第16章

公眾參與

16.1對世界各地的問責立法機關來說，與公眾聯繫接觸，並讓公眾參與立法過程，向來都是重大的挑戰。現今利用當代科技與公眾聯繫接觸，被視為一項重要的議會職能。作為民眾的立法機關，民選議員的基本角色就是代表民眾發聲，並在履行憲制職能時回應民眾的需要。鑒於香港社會各界有不同的利益，而且公眾期望議會有更大的代表性和問責性，公眾的參與便成為了解公眾意見和訴求，以至建立立法機關與公眾對話的直接方法。

16.2香港立法機關的運作方式經歷了重大變革，藉以加強歷任議員在代表民意方面的角色，並提供渠道向政府最高當局轉達公眾的不滿和意見，特別是立法機關在1968年採納《會議常規》及在1970年行政立法兩局非官守議員辦事處成立後，變革尤多。即使在香港特別在1997年成立後，立法機關的變革一直持續，令香港立法會成為一個向市民負責和開放的立法機關。這些改革和轉變可歸納為下列3個範疇：

(a)徵詢和代表公眾及持份者意見的方法，以求立法機關在立法及履行其他職能的過程中，顧及他們的需要；

(b)確保市民大眾接觸立法機關工作的途徑具透明度和開放，務求建立公眾對立法機關的信任和信心；及

(c)設立設施以積累立法機關的承傳經驗，並加強讓年青一代參與的渠道，使立法機關得以持續發展和成長。

16.3本章會概述為達致上述3個範疇的目標，立法機關所進行的工作，以及立法會行政管理委員會(下稱"行政管理委員會")實施的行政安排及提供的各項設施和服務，當中會側重闡述該等工作、行政安排、設施及服務的歷史背景及理念。至於有關的日常運作細節，可在立法會網站閱覽，本章不作詳述。

徵詢及代表公眾意見

歷史背景

16.4為了更能代表公眾意見，在1990年代初期，立法機關着意致力加強事務委員會作為討論平台的角色，讓議員、相關政策局局長及政府部門就公眾關注的事宜交流意見。一如第15章所載，事務委員會除了跟進申訴制度下當值議員所轉交的意見之外，亦會主動邀請持份者、關注組織及市民大眾提出意見，以聽取公眾就任何事項所表達的各方面意見。為此，當時慣常採用的做法是在一份中文報章及一份英文報章刊登廣告，邀請公眾在指定的2至3星期內向事務委員會提交意見書。隨着立法會於1996年設立官方網站後，較常用的做法是在網站刊載公告並發出新聞稿，就某事項邀請各界提交意見。現時，雖然在報章刊登廣告仍是讓公眾知悉立法機關邀請提交意見的途徑之一，但考慮到成本因素，而且相比於日益增加的網絡瀏覽人數，報章讀者數目有限，今天已甚少採用刊登報章的做法。

16.5在1990年代，按慣常做法，在接獲公眾的意見書後，秘書處會擬備意見摘要，以便有關事務委員會的委員在編定的會議上進行討論。另一常見做法是邀請相關的專業團體及關注組織表達意見，並回應委員的提問。至於透過申訴制度就有關事宜提出意見或直接向事務委員會表達意見的團體或人士，事務委員會如認為合適，也可邀請他們出席會議。政府官員亦會獲邀請出席會議，並可能被要求在會議上回應與會團體就相關事項提出的問題，惟只有在事務委員會主席認為合適並作此要求時，才須回應有關提問。事務委員會經常獲提醒，除非事務委員會根據《立法會(權力及特權)條例》(第382章)第9(2)條獲立法會藉決議特別授予傳召證人的權力，事務委員會本身並無此權力。除議員及官員外，任何在事務委員會公開會議上應邀發言的人士不受第382章保障。

16.6隨着議會推動公眾更多參與公共事務，越來越多人願意出來表達意見，並到事務委員會席前，特別就新政策、擬議法例及主要工程項目攸關的事宜，陳述己見。事務委員會就政府的諮詢文件舉行公聽會，亦已成為常見安排。如舉行公聽會，事務委員會通常會安排在政府的諮詢期屆滿前舉行，以便事務委員會可整合收到的意見提交政府，以供考慮和回應。

16.7徵詢公眾意見已被建立在委員會慣常工作程序之中，不僅是事務委員會，其他委員會亦常採用。例如在法案委員會審議法案過程中，以及內務委員會轄下小組委員會研究附屬法例及其他事宜時，經常會徵詢公眾意見。儘管到委員會／小組委員會席前陳述意見的人士不受第382章保障，也不享有該條例下的豁免權，但與會團體仍坦誠表達意見，希望有關意見可記錄在案，並在委員會／小組委員會討論有關事宜時獲得跟進處理。自2006年開始，為有助保障與會團體，所有擬舉行公聽會的委員會，均會在發給團體的邀請信中加入一項聲明，提醒各團體其並不享有相關的法定保障及豁免權，而其所提交的意見書及口頭申述亦不受保障。委員會主席在公聽會開始時，亦會按大意相同的說法提醒與會團體。

公聽會的進行

16.8舉行公聽會是徵詢公眾意見的程序一部分。此舉讓與會團體可作口頭申述，也提供機會讓委員會委員與團體澄清其意見書的任何觀點。如委員會認為宜就某特定事項徵詢公眾意見，應先定下徵詢公眾意見的事項所渉範疇、提交意見書的期限，以及提出口頭申述要求的截止日期。按照一般安排，提交意見書的期限不會少於2至3星期。至於要求作口頭申述的截止日期，通常會訂於公聽會舉行前的1至2星期，以便作出籌劃，並諮詢主席及委員有否需要加開公聽會的節數。

