档案馆的角色
立法会档案馆于2012年1月成立,负责为立法会制订和推行历史档案和档案综合管理计划,并为立法会议员、职员和市民提供历史档案服务。
立法会档案馆挑选、搜集和保存具永久价值的档案,以供查阅和使用。保存的档案既是重要的资讯资产,亦是立法会的机构记忆。有关档案记录立法机关的历史、核心职能和活动,体现机构的透明度和问责性,也是香港集体回忆的一部分。
档案馆的工作
为确保立法会的档案得到具效率和成效的管理,并能适时挑选、保存及使用历史档案,立法会档案馆负责:
参考服务
立法会档案馆协助使用者检索、提取和使用历史档案资料,以及寻找主题与馆藏相关的一手资料。欢迎以电话、电邮、邮寄方式或亲身查询。
以现时的资源,档案馆未能为使用者提供研究服务,亦不会整理或校勘非馆藏的数据和资料。
阅览室
为保存档案,所有历史档案只能在立法会档案馆的阅览室內查阅。
若公开档案为原生数码文件或已数码化,则只有数码复本可供查阅。
如被要求,使用者必须出示有效的身份证明文件(香港身份证或旅行证件),以及使用由立法会档案馆发出的读者登入帐号,才可预约或查阅历史档案。
使用者必须遵守《立法会档案馆服务使用守则》。该守则旨在提供一个安靜和舒适的研究和学习环境,同时确保珍贵的历史档案得到适当保护,以利永久保存。
复印档案资料
如复印数量逾100张,所需要的复印时间会较长。
建议和意见
概览
立法会档案馆的藏品包括立法会在履行其职能、业务和活动过程中所接收和拟备的原始档案和资料,包含各种文书、信札、报告、手稿、出版物、音像资料和其他不同载体的文献资料。
这些档案和资料为公共议题相关的政策、决定和审议提供背景脉络资料,作深入研究的人士或会对这些资料较感兴趣。档案馆也收集来自立法会议员及其他私人来源,并经挑选的档案和文件。
立法会档案馆保存最早的档案可追溯至1858年。现时馆藏超过1 200直线米,并将持续增加新藏品及开放予公众查阅。
历史档案的组织系统
立法会档案馆采用由国际档案理事会颁布的《国际历史档案著录通用标准》为档案著录标准。现时馆藏分为四个档案全宗:立法会议会全宗、立法会委员会及小组委员会全宗、立法会行政管理委员会全宗及立法会秘书处全宗。此外,还有一个由立法会议员及其他私人捐赠的档案和资料组成的私人手稿特集。在全宗和特集下再分为不同的档案类别,而类别內包含不同的案卷及/或文件。
CAROL是由內部开发,并于2015年推出的电子历史档案管理系统,旨在协助管理历史档案,并提供线上搜寻及预约档案查阅的服务。
CAROL载列标题、参考编号、查阅状况、档案范围与內容的描述、产生档案单位和相关档案等资讯。
CAROL提供简易搜寻和进阶搜寻功能。使用者可采用不同搜寻条件,例如关键字、参考编号、年份范围、资料种类等,搜寻档案馆藏品。
持有效读者帐号的使用者可登入此线上系统选择阅览日期,预约查阅"公开"及"在架上"的档案。浏览CAROL则不需要读者帐号。
查阅档案
根据现行法律和机构查阅政策,历史档案分为公开档案和封存档案。
查阅资料申请 : 公众可向公开资料主任
申请查阅尚未届满最长封存期限的封存档案。档案会按立法机关文件及纪录的豁免类别作覆检,以决定是否可在封存期届满前提早公开。请参阅立法会网站內公开的议会的
公开资料政策,以了解更多相关资讯。
档案的保密分类、查阅状况和封存期限等资讯已上载立法机关历史档案目录(
CAROL)。
使用者如欲查阅于CAROL內搜寻到的公开档案,必需在档案馆申请
读者登入帐号。若该公开档案为原生数码文件或已数码化,则只有数码复本可供查阅。
档案披露和使用
立法会的历史档案是在遵从法律规定的情况下向使用者披露。由于档案或包含不同来源的版权文件,亦可能载有个人资料及第三者资料,使用者有责任确定此等权利或其他权利是否存在,并就其使用取得必要的许可,除非有适用的相关法律豁免。
使用者在使用档案时必须遵守法律规定并注意以下告示 :
引用规则
引用立法会档案馆馆藏资料,须遵从《引用规则》:
在注明立法会档案馆馆藏资料出处时,应包含以下三部分:
- 档案机构(例如:香港特别行政区立法会档案馆);
- 档案类别 - 档案类别的登记号和标题(例如:LAS 4:立法局/立法会会议文件);及
- 档案项目 - 尽可能标明可供识别的编号、标题、內容起始及终止日期和页码(例如:LAS 4/1/903,文件:"截至一九九零年三月三十一日止的库务署署长年报及香港政府会计帐项",页10)。
任何载体的档案都可能随年月或处理不当而损坏。档案必须小心保存,方可避免损坏并减缓损耗。
档案库
档案馆的藏品存放于洁净、安全和稳定的环境,确保档案长期妥善保存,可供持续查阅。
档案库经精心设计,无窗并具有24小时严格的溫湿控制:溫度维持在摄氏17度,上下限2度;相对湿度45%,上下限5%。透过空气过滤系统、无缝的环氧树脂地板、无紫外线照明系统,以及符合历史档案保存要求的贮存架、贮存箱和用品,使历史档案免受污染物和污垢损害。
为减低火灾对档案造成的破坏,所有贮存档案的区域均配备4小时耐火的墙壁和大门、烟雾探测器和无毒的七氟丙烷气24小时自动喷洒灭火系统。此外,档案馆亦配备设有防盜警报器和闭路电视的电子保安系统,防止档案被盜窃或恶意破坏。
历史档案使用守则
档案数码化
档案馆于2017年开展了內部数码化计划,将选定的档案数码化,以便查阅,同时减少对原始档案的损耗。数码化过程中采用严格的质量控制,撷取高质量的数码图像和描述、技术及管理方面的元数据,以符合档案馆及使用者的特定需求。
大部分公开档案的数码化复本附有索引,可在档案馆阅览室內查阅。