一九九九年五月二十七日会议
讨论事项

立法会司法及法律事务委员会

法律援助署实施综合资讯系统计划

目的

1.此份文件概述法律援助署(法援署)的综合资讯系统计划，及寻求各议员支持实施这
项计划。

背景

2.法援署多年来一直研究如何藉电脑化提高运作效率及服务质素。于一九九五年
KPMG在其法援署资讯系统策略顾问报告內指出法援署的成功关键因素应包括：

1. 有效率和有效地管理个案;
   
   
2. 方便和快捷的內部沟通;
   
   
3. 迅速处理事务的能力;
   
   
4. 与外界有效地联络;
   
   
5. 准确及全面的管理资讯;
   
   
6. 具经济效益的个案督导及执行法庭判决。
   
   

法援署现时的资讯科技设施并不足以满足上述业务需求。

目前情况

3.法援署现时采用的主要电脑系统大部分均已落伍及不足以应付所需，下列是简单
的阐述：

1. 民事案件审查资料系统
   
   民事案件审查资料系统于一九九一年建立，处理所有申请法援之民事案件的
   基本资料。该系统除过往累积的案件资料外， 每年还需处理超过27,000 宗新
   申请个案，可是它只能处理数据，却不能对有关的业务流程提供足够的支援
   ，其主要缺点是不能直接制备文件，（例如发给申请人或委派私人律师的标
   准公函），因此需耗用大量时间及人手，把储存在系统內的资料重新输入电
   脑以制备文件。这系统的反应速度亦欠理想；印制一份分析法援申请所需时
   间的报告，就需要超过一小时；由于该系统不能兼容中文，所以不能储存申
   请人的中文姓名；因为其容量有限，以致需建立另一套系统来处理法律援助
   律师名册上的资料。
   
   
2. 诉讼组资料管理系统及讼费核算小组的网络系统
   
   诉讼组资料管理系统于九十年代初期建立，处理內部的诉讼个案；讼费核算
   小组的网络系统是其副系统，用以储存供评定讼费用的帐目资料。由于技术
   上的限制，该系统并不便于使用，用戶需熟记多种指令；其低效能工作站更
   进一步减低它们的效率；虽然该系统提供自动制备文件功能，但速度并不理
   想，而且其內置的文字处理系统与部门內其余系统并不兼容。
   
   
3. 法援受助人帐目系统
   
   署內会计及物资供应组所使用的系统，是用作管理法援受助人帐目，它每年
   处理超过200,000宗帐目往来事项，但由于系统早于十多年前装设，现已因落
   伍而不能有效地运作，例如 ：在同一时间內，只能容许一名使用者输入付款
   单上的资料；虽然法援费用与申请审查及诉讼息息相关，但法援署受助人帐
   目系统郤沒有与民事案件审查资料系统或诉讼组资料管理系统连结，也沒有
   接驳库务署的电脑系统，导致本可共享的资料需由人手重新输入。
   
   
4. 刑事组个人电脑系统
   
   刑事组每年处理超过4,300宗刑事法援申请个案，然而郤沒有装设电脑资讯应
   用系统协助其运作，现只使用设于个人电脑的独立应用系统，以处理与刑事
   案件有关的资料。由于署內律师不能接驳使用此系统，所以他们不能利用它
   来协助管理案件；鉴于该系统缺乏所需功能，于是该组零散地装设了一些辅
   助性个人电脑应用系统，以支援日常运作，在这情况下，资料变得散乱，要
   统筹及分析所有的资料也十分困难。
   
   

4.除了个别系统本身有不足之处外，这些主要系统因互不相连，以致影响署內工作
效率，包括重复工序、重复输入资料、用戶不能共享有用的资料、以及管理资讯报
告欠完善。

5.现时法援署所采用的电脑系统维修费用高昂，而且系统本身已太落伍，其功能已
无可能再有效提升。撇除大规模提升功能的费用，预计在一九九九至二零零零年度
各系统的维修及小规模提升功能的费用约为三百万元，该数额并不包括资讯科技署
及库务署每年为该署三项主要系统（民事案件审查资料系统、诉讼组资料管理系统
及法援受助人帐目系统）提供技术支援及意见所需支付的638,000元员工薪酬开支。