16.9委員會須決定是否有任何團體應獲邀提出意見，例如18區區議會、相關的專業團體及行業團體等。委員會可決定以何方式邀請公眾提交意見，例如發出新聞稿及／或在立法會網站刊載公告。[1] 在訂定公聽會的日期和時間時，委員會會考慮盡量方便公眾。近年，公聽會經常在星期六舉行。有關政策局的代表會獲邀列席公聽會以聽取意見，但通常不會即時要求他們回應會上所提意見的相關問題。在公聽會結束時，委員會或會要求列席的官員作初步回應。委員會通常會於公聽會後另行舉行會議，讓官員有時間研究所聽取的公眾意見，並回應委員會的問題。

16.10在安排公聽會時，秘書須確定擬作口頭申述的團體數目(當中或包括個別公眾人士)，並向主席建議舉行公聽會以聽取公眾意見所需的節數。已透過申訴制度就同一事項提交意見的團體，亦會收到舉行公聽會的通知。委員會鼓勵團體提交意見書，至於是否到委員會席前作口頭申述，則由團體自行決定。不論與會團體有否提交意見書，每一團體應獲分配相同的時間作出申述。在一般情況下，每一團體會有不少於3分鐘的發言時間。委員不得向與會團體提問，惟主席可要求團體作出澄清。委員會委員可於公聽會末段安排的全體討論環節，詢問與會團體意見或要求澄清。如同一公聽會有兩節或以上，全體討論環節會安排在各節公聽會的末段舉行。

16.11如有需要，秘書會就意見書提出的事宜及關注事項擬備摘要。意見書一般不備譯本，但如主席指示，一些篇幅較長的英文意見書會備有中文撮譯本。除非有關團體反對公開其意見書，所有意見書均會送交委員及政府，並公開讓公眾人士閱覽。

關乎公眾人士口頭申述意見的程序

16.12委員會進行公聽會所採用的程序並沒有在《議事規則》或《內務守則》內訂明。不過，在立法會網站備有的各份委員會主席手冊中，則訂有一些指引，述明邀請公眾提交意見、與會團體的發言次序及時限等。一般而言，在公聽會上，每名已登記的公眾人士只可以團體／組織代表的身份或個人身份發言一次，亦不可代表缺席的團體再次發言。然而，委員會主席可酌情彈性處理特別要求。[2]

16.13就處理團體／組織的名稱帶有冒犯性及侮辱性含義的情況，議事規則委員會察悉到，委員會主席一直有權就意見書載有一些帶有誹謗成分的言論／用語，而該等言論／用語是針對某些人士或團體，又或會令某些人士或團體感到尷尬，可對有關意見書的傳閱作出限制，例如命令此類意見書只發送委員傳閱，或須在傳閱之前先塗遮當中帶有誹謗成分的言論／用語。而委員會主席在主持會議時處理這情況的權力與此相同。如團體的名稱可能令立法會議事程序的嚴肅性或莊嚴性受到影響，主席有權拒絕接納該等名稱。[3]

出席會議的公眾人士的不檢行為

16.14《議事規則》第87條規定，委員會主席可命令將任何行為不檢或看來相當可能有不檢行為的公眾人士驅離會場。

與地區人士的整體聯繫活動

16.15立法會議員按照《內務守則》第32條所訂的安排，定期與18區區議會的議員進行討論及交換意見，是悠久的傳統。個別區議會在會議上，會提出其關注的事項以進行討論。個別個案會交由公共申訴辦事處處理，而政策事宜則通常會轉交有關事務委員會作更深入的研究。按這些會議的編排方式，在每屆立法會任期內通常會與每個區議會進行3次會議。所有議員輪值出席這些會議，而來自同一地方選區的議員會列為常任成員。其中一名議員會按輪值表擔任會議的召集人。召集人負責在會議前統籌有關討論事項的背景資料研究，並於會議舉行3個月後向區議會提供進度報告。此外，每年均會與18區區議會的正、副主席舉行一次午餐聚會。

16.16其他與地區人士舉行的類似聯繫會議，包括與鄉議局[4] 議員的定期會議及與香港主要慈善機構[5] 每年舉行的茶聚。立法會議員透過與社區領袖定期會晤交流，更能深入了解社會各界對可能影響市民福祉及香港長遠發展的事宜有何意見。

提高立法機關的透明度

16.17議員十分明白，要鼓勵市民大眾表達意見，至為重要的是建立公眾的信任和信心，相信立法機關會認真考慮他們提出的意見，並與有關當局跟進。立法機關運作保持透明和市民得以取覽資訊，是建立立法機關與市民之間信任的基石。香港立法機關在提升運作透明度方面，已有長足的發展，從起初在會議廳現場旁聽會議過程，到後來立法局會議於1975年開始在電台廣播，再於1986年起透過電視進行廣播；而自官方網站於1996年成立以來，立法會所有委員會的公開會議由2006年起已透過其網上廣播系統作廣播，及至2014年開始更在互聯網上的不同社交媒體平台進行廣播。

旁聽立法會及委員會會議過程

16.18讓新聞界及公眾人士進入會場旁聽立法會的會議，是確立已久的做法，源於1997年前立法機關的《會議常規》[6]，並在香港特區立法機關的現行《議事規則》獲得確認[7]。以上人士進入會場旁聽的安排，是按照立法會主席不時訂定並由立法會秘書執行的規則而訂立。就此，立法會主席發出《規限獲准進入立法會大樓的人士及其行為的行政指令》(第382A章)(附錄16-A)。有關詳情在第4章論述公眾旁聽立法會會議過程的部分[8]中已作闡明。

16.19按照一般原則，只要公眾席有足夠的座位，立法會歡迎公眾人士旁聽立法會及其委員會的公開會議過程，但他們須遵守秩序。[9] 他們在公眾席旁聽時，亦不得在公眾席或其衣物上展示任何標誌、標語或橫幅，[10] 而相同規則亦適用於新聞界人士。任何旁聽立法會或委員會會議過程的人士，均須遵從立法會人員為維持秩序而發出的任何指示。[11]

