畴上。

19.为了支持部门实现其理想、使命和主要信念,部门
秘书必须负责计划和筹办各类宣传活动和內部研讨会
,藉以向各级人员灌输部门的使命和主要信念、加强
员工服务市民的意识,并激励他们向市民提供优质服
务。

20.部门秘书亦须担当一个积极的角色,确保部门改组
计划能顺利进行。他须负责制订员工调配计划、评估
组织架构的效率、在有需要时向首长级人员提出改革
建议,并就已改善的资讯架构安排一系列支援服务。
此外,他亦须参与其他正在进行的检讨工作,其中最
值得一提的,是协助检讨政府总部每个新闻组架构的
运作效率,以及每个新闻组所负责的有关部门组合。

21.鉴于部门秘书的角色日益重要,其职责也日趋繁重
,当局认为应该把部门秘书的职位升格至首席行政主
任职级。有关的职责说明载于附件5

对财政的影响

22.上述建议按薪级中点估计的额外年薪值是 —

职位数目
新设常额职位4,676,400 3
扣除 已删除的常额职位4,574,220 3
________________
额外费用102,180 0
________________


有关建议的额外全年平均员工开支总额净值为241,789
元。我们已在一九九七至九八财政年度的预算案內,
预留足够拨款,以支付这项建议所需的费用。

背景资料

23.政府新闻处担当政府的公关顾问、出版机构、广告
代理和新闻机关等角色。它是政府和传媒之间的桥梁
,并透过传媒加深市民对政府政策、决定和工作的了
解。

24.政府新闻处分为六个科,分别是新闻及大众传播研
究科、公共关系科、宣传科、海外公共关系科、探访
事务统筹科和行政科。政府新闻处处长是新闻主任职
系的首长。新闻主任职系人员均派驻各个办事处工作
,包括政府新闻处总部、各部门的新闻组、政府总部
新闻组,以及特区政府驻海外经济贸易办事处的公共
关系组。

公务员事务局的意见

25.经考虑建议职位的职责范围后,公务员事务局认为
这些职位的职级审订和等级划分是适当的。

首长级薪俸及服务条件常务委员会的建议

26.


民政事务局
一九九七年十二月



EC(97-98) 附件3


政府新闻处处长职位的职责说明


政府新闻处处长负责下列工作:-
  1. 制订、监察和检讨政府在新闻资讯及公共关系
    方面的政策和策略;

  2. 策划和统筹政府的海外新闻资讯及公共关系方
    面的工作和活动;

  3. 密切留意各政策局/部门在新闻资讯及公关支
    援方面的需要,并提供所需的服务;

  4. 向公众传达有关政府政策、决定、事务和服务
    的资讯;

  5. 让政府洞悉民意;

  6. 就市民关注的重要事务教育公众,并提高他们
    的公民责任意识;

  7. 负责政府的出版和宣传工作;及

  8. 管理政府新闻处的整体运作,并担任新闻主任
    职系的首长。




EC(97-98) 附件4


行政长官新闻秘书职位的职责说明


行政长官新闻秘书负责下列工作:-

  1. 代表行政长官及政府与传媒联络,包括回答记
    者的提问、在办公时间及非办公时间就有关香
    港特别行政区政府的资料查询作出回应,以及
    为行政长官办公室草拟或批核声明;

  2. 为行政长官发展和制订一套全面的公共关系策
    略,并为香港特区政府统筹宣传活动;此外,
    亦会就有关香港特区政府一般政策的事宜,向
    行政长官征询及/或提供意见;

  3. 与政府总部各政策局联络,以了解本地及国际
    传媒感兴趣的事项,并收集有关的资料;同时
    就回应口径及适当的宣传和公关安排,进行准
    备工作并提供意见;及

  4. 督导隶属新闻组的助理处长、首席新闻主任及
    辅助人员。





EC(97-98) 附件5


部门秘书职位的职责说明


部门秘书是行政科的主管,负责下列工作:-

  1. 就人力资源政策及策略、财务资源管理、服务条
    件、招聘、晋升、接任、留任、提高工作积极性
    、管理一般职系人员,以及部门行政等事宜,向
    高级首长人员提供意见;

  2. 就所有编制与组织事宜,以及检讨管理工作(包
    括部门编制委员会的运作),向高级首长人员提
    供意见,并担任部门编制委员会的秘书;

  3. 制订有关员工关系及员工咨询的策略和行动计划
    ,并担任新闻处协商委员会、新闻主任咨询委员
    会及政府新闻主任协会的成员/顾问/观察员;

  4. 监管政府新闻处內的行政支援工作,包括办公室
    组织及程序、楼宇管理、办公室设备、运输及文
    书服务事宜;及

  5. 管理政府新闻处內所有一般及共通职系人员。





EC(97-98) 附件6

开设职位的财政影响

I.开设职位 按薪级中点
估计的年薪值
按薪级中点
估计的年薪值
总额
___________________________
(元) (元)
1. 一名政府新闻
处处长
(首长薪级第6点)
1,951,8003,563,927
2. 一名首长级乙
级政务官
(首长薪级第3点)
1,580,4002,740,884
3. 一名首席行政
主任
(首长薪级第1点)
1,144,2001,935,720
_____________________________
小计:3个职位4,676,4008,240,531
II.删减职位
1. 一名政府新闻
处处长
(首长薪级第5点)
1,849,8003,400,618
2. 一名首长级乙
一级政务官
(首长薪级第4点)
1,795,2003,097,164
3. 一名总行政
主任
929,220 1,500,960
_____________________________
小计:3个职位4,574,220 7,998,742
额外开支102,180 241,789