建议使用的系统

6.法援署于一九九八年十月委托DMR顾问公司为部门进行了一项为期六个月的资讯
策略可行性研究，顾问建议法援署以一个综合电脑系统取代现有系统，其构成部份
如下：

1. 个案管理系统， 这是一个综合系统，功能包括处理审查申请、外判个案、监
   察个案、计算讼费及处理服务提供者的资料；
   
   
2. 成本及资源管理系统处理个案会计、人事管理及资产管理。个案会计系统支
   援法援个案的收款和付款程序，并将与(a)项个案管理系统连结。人事管理及
   资产管理系统将处理该署的人力资源及资产的资料。
   
   
3. 基本设施计划，此计划是支援上述(a)及(b)项的系统的技术架构，包括办公室
   自动化、硬件及网络设施。
   
   

附件 I详细列载上述各系统的功能。

成本效益分析

7.装设建议中的系统需支付的非经常开支预计为51,911,000元，其中44,366,000元用
于添置硬件、软件、消耗品、聘请计划及操作管理服务，其余的7,545,000元为负责
管理施行计划的员工开支。除了有关开设一个为期十五个月作为监督项目实施之用
的助理首席法律援助律师职位的开支外，所有的员工开支都会由现有的资源负担。
由二零零二至零三年度起，每年经常开支预算为4,981,000元。

8.由二零零二至零三年度起，该署使用新资讯系统，预计可每年节省23,995,000元，
当中13,804,000元是可兌现的节省。节省主要来自削减申请及审查科、诉讼科及部门
行政科36个职位，详情列于附件 II。此外，在二零零二至零三年度及以后，每年从部
分工作职位中所腾出的人力，亦有不可兌现的节省额10,191,000元，这些人力可用以
应付新增的工作量。

9.以上成本效益的分析结果显示，该计划将于二零零四至零五年度达至收支平衡(即
累积节省额足以抵销累积开支)。有关的分项数字列于附件III。

其他效益

10.除上述的节省外，所建议的系统将可为法援署带来下列的显著效益：

1. 缩减审查申请所需时间，可改善对法援申请人的服务。审查申请所需的平均
   时间将由59天减至57天，由申请日期起计三个月內完成审查80%申请的服务
   目标，更可提升至超过90%以上；
   
   
2. 更迅速地回答查询，目前该署职员回答简单的查询需时7至8分钟，回答复杂
   的查询则需时15分钟。届时由于个案的资料可以在联机电脑上找到，回答各
   类查询的时间可减至5分钟。超过90%的查询可以即时获得处理，毋须翻查档
   案文件；
   
   
3. 加强服务质素，装设新系统后，法援受助人的利益可藉著系统的以下各项功
   能得到更佳保障，从个案管理系统中可以可靠地搜寻利益冲突的情况及相关
   个案；自动作出准确的经济审查及计算分担费用；能够在联机电脑上找到部
   门的工作程序及指引，将加强法援署人员的决策能力；从联机电脑上可即时
   查询私人执业律师的经验、专长及工作量，有助署方更有效地分配工作；
   
   
4. 加强监察法援个案的进展，个案管理系统将会储存每类个案的事项日志表，
   如上庭日期、追索个案进展、及在事件发生前向负责人呈阅资料以便采取行
   动，此举可避免法援署遗漏一些重要的日期或事项，从而保障法援受助人的
   利益。由于所有与个案有关的事项将会被输入系统，因此法援署可更有效地
   评估讼费支出及运用资源；
   
   
5. 快捷及准确处理付款，减省人手操作的步骤，可使处理付款的程序更加快捷
   及准确。在付款给予服务提供者方面，由收到付款指示表格至送出交收资料
   给库务署所需的时间，将由目前的11个工作天缩减为 9 个工作天。由于个案
   会计系统能够追索付款的预定日期，因此可迅速支付赔偿款项给受助人或分
   期收回基本讼费。自动计算功能及电脑化现金簿亦可进一步提高个案会计的
   准确性。
   