利便傳媒報道立法會的工作

16.20利便傳媒報道立法會事務，是1997年前立法機關及現今立法會一直秉持的政策。自立法局在1985年遷往立法局大樓舊址開始，個別傳媒機構不論是印刷媒體機構、電台或電視台機構指派的代表，均獲准在指定採訪區內等候，以出席新聞簡報會和記者招待會，以及訪問議員。這些獲指派的傳媒代表通常是來自每家傳媒機構的一至兩名記者，稱為"專責採訪立法會新聞的記者"，並會獲發在整個會期內均有效的進入許可證[12]。隨着立法會大部分委員會會議均公開讓公眾人士旁聽，專責採訪立法會新聞的記者更有需要留駐在會議廳範圍內。在規劃新立法會綜合大樓的過程中，綜合大樓的設計包含了更多供傳媒使用的設施，包括在每個會議室設置記者席及攝影室、記者室內供記者使用的指定工作間及供電子傳媒機構使用的電視台／電台室、傳媒指定採訪區，以及各種經提升的記者招待會／新聞簡報會設施。

16.21新聞界人士須遵守立法會主席發出的規管傳媒在會議廳範圍內行為的《規限獲准進入立法會大樓的人士及其行為的行政指令》(第382A章)內所訂的規則。立法會秘書處不時發出指引，訂明處理各項事宜的行政安排，例如發出進入許可證及使用立法會綜合大樓內傳媒設施的事宜(附錄16-B)。

廣播會議過程

16.22立法會及其轄下委員會的會議過程現時透過立法會官方網站的網上廣播系統現場直播。網上亦設有資料庫，方便搜尋和觀看昔日公開會議過程的廣播紀錄。立法會秘書處會向所有傳媒機構提供由內部電視製作小組製作的會議過程音訊及視訊內容，供其作廣播之用。此項安排在2011年10月遷往新立法會綜合大樓後得以實行，而在此之前，立法會的會議過程是由香港電台攝錄，作為政府支援立法會工作的安排。至於委員會的會議過程，則由個別傳媒機構在記者席攝錄。自2011年10月以後，透過在會議廳及會議室設置的相關廣播設備，立法會所有會議及其委員會公開會議的過程均由內部電視製作小組統一攝錄，但個別傳媒機構仍可在記者席及個別電視台／電台室進行其攝錄工作。[13] 這些都是令立法機關更能與公眾緊密聯繫的重要設施。

發放資訊

16.23立法會十分重視如何有效和迅速地發放有關議會工作的資訊，以加強立法會的透明度，並有助公眾了解立法會及其委員會審議的事項。除發出新聞稿及舉行新聞簡報會外，亦有需要以電子方式發放資訊，尤其是流動裝置已成為市民普遍使用的溝通方式。

網站

16.24自1996年7月以後，市民可透過立法會的官方網站(www.legco.gov.hk)閱覽有關立法會的資訊。網站原先只提供有關議會的一般資訊：會議日期、當屆會議文件、議員名錄、提交立法會的法案紀錄等。隨着科技進步，而且越來越多市民要求更高的資訊透明度，立法會網站增設了更多功能、網頁間的相互連結、網上廣播、資料庫及文件，以便市民可簡易便捷地檢索資料。

網上廣播

16.252006年10月，立法會網站引入新的網上聲音廣播系統，為公眾人士提供3個選項收聽立法會及其委員會所有公開會議的過程，即現場、粵語及英語版本。該系統原先只能讓500名使用者同時共用，但在過去10年處理容量已大幅提升，在2015-2016年度已能讓多達4 000名使用者同時共用系統。

利用社交媒體

16.26隨着近年市民大眾(特別是年青選民)更廣泛使用流動應用程式和社交媒體網站，行政管理委員會亦探索如何透過這些新媒體與公眾聯繫接觸。2013年11月，行政管理委員會原則上批准推出流動應用程式(下稱"Apps")[14] 及開設YouTube和Flickr帳戶，以發放立法會資訊，目的是透過這些廣受歡迎的視頻和照片共享網站，擴闊立法會的網上平台，同時方便議員進行個人的網上活動。由於要落實這些安排須與相關Apps及社交媒體公司簽訂協議，行政管理委員會曾研究所涉及的法律問題，包括版權、個人資料私隱及潛在法律責任。

16.27關於版權問題，行政管理委員會察悉，憑藉《版權條例》(第528章)第184(1)條，凡任何作品是由立法會製作的或在立法會的指示或控制下製作的，立法會是該作品的版權的第一擁有人，當中包括立法會會議的網上廣播。至於其他材料，例如擬上載至Flickr帳戶的議員活動照片，以及網上廣播以外其他擬納入立法會Apps的資訊，秘書長獲立法會主席授權管控該等材料，而憑藉第528章第14(1)條，除任何協議有相反的規定外，行政管理委員會作為秘書長的僱主，是該等材料的版權的第一擁有人。

16.28關於潛在法律責任，行政管理委員會察悉，憑藉《誹謗條例》(第21章)第10條，任何人如按立法會的命令或根據立法會的權限發布立法會報告，將根據第21章受到保障而免遭民事或刑事法律程序起訴。根據第21章第14條，由立法會發布的報告享有特權，但如該項發布被證明為惡意作出者，則屬例外。根據第22條，就永久形式誹謗及短暫形式誹謗的法律而言，廣播須視為永久形式的發布。然而，於檢視"廣播"在第21章第2條下的特定涵義後，行政管理委員會察悉，透過Apps及YouTube播放立法會會議，不大可能會受第21章第10條或第14條保障，這樣會令服務提供者面對誹謗的法律訴訟。由於服務提供者的責任因有免責聲明或彌償條款而得以設限，有關辯護、彌償及要求服務提供者問責的工作仍屬該等資訊的版權擁有人的責任。

16.29此外，擬把議員的個人資料上載至立法會Apps的做法引起保護個人資料的問題。根據《個人資料(私隱)條例》(第486章)附表1保障資料原則的第3原則，如無有關的資料當事人的訂明同意，個人資料不得用於新目的。[15] 鑒於在立法會Apps加入通訊錄可能構成一項新目的，行政管理委員會同意應尋求議員的書面同意。

16.30經商議後，行政管理委員會的結論是，儘管使用社交媒體網站發放立法會資訊涉及若干法律風險，但此舉的效益或許足以抵銷該等風險。鑒於行政管理委員會將難以控制第三方網站如何發放立法會會議過程的資訊，審慎的做法是透過辯論擬議決議案的方式，徵求立法會通過這項建議。有關決議案根據《立法會行政管理委員會條例》(第443章)第17(2)條作出，以指示行政管理委員會進行此事。行政管理委員會在處理該決議案的2014年1月8日立法會會議席上提交報告，綜述其就推出立法會Apps及使用社交媒體發放立法會資訊的建議，以及相關法律問題所進行的商議。該項獲立法會通過的決議案載於附錄16-C。

累積機構的承傳經驗以促進了解和發展

16.31隨着立法機關4年一度的換屆選舉帶來議員席位變動，以及職員經歷人事更替，立法機關作為一個機構，有需要確保維持優良的行事做法，而其工作機制亦能持續發展，以應付新的挑戰及訴求。行政管理委員會分別於1995年及2011年設立立法會圖書館及立法會檔案館，而立法會亦於2014年採取方便公眾查閱立法機關文件及紀錄的政策，這些都是為了更好保存立法機關的承傳經驗而採取的重要步驟。

立法會圖書館

歷史背景

16.32立法會圖書館(當時稱為"立法局圖書館")於1995年成立。為立法會成立圖書館的建議源自Philip LAUNDY先生進行的顧問研究，他當時是加拿大國會眾議院的助理秘書，於1994年1月應時任立法局主席施偉賢爵士的邀請，就立法局的研究及圖書館支援服務提供意見。處理有關擬議重組立法局秘書處事宜工作小組當時確認，研究及圖書館設施對現代立法機關的運作十分重要，因而同意成立新的資料研究及圖書館服務部。圖書館由政府提供資助，於1995年3月啟用，為議員及秘書處職員提供圖書館服務(包括借閱服務)，但工作重點是加強對各委員會的支援。公眾人士可在圖書館職員的協助下查閱立法局及各委員會的公開文件和紀錄。

16.33圖書館於1995年設立後，首項工作是接收在行政管理委員會於1994年成立前存在的前行政立法兩局非官守議員辦事處及行政立法兩局議員辦事處的全部紀錄，以及1994年後立法局及轄下委員會的公開會議的文件和報告。自1995年起，圖書館及研究工作的人手配備和立法局圖書館的用地續有擴展，圖書館提供的服務範圍亦隨之出現重大改變。圖書館不僅發揮資訊儲存庫的作用，以及提供地方讓議員和職員檢閱議會檔案紀錄，同時發揮資訊提供者的更積極角色，以支援立法機關的工作。自2000年開始，親身到訪圖書館的公眾人士除可查閱立法會及其委員會的公開紀錄外，亦可閱覽圖書館的整個館藏。同年，圖書館把其目錄上載至立法會網站。立法會及其委員會的公開紀錄的電子文本亦上載至內部文件管理系統，讓使用者既可於圖書館內，亦可在連接秘書處網絡的辦公室內進行進階搜尋及檢索文件。2005年，該文件管理系統遷移至立法會網站。自此，互聯網使用者可輕易搜尋及檢索立法會及其委員會的紀錄。

轉變為憲制圖書館

16.34鑒於圖書館預期於2011年遷往新立法會綜合大樓，行政管理委員會於2009年1月決定把圖書館轉變為憲制圖書館，一方面其負責保管立法會事務的文件紀錄的功能維持不變，另一方面亦肩負促進市民認識和了解《基本法》的角色。行政管理委員會認為，圖書館應將工作重點放在收藏關於中華人民共和國和各普通法司法管轄區的憲法制度的資料，並應製作資料套，介紹立法會就關於《基本法》個別章節的重要事項進行的商議工作，以及就有關議題比較各種憲法制度。此外，圖書館應逐步把與憲制議題相關的館藏增至最少佔總館藏的50%。

16.35行政管理委員會委員亦曾考慮圖書館在新綜合大樓重置後的未來服務對象。委員決定圖書館應繼續作為參考圖書館，館藏只供議員、其指定私人助理及秘書處職員借閱。除議員及職員外，學生、學者和研究員將會是圖書館的主要目標使用者。憲制圖書館可作為立法會與香港市民之間的橋樑，有助提高立法會的透明度，讓市民更了解立法會及議員的事務和工作。圖書館亦可促進市民認識和了解《基本法》這份作為中華人民共和國的"一國兩制"國策依據基礎的憲制文件。

現有圖書館服務

16.36現時，立法會圖書館是一所參考圖書館，為議員、議員助理、秘書處職員及公眾人士提供服務。圖書館設於立法會綜合大樓，分設於兩個樓層，位於地下的設施包括公眾閱讀區、兩間視聽室和貯存各項圖書館館藏的書架區，而位於地下閣樓的設施包括書架區、議員助理和秘書處職員閱讀區，以及議員專用的閱讀區。圖書館在星期一至星期五的開放時間為早上9時至下午6時，而星期六的開放時間為早上10時至下午6時。