   
6. 迅速及准确的管理报告，定期由系统自动制备管理报告可减少目前以人手制
   备报告的延误。目前制备与民事案件有关的月报需时3星期，刑事案件也需1
   星期；新系统将可把它们分别缩减为两星期及 4 天。此外，由于数据资料之
   组织较为妥善及统一，所以能作出较有效的分析。
   
   
7. 善用资源，把员工记录、资产及保养详情以电脑储存，可以提供更佳的资料
   分析，对人力策划及资源运用有莫大帮助；
   
   
8. 雇员的工作满足感及工作环境，凭藉著效能较佳的工具，法援署人员将可提
   供更优质的服务。减少人手编写的表格及指引，将可腾出办公室的空间，工
   作环境得以改善。
   
   

推行计划

11.如建议获得批准，计划预计需时廿四个月完成。以下是推行这项计划的时间表：



征询意见

12.请各议员支持法援署实施综合资讯系统计划，其后有关建议将会于一九九九年七
月二日提交财务委员会要求通过拨款。

法律援助署
档号 : LA/ADM/10/9(C) VI


日期 : 一九九九年五月十九日

附件 I

综合资讯系统计划的主要功能如下：

1. 个案管理系统

• 联机记录及处理申请资料;
  
  
• 提供联机经济审查及计算分担费、自动搜寻相关个案和利益冲突的情况
  、及提供供词表格范本作联机录取供词之用；
  
  
• 提供关于法援署职员和服务提供者的工作分配情况的联机资料及过往获
  委派的个案纪录，
  
  
• 监察外判个案并记录服务提供者的表现；
  
  
• 储存每类个案的事项日志表，并自动按时呈阅案件；
  
  
• 记录內部办理诉讼所需的人力和资源，以便评估有关成本；
  
  
• 在事项日志表上订明应收取费用的指标、综合各事项所涉及的讼费，并
  且制备讼费单；
  
  
• 制备法庭文件和发给有关各方人士的书信；
  
  
• 提供条码系统，以便追查档案；以及
  
  
• 提供管理资料和统计数字。
  
  

个案会计系统

• 支援个案之帐目计算；
  
  
• 建立电子现金帐簿；
  
  
• 处理收支款项的指示及帐目往来；
  
  
• 制备分期付款日期表和债务人的催缴通知书；
  
  
• 协助制备帐目撮要；
  
  
• 制备报告、支票和正式收据；以及
  
  
• 连结个案管理系统，并接驳至库务署的电脑系统。
  
  

人事管理系统

• 管理员工个人资料、职位调派及培训纪录；
  
  
• 连接公务员培训处的培训记录档案。
  
  

资产管理系统

• 储存各项器材(包括与电脑相关的器材)的资料；
  
  
• 管理保养合约及付款的资料详情；
  
  
• 协助监察电脑器材的订购事宜。
  
  

基本设施

• 提供一个供600名用戶使用的网络，以接驳至部门的应用系统、电子邮
  件设施及互联网；
  
  
• 把政策指引、程序、公告、固定格式表格以电子方式储存在伺服器內，
  并提供联机搜寻服务；
  
  
• 提供连接政府电子邮件网络的服务；
  
  
• 容许在办公室以外录取口供时或在法庭上使用笔记簿型电脑，以远程拨
  号方式接驳网络；
  
  
• 提供及中央管理便笺、公函及其他文件的范本；
  
  
• 在九龙办事处提供后备系统。当系统失灵时，应用系统的伺服器将转而
  使用后备系统。在正常操作时，备用系统可作开发和测试应用系统及训
  练之用。
  
  

附件 II

法律援助署预期可削减的职位

	职位数目
职级	2001/02	2002/03	总计
律政书记	5	11	16
助理文书主任	1	3	4
文书助理	3	8	11
打字督导员	0	1	1
二级私人秘书	1	0	1
打字员	1	2	3
	_____________________
总计	11	25	36