16.37圖書館的核心館藏包括立法會及其委員會的文件和紀錄。其他館藏包括：

(a)"憲制館藏"，收藏關於多個司法管轄區的憲制事務及議會常規的書籍、期刊、文件及電子資源，當中包括中華人民共和國全國人民代表大會的文獻；

(b)"《基本法》館藏"，收藏基本法起草委員會和基本法諮詢委員會的文件，以及關於《基本法》的書籍和文章；

(c)"一般館藏"，收藏政府刊物及關於法律、政治和社會科學的書籍；

(d)"參考資料館藏"，主要存有統計數字、年鑒、百科全書和其他參考工具書籍；及

(e)"雜誌館藏"，收藏關於議會事務、法律及政治的雜誌。

圖書館館藏只供議員及職員借閱。為補充圖書館的既有館藏，圖書館亦可為議員及職員提供與本地大學圖書館、司法機構圖書館和律政司圖書館的館際互借服務。

16.38為使立法會與有興趣與議會保持聯繫的人士之間保持積極關係，圖書館為專責採訪立法會新聞的記者、大學教學人員及研究生、前任議員和前秘書處首長級人員作出安排，讓他們可進入圖書館上下層的書架區，並使用地下閣樓的閱讀區，以閱覽圖書館館藏和查閱圖書館的數碼館藏。

未來發展

16.39長遠而言，立法會圖書館為發展成一所憲制圖書館，除了保存立法會及其委員會的公開紀錄外，亦會致力擴大其館藏，以涵蓋香港所依據的所有基本法例、中華人民共和國與海外司法管轄區的憲法和《基本法》的施行情況，包括有關法例的草擬、應用及修訂等有關文獻。

16.40此外，圖書館亦收藏與澳門特別行政區發展有關的資料，特別是澳門《基本法》的草擬工作及實施情況。圖書館的長遠目標是增加與憲制及議會事務相關的館藏，使有關館藏佔圖書館總館藏大約一半。由於預算所限，館藏會繼續集中收藏關於法律、政治和社會科學的資料，而圖書館會透過館際互借服務和與香港其他圖書館合作，補充關於其他議題的資料。

資訊及參考資料服務

16.41自2011年開始，立法會圖書館增設下列服務：

(a)設立查詢憲制及議會事務專用的參考資料庫；

(b)發展電子資源，以便利進行有關立法會事務和憲制及議會事務的資料研究；

(c)編製刊物，讓議員及職員獲悉選定海外司法管轄區的最新政策、重要立法及財務建議、主要調查及審計報告，以及海外議會在規則及行事方式方面的最新發展；及

(d)管理立法會網站的內容，以便市民查閱超過23萬項數碼化立法會紀錄。

立法會檔案館

背景資料

16.42按照一個專家諮詢小組協助進行的全面研究所作的建議，行政管理委員會於2009年5月決定成立立法會檔案館，保存立法機關在履行其職能期間產生的所有檔案，例如立法會及其委員會的會議過程紀錄、《議事規則》、討論文件、報告，以及為立法機關的成長和發展提供歷史證據的其他檔案。

16.43隨着財務委員會於2009年12月批出撥款後，立法會檔案館於2012年1月正式成立，位於立法會綜合大樓地下閣樓，佔地約260平方米。檔案館的設計布局及裝修要求，是按照國際歷史檔案標準制訂。至於檔案館長遠發展所需的設施，亦已確定供日後考慮。

16.44檔案館在2012年1月啟用前，已着手從立法會圖書館、立法會秘書處各部門蒐集具有永久保留價值的檔案資料，所收集的檔案資料亦包括現任及前任議員的私人檔案及資料，以及來自歷史檔案館等其他來源。由於立法會圖書館缺乏足夠空間及設施，秘書處自2000年開始，要求歷史檔案館保存立法機關部分較重要的歷史檔案，當中包括十九世紀經真確認證的條例原件、立法機關在1948年至1970年代的會議紀要，以及行政立法兩局非官守議員辦事處及行政立法兩局議員辦事處在1970及1980年代有關審議法案和行政工作的各類檔案。當中約6 000項檔案已於2011年交還立法會檔案館。至於被視為屬政府財產的立法機關早期歷史檔案，檔案館會安排從本地及海外其他歷史檔案機構及圖書館複製該等歷史檔案。

16.45除了部分由其他機構持有的早期歷史檔案資料外，檔案館依循大部分檔案機構的現行最佳做法，只接收檔案的原件 (即就公務活動所製備或收取的檔案，而該等檔案獲指定為該公務活動及在檔案系統中收錄的正式紀錄)，以作保存。若蒐集所得的檔案原件為立法機關的唯一現存文本，且容易受損，檔案館會展示副本以供查閱。至於由秘書處保管的檔案紀錄，檔案館已向各部門的職員說明，檔案館的角色是鑒定須予保存或銷毀的檔案、按照國際標準管理具歷史價值的檔案，以及讓公眾查閱立法機關的歷史檔案。檔案館職員就所有檔案擬訂檔案存廢時間表，以確保立法會秘書處在2011年10月遷入立法會綜合大樓後，落實適用於秘書處所保管的檔案的法律及機構規定、指引及程序。此舉亦旨在確保所有檔案會以公開、一致及問責的方式處置。

立法會檔案館的使命

16.46立法會檔案館的使命是挑選、蒐集和保存具永久價值的檔案，讓有關人士查閱和使用。這些檔案記錄了立法機關的歷史、核心職能和活動，既是立法會的機構紀錄，也屬於香港集體記憶的一部分。為確保這些檔案得到具效率和有效的管理，以及歷史檔案能適時地挑選出來以供保存和查閱，立法會檔案館負責制訂、推行、檢討及改善立法會歷史檔案和檔案綜合管理計劃。

立法會的歷史檔案及檔案管理政策

16.47為了讓立法會秘書處全體職員了解檔案館的使命，並通力達致這些共同目標，行政管理委員會在2011年9月28日通過採納"立法會歷史檔案及檔案管理政策"。該項政策(載於附錄16-D)適用於秘書處所有常額及臨時職員，旨在確保立法會詳盡、正確、可靠及可以使用的事務紀錄，能以妥善的方式編製、收錄、管理、貯存、閱覽及處置，而其中具永久價值的會保存為歷史檔案，讓使用者可持續查閱，以符合運作需要、立法會及行政管理委員會的要求、問責原則及公眾利益。

16.48該項政策訂明，根據行政管理委員會的政策，檔案是重要的資訊資產，為決策及行動提供憑證、以利事務持續運作、體現機構的透明度及問責性，以及支援管理歷史檔案的職能和服務。該項政策亦訂明立法會檔案館在管理立法會檔案方面的職能、職責及權力；如何挑選及處理須保存以供持續查閱的歷史檔案；以及促進公眾對檔案館所保管的歷史檔案的認識、了解及使用。為方便實施該項政策，秘書處各部門主管及職員的責任，以及他們與立法會檔案館的工作關係，亦清楚訂明。

檔案館的服務

16.49檔案館已為歷史檔案的管理訂立政策、標準及程序。由秘書處內部建立的一套電子系統於2015年6月推行，該套系統有助檔案館處理、覆檢和保存歷史檔案，讓使用者(包括市民)在電子歷史檔案目錄檢索，以確定是否備有所需的檔案，並在電子系統內預約及提出查閱檔案的要求。檔案目錄可在檔案館內現場使用，或透過立法會網站瀏覽。

16.50所有歷史檔案資料均在立法會綜合大樓立法會檔案館內的閱覽室查閱，不得外借。使用者須遵守行政管理委員會在2011年8月31日通過的"立法會檔案館服務使用守則"(附錄16-E)。該守則以國際標準及良好做法為基礎，旨在提醒使用者須妥善對待歷史檔案，同時確保使用者的行為舉止恰當合理，以便維持檔案館內環境寧靜，適宜進行研究及學習。

公開資料政策

16.51立法會的一貫政策是利便公眾查閱其所保管的資料，以符合公眾對議會問責和運作透明的期望。政府於1996年推行適用於整個政府的《公開資料守則》後，立法會秘書處曾接獲並處理有關查閱秘書處保管的資料的要求，但當時並未採納任何此方面的守則或指引。秘書處面對的問題是，秘書處只能授權查閱其行政文件，但不包括立法會及其委員會的紀錄及文件，因為按照議會慣例，該等紀錄及文件由立法會而非其行政部門管控。

16.52立法會的文件及紀錄(包括其委員會的文件及紀錄)可以是公開或封存的。由於立法會及其轄下大部分委員會的會議均公開進行，因此有關的文件及紀錄大多為公開文件，任何人士均可在立法會網站閱覽。至於封存的文件，在2014年4月之前，有關查閱該等文件的要求由作為立法會秘書及立法會文件保管人的秘書長，按個別情況逐一處理。倘有關文件獲委員會列為保密文件(例如提交予負責進行調查並具有傳召證人權力的專責委員會的資料)，有關查閱該等文件的要求一般不獲接納，因為有關的專責委員會已不復存在，而且亦沒有訂立程序用以決定可否批准該項查閱要求。2011年，秘書處承諾於立法會遷入立法會綜合大樓後，擬訂公開資料的政策。

立法會行政管理委員會進行的檢討

16.532013年3月19日，經秘書處進行相關檢討後，行政管理委員會同意制訂正式的公開資料政策。秘書處隨後諮詢了立法會議員、市民大眾、傳媒及學者。2013年11月，行政管理委員會察悉，立法會作為立法機關享有若干其專屬的特權，包括決定立法會的文件及紀錄是否及如何提供予公眾參閱。立法會及其委員會的文件及紀錄，須獲立法會授權方可予以公開。此外，實施最長封存期及進行解封覆檢會對立法會及委員會制度的運作造成影響。行政管理委員會認為，應擬訂一項立法會決議案，以期在2014年4月或以前訂立一套機制，並邀請議事規則委員會研究可如何進行有關工作。與此同時，關於無須經立法會授權批准的要求，亦即查閱屬行政管理委員會及立法會秘書處管轄範圍的文件及紀錄的要求，行政管理委員會決定應在2014年1月1日實施相關建議[16]。

議事規則委員會的建議

16.54應行政管理委員會之請，議事規則委員會曾研究擬議決議案的範圍及處理查閱資料的要求的程序。委員會察悉，就封存的文件及紀錄(包括與閉門會議或申訴制度相關而其原意並非讓公眾查閱的文件及紀錄)而言，並非全部均須持續受到保護而不可讓公眾查閱。由於該等文件及紀錄的敏感程度會隨時日流逝而逐漸減退，除非屬法律禁止披露的文件及紀錄，否則不應永遠封存。經商議後，委員會向行政管理委員會提出下述建議：

(a)非保密文件及紀錄的最長封存期應為20年，惟須進行覆檢，以確保法律並無禁止披露該等文件及紀錄；

(b)除非法律禁止披露，否則保密文件及紀錄的最長封存期應為50年。該等文件及紀錄須於25年內對照委員會所建議的獲豁免類別一覽表(附錄16-F)進行解封覆檢。經解封覆檢後仍維持保密的文件及紀錄須最少每4年再覆檢一次，直至該等文件及紀錄可予以公開或其封存期屆滿為止(兩者以較早者為準)；

(c)立法會應委任一個委員會，名為"查閱立法機關文件及紀錄事宜委員會"，該委員會的成員組合和人數應以行政管理委員會為藍本，負責就查閱文件及紀錄和相關事宜作出決定；及