附件 III

资讯系统策略推行计划的
开支及节省费用分析

I. 非经常开支

	1999/00 千元	2000/01 千元	2001/02 千元	总额 千元
开支
电脑硬件及软件	0	23,877	0	23,877
安装地点整理工作	0	5,357	0	5,357
训练	0	949	0	949
消耗品及杂项	0	373	0	373
后备系统器材及服务	0	965	7	972
推行服务	0	5,456	2,085	7,541
资讯科技署负责招标的合约员工	1,264	0	0	1,264
应急费用 10%	126	3,698	209	4,033
	______________________________
小计	1,390	40,675	2,301	44,366
员工费用
(i) 法援署员工费用
管理层	0	3,413	801	4,214
发展系统	42	2,652	168	2,862
	______________________________
小计	42	6,065	969	7,076
(ii) 资讯科技署员工费用	256	213	0	469
	______________________________
小计	298	6,278	969	7,545
	______________________________
总额	1,688	46,953	3,270	51,911

II. 经常开支

	2000/01 千元	2001/02 千元	2002/03 及其后每年 千元
电脑硬件及软件	0	813	1,795
数据线(租用)	434	434	434
消耗品及杂项	0	357	357
后备系统器材及租用数据线	7	21	21
技术支援服务	405	1,389	2,374
	_____________________________
总额	846	3,014	4,981
III. 节省费用
	2000/01 千元	2001/02 千元	2002/03 及其后每年 千元
可兌现的节省
(i) 现有系统支出	0	1,550	2,269
(ii) 节省法援署员工的费用	0	3,473	11,535
	_____________________________
小计	0	5,023	13,804
不可兌现的节省
(i) 节省法援署员工的费用	3,182	7,962	9,553
(ii) 节省资讯科技署及库务署员工的费用	0	319	638
	_____________________________
小计	3,182	8,281	10,191
	_____________________________
总额	3,182	13,304	23,995

IV. 成本效益分析(按1999/00年价格计算)

	1999/00 千元	2000/01 千元	2001/02 千元	2002/03 千元	2003/04 千元	2004/05 千元	2005/06 千元	总额 千元
成本
非经常开支
开支	1,390	40,675	2,301	0	0	0	0	44,366
员工费用	298	6,278	969	0	0	0	0	7,545
	___________________________________________________________
小计	1,688	46,953	3,270	0	0	0	0	51,911
经常开支
开支	0	846	3,014	4,981	4,981	4,981	4,981	23,784
员工费用	0	0	0	0	0	0	0	0
	___________________________________________________________
小计	0	846	3,014	4,981	4,981	4,981	4,981	23,784
	0
	___________________________________________________________
总成本	1,688	47,799	6,284	4,981	4,981	4,981	4,981	75,695
节省开支
可兌现的节省
现有系统的支出	0	0	1,550	2,269	2,269	2,269	2,269	10,626
节省法援署员工 的费用	0	0	3,473	11,535	11,535	11,535	11,535	49,613
	___________________________________________________________
小计	0	0	5,023	13,804	13,804	13,804	13,804	60,239
不可兌现的节省
节省法援署员工 的费用	0	3,182	7,962	9,553	9,553	9,553	9,553	49,356
节省资讯科技署 及库务署员工的 费用	0	0	319	638	638	638	638	2,871
	___________________________________________________________
小计	0	3,182	8,281	10,191	10,191	10,191	10,191	52,227
	___________________________________________________________
总节省费用	0	3,182	13,304	23,995	23,995	23,995	23,995	112,466
净节省额	(1,688)	(44,617)	7,020	19,014	19,014	19,014	19,014	36,771
净节省额现值 (4%)	(1,688)	(42,901)	6,490	16,903	16,253	15,628	15,027	25,712
净累积节省额现值(4%)	(1,688)	(44,589)	(38,099)	(21,196)	(4,943)	10,685	25,712

注 : 用作评估电脑计划的财务情况之实际息率为4%。