(d)應指派立法會秘書進行解封覆檢，以及處理查閱文件及紀錄的要求和履行其他相關職責。

立法會就公開資料的決議

16.55內務委員會在2014年2月28日的會議上，支持議事規則委員會的建議，同意應向立法會提出決議案，修訂《議事規則》，以成立查閱立法機關文件及紀錄事宜委員會[17]，藉此制訂立法機關文件及紀錄查閱政策，並賦權立法會秘書根據由新成立的委員會所訂立的政策及任何指引行事。擬議決議案在2014年3月19日的立法會會議上獲得通過。

查閱立法機關文件及紀錄事宜委員會

16.56根據按上述決議所訂立的《議事規則》新增第74A條，查閱立法機關文件及紀錄事宜委員會的職能包括：決定將某份立法機關(或其委員會)的文件或紀錄在該政策所指明的封存期屆滿之前提早公開；考慮任何就立法會秘書拒絕提供該等文件或紀錄而提出的反對；及考慮任何其他有關該政策或由該政策引起的事宜。[18] 該委員會的委員人數及組成[19] 與行政管理委員會完全相同。[20] 該委員會的任期為1年，或直至下一次就該委員會委員進行選舉的內務委員會會議為止，以較早者為準。[21] 該委員會的會議法定人數為主席加上3名委員。[22] 主席及主持會議的任何其他委員不能作原有表決，但在其他委員贊成者及反對者數目相等時可作決定性表決。[23] 該委員會會議無須公開舉行，但主席按照該委員會的決定命令公開舉行者除外。[24] 在2014年3月28日的會議上，內務委員會將行政管理委員會提名及選舉委員的程序採納為該委員會提名及選舉委員的程序。有關選舉在2014年4月11日的內務委員會會議上舉行。

16.57查閱立法機關文件及紀錄事宜委員會於2014年5月20日召開第一次會議，並通過採納立法機關文件或檔案獲豁免類別的一覽表，而按照此一覽表，查閱由秘書處保管的封存文件及紀錄的要求可被拒絕。此一覽表與議事規則委員會所建議載於附錄16-G的一覽表實質上相同。該委員會亦通過採納載於附錄16-H的工作方式及程序。

立法機關文件及紀錄查閱政策

16.58立法機關文件及紀錄查閱政策就立法機關及其委員會的文件及紀錄訂定最長的紀錄封存期。扼要而言，立法機關及其委員會的非保密文件及紀錄的最長紀錄封存期為20年，而保密文件及紀錄則為50年，除非法例禁止披露有關資料。經覆檢後，所有文件及紀錄可在其封存期屆滿前供予查閱。該政策的詳情載於《議事規則》附表2，並隨附於附錄16-I。

16.59該政策適用於現存並由秘書處保管的資料或檔案。該政策並無強制秘書處須提供並非由其保管的資料或製作非現存的文件或檔案。該政策不影響查閱有關資料的任何法律權利，亦不影響查閱有關資料的任何法律限制，不論該等法律權利或法律限制是源自成文法或普通法的禁制或責任。[25]

立法會秘書的責任

16.60有關決議亦訂立《議事規則》的新增第6(5A)條，規定立法會秘書須進行該政策指明的覆檢，並授權他根據查閱立法機關文件及紀錄事宜委員會所制訂的指引，拒絕提供文件及紀錄以供查閱。為增加透明度，查閱立法機關文件及紀錄事宜委員會在立法會網站上公布獲批及被拒絕的查閱立法會機關文件及紀錄的要求，亦會就每宗被拒絕個案提供被拒絕的簡要原因。[26]

立法機關的持續發展

16.61保存立法機關的文件及紀錄，目的是累積機構的承傳經驗，以促進立法機關的發展和成長。公開這些文件和紀錄，讓所有有興趣的人士查閱，有助後世更了解採納過往慣例做法的原由，進而探索一些不同的方法，以應對機構不斷轉變的需要。除了圖書館和檔案館所提供的服務外，行政管理委員會亦編印一些程序指引、手冊及其他刊物，讓參與立法會工作的人士，例如議員、職員、官員、專責採訪立法會新聞的記者，甚至團體代表和公眾，明瞭如何恰當有效地履行各自的角色。立法機關的持續發展有需要市民大眾，特別是未來一代投入參與，以確保他們了解議會代表制度的意義，並透過積極參與立法會事務和夥伴合作關係，協助立法機關履行其憲制角色。

教育導賞團及教育設施

16.62行政管理委員會於2010年通過應發展各項教育設施及活動，以提高公眾對立法機關工作、職能和歷史的認識。隨着立法會綜合大樓在2011年10月啟用，行政管理委員會得以推出更多元化的教育導賞團供學生、慈善機構成員和公眾參加，並提供相應的教育設施。一如第4章所述[27]，這些設施包括：兒童學習室，用以向到訪兒童說故事及進行有關公民意識和立法程序的互動遊戲；教育活動室，用以舉行模擬立法會會議的角色扮演活動[28]；以及展覽廊，用以展示關乎立法會歷史發展及工作的資料。

16.63教育導賞團讓公眾有機會參觀立法會綜合大樓的各項教育設施。為顧及參觀者需要，全年除了6天公眾假期[29] 外，每天均會有導賞團，全程以粵語、普通話或英語講解。此外，秘書處亦會照顧殘疾人士參觀大樓時的各種需要。有意預約教育導賞團的人士，可利用立法會網站的網上預約系統或中央預約熱線進行預約；如欲旁聽立法會及其委員會的公開會議的人士，亦可透過中央預約熱線，預留公眾席座位。

殘疾人士設施

16.64立法機關的議員及職員均秉持共融原則，與市民建立夥伴合作關係，一直力求立法會的各項設施和服務，方便不同年齡的人士(包括殘疾人士)使用。在規劃立法會綜合大樓時，所採用的設計及規劃標準包括新訂《設計手冊：暢通無阻的通道2008》所載的要求，儘管就法例而言，該項目只須符合1997年所訂的舊有適用標準。

16.65立法會綜合大樓的設施有多項特別設計，為使用人士提供無障礙通道和方便，包括：

(a)視障人士：在所有公用地方和走廊設有觸覺引路帶；由綜合大樓外面範圍至所有公眾入口、大堂、升降機及扶手電梯，均裝設發聲指南，而會議室亦裝有點字鍵盤及相關軟件；

(b)輪椅使用人士：由綜合大樓外面範圍至會議廳及會議室、所有供議員、職員、傳媒及公眾使用的設施，均採用無障礙通道設計；綜合大樓內設有方便輪椅使用人士的洗手間及遙控大門；

(c)聽障人士：裝設視像火警警報系統，並於立法會會議全程提供即時手語傳譯服務，如有需要，亦會在委員會會議提供此項服務；及

(d)公用設施例如飲水機、洗手盤、洗手間內召喚鐘、會議室內麥克風等，在設計上照顧不同殘疾人士的需要，並盡可能設有國際通用的易讀標誌。

16.66即時手語傳譯服務最初在2010年1月，以試驗計劃形式推行。此項服務除了在每次立法會會議的質詢時間以常規服務形式提供之外，也會安排在一些特別場合提供，例如行政長官發表施政報告、行政長官答問會及宣讀財政預算案演辭的會議，又或如有事先要求，亦會安排為有關的重要辯論提供即時手語傳譯。在立法會遷入立法會綜合大樓後，設有手語傳譯員專用的手語傳譯室，以便將手語傳譯視像傳送到公眾席，並顯示在公眾廣播的會議過程錄影畫面。自2013年1月開始，即時手語傳譯服務擴展至涵蓋立法會會議議程上所有事項的議事過程。

16.67在立法會綜合大樓規劃期間及啟用之初，秘書處曾與不同類別殘疾人士的代表團體開會，並與之進行實地視察，藉此了解未來使用者的親身感受。讓這些代表團體參與其事，正好為日後持續不斷加強市民參與立法會事務鋪路，不僅限於使用綜合大樓的設施，更參與立法會的議事過程，讓全民均可享有同等機會與立法機關結成工作夥伴。

[1]
自2002年起實行的做法是，如在立法會網站刊載邀請各界提交意見的公告，便會通知18區區議會。
[2]
議事規則委員會於研究有關公眾在委員會會議上作口頭申述的做法後，於2014年作出此項決定。議事規則委員會於2014-2015年度再次討論此事，而因應該委員會的商議結果，事務委員會／法案委員會／附屬法例小組委員會的主席手冊已作修訂。請參閱議事規則委員會於2013年10月至2014年6月期間的工作進度報告，第3.2至3.7段；另請參閱議事規則委員會於2014年10月至2015年6月期間的工作進度報告，第3.13至3.17段。
[3]
議事規則委員會於2014年10月至2015年6月期間的工作進度報告，第3.13至3.17‍‍段。
[4]
鄉議局是新界區的諮詢及協商團體。
[5]
獲邀出席周年茶聚的主要慈善機構包括東華三院、保良局、九龍樂善堂、博愛醫院、仁濟醫院及仁愛堂。
[6]
1997年前立法機關的1929年《會議常規》在條文中首次提及讓公眾人士(當時稱為"外間人士")及新聞界人士旁聽會議。
[7]
《議事規則》第86條。
[8]
第4章第4.50至4.51段。
[9]
《規限獲准進入立法會大樓的人士及其行為的行政指令》(第382A章)第11條。此原則亦載於加拿大的House of Commons Procedure and Practice (2009年)，第2版，第286頁。
[10]
《規限獲准進入立法會大樓的人士及其行為的行政指令》(第382A章)第12條。
[11]
《規限獲准進入立法會大樓的人士及其行為的行政指令》(第382A章)第11條。
[12]
臨時獲派採訪突發新聞的記者會獲發臨時進入許可證。
[13]
請參閱第4章第4.47段。
[14]
Apps是為智能電話、平板電腦及其他流動裝置的作業系統而設計的流動軟件應用程式。
[15]
根據第486章附表1第3(4)條，新目的指下列目的以外的任何目的：在收集該資料時擬將該資料用於的目的，或直接與該目的有關的目的。
[16]
相關建議指為處理查閱公開讓公眾查閱的文件及紀錄，以及該等可因應要求提供的文件及紀錄的要求的行政安排。有關的行政安排包括所用表格、回應時間、費用及收費，以及覆檢和投訴機制。
[17]
《議事規則》第74A條。
[18]
《議事規則》第74A(1)條。
[19]
雖然兩者的選舉方法相同，查閱立法機關文件及紀錄事宜委員會的成員可能有別於行政管理委員會，但3名當然委員除外。
[20]
《議事規則》第74A(2)條。
[21]
《議事規則》第74A(3)條。
[22]
《議事規則》第74A(4)條。
[23]
《議事規則》第74A(6)條。
[24]
《議事規則》第74A(8)條。
[25]
http://www.legco.gov.hk/yr13-14/chinese/hc/papers/hc0228crop-44-c.pdf#page=8" target="_blank">請參閱提交內務委員會以供在2014年2月28日會議上考慮的立法會CROP 44/13-14號文件的附錄I，http://www.legco.gov.hk/yr13-14/chinese/hc/papers/hc0228crop-44-c.pdf。
[26]
請參閱http://www.legco.gov.hk/open-legco/chinese/legislature-list-of-denied-case.html。
[27]
第4章4.48段。
[28]
模擬立法會會議在2004年首次推出，旨在讓中學生及大專學生就通過某項法案或就特定議題的議案進行辯論。此項活動已成為一項常規的教育活動，為青少年提供培訓機會，使他們加深認識立法會工作，並提高其政治意識。
[29]
立法會綜合大樓在下述日子關閉：元旦日、農曆年初一及初二、香港特別行政區成立紀念日、國慶日及聖誕節。