人事編制小組委員會(文件) -- 1996年6月5日

2. 本文件提供更詳盡的資料，說明為何我們需要為首長級甲級政務官級別的海外辦事處主管職位，設立靈活職級制度。此外，經考慮各委員在上一次會議上所提出的關注事項，並為顧及當中所涉及的實際問題，我們在下文第5段提出一項修訂建議，為首長級甲級政務官級別的海外辦事處主管職位，設立一個明確界定的靈活職級制度。為反映這項修改，我們會修訂原來的人事編制小組委員會文件中的序文(b)項和第20段。現將有關修訂詳載於本文件的附錄 1和附錄2。至於該份人事編制小組委員會文件的其餘部分，則沒有修改。

需要採用靈活職級制度的理由

3. 多年以來，我們在調派海外辦事處的人手方面，一向都困難重重。有關安排存在許多限制，而我們建議定為首長級甲級政務官級別的海外職位亦不例外。因此，我們訂定這些職位的級別時，必須有一些靈活的安排。上述限制包
括－

(a) 派駐海外的人員必須具備特別的技能和素質。一般來說，有關人選必須處事成熟、適應力強、性格外向，並能夠在廣泛的事務上，有技巧地表明香港政府的立場。他們必須具有卓越的溝通技巧，以便進行談判、游說和公關工作。他們亦須準備犧牲部分私人生活，去「結交朋友和影響別人的看法」。這樣的工作並非所有人員都能夠勝任。獲選派駐海外的人員事前都有權選擇，而當他們作出這項選擇時，大部分都寧願留在熟悉的香港工作。

(b) 海外職位並不受歡迎，尤以資歷較深和有家室的人員為然。我們要說服有關人員舉家遷往海外生活，實在頗為困
難。

(c) 派駐海外的安排，對有關人員的家人會造成極大影響。他們的配偶和子女可能很難適應當中的轉變。前者往往不能在當地找到工作，即使找到工作，也肯定與其知識水平不相符，薪酬亦欠理想。在學的子女通常要由本港的教育制度，轉往另一種分別很大的教育制度，而中文往往不包括在課程範圍內。

(d) 派駐海外的安排通常為期三年，使管理當局和有關人員能穩定地計劃工作。由於這段期間並不算短，獲選派海外任職的人員都希望知道，如果他們同意調任海外，他們在職業前途發展和財政方面是否會有損失。例如他們會希望知道，如果有關的人事調動委員會要考驗他們擔任高一級職位的能力，他們會否因任職海外而吃虧。

4. 鑑於香港駐美國、倫敦及東京的海外辦事處均十分重要，我們必須有優秀的首長級甲級政務官 (首長薪級第6點) 人員掌管這些辦事處。一名首長薪級第 6 點的人員在任職海外的三年期間，可能會獲由布政司擔任主席的人事調動委員會推薦，要考驗其擔任決策科首長職位的能力。但在這種情況下，該名人員也不能立即回港接受考驗，因為管理當局需要時間物色合適的接替人選。此外，現任人員以及選出的接替人員亦需要時間，分別籌備返港和離港的安
排。

5. 為說服優秀的首長薪級第6點人員前往這三個海外辦事處工作，我們有需要在他們派駐海外之前，事先讓他們知道，如果上文所述的情況出現，他們並不會怎樣吃虧。為了作出這項安排，同時解決各委員所關注的問題，我們建議訂立一個明確界定的靈活職級制度，並在下列情況下適用於首長級甲級政務官級別的海外辦事處主管職位－

(a) 如果人事調動委員會選出一名正在海外任職的首長薪級第6點人員，要考驗其擔任較高級(即首長薪級第8點)職位的能力，則在這個制度的安排下，該名人員可繼續在海外任職，而又算作正在署任該較高級的職位；

(b) 該名人員在海外辦事處署任較高級職位的任期，不得超過12個月。鑑於管理當局必須作出有關安排(例如物色合適的接替人選，以及讓該名人選在離港前有時間籌備)，並須顧及現任人員和繼任人員的處境(例如在舉家調遷之前，先讓其子女完成該學年的課程)，故我們認為這個任期相當合理；及

6. 在實施上文所述的建議制度時，我們實際上不會調派首長薪級第8點的實任人員，前往該三個海外辦事處出任首長級甲級政務官職位。

建議

7. 鑑於上文第3段所列的理由，我們建議設立上述明確界定的靈活職級制度，並為此以本文件的附錄1和附錄2，分別取代文件EC(96-97)10的序文(b)項及第20段。

工商科一九九六年五月

(E4687/WIN78)

附錄1

EC(96-97)10的修訂

序文(b) 項應修訂為－

「(b) 將核准的靈活職級制度，擴展至適用於香港駐海外經濟貿易辦事處內職級屬首長薪級第6點的主管職位，惟須遵守下文第20段所列的條件。」

附錄2

EC(96-97)10的修訂

第20段 應修訂如下－

「20. 各委員在批准這個制度時，海外辦事處尚未有職級為首長薪級第6點的首長級主管或副主管職位。如各委員批准本文件第2段(a)項至(c)項所述的建議，我們提議各委員亦批准擴展現行的靈活職級制度，容許開設高一級的布政司署司級政務官(首長薪級第8點)編外職位，以暫時填補首長級甲級政務官(首長薪級第6點)常額職位。不過，由於我們需要採用靈活職級制度的情況十分有限，而且是為了符合實際所需，故我們建議明確界定這個制度，並在下列情況下採用－

(a) 如果人事調動委員會選出一名正在海外任職的首長薪級第6點人員，要考驗其擔任較高級(即首長薪級第 8 點)職位的能力，則在這個制度的安排下，該名人員可繼續在海外任職，而又算作正在署任該較高級的職位；

我們亦建議依照現行靈活職級制度的安排，授權公務員事務司在嚴格遵守上文所述的情況下，開設較高級的職位，以暫時填補實任職級的常額職位。」

討論文件EC(96-97)10

一九九六年五月八日

財務委員會
人事編制小組委員會

總目96 －布政司署：駐海外辦事處
分目001 薪金

請各委員向財務委員會建議－

(a) 在工商科駐海外辦事處開設三個首長級甲級政務官(首長薪級第6點) (141,300元) 常額職位，並刪除兩個布政司署司級政務官(首長薪級第8點)(157,250元)職位及一個首長級乙一級政務官(首長薪級第4點)(126,100元至129,950元) 職位，以作抵銷；及

(b) 將香港經濟貿易辦事處經核准的靈活職級制度，擴展至適用於所有首長級主管及副主管職位。

問題

鑑於情況有所改變，三個海外辦事處主管職位 (即香港政府駐英專員、駐美國總經貿專員及駐東京首席經貿代表) 現時的職級必須予以調整，以反映這些職位目前及日後所擔當的角色和肩負的職責。

建議

2. 工商司建議－

(a) 由一九九七年一月一日起，就香港政府駐英專員一職開設一個首長級甲級政務官(首長薪級第6點)常額職位，並刪除一個布政司署司級政務官(首長薪級第8點)常額職位，以作抵銷；

(b) 由一九九六年八月一日起，就香港政府駐美國總經貿專員一職，開設一個首長級甲級政務官(首長薪級第6點) 常額職位，並刪除一個布政司署司級政務官(首長薪級第 8點)常額職位，以作抵銷；

(d) 擴展靈活職級制度的適用範圍，並授權公務員事務司在合理的情況下，開設布政司署司級政務官(首長薪級第 8點)編外職位，以暫時填補首長級甲級政務官(首長薪級第6點)常額職位，擔任海外辦事處的主管。

3. 整體而言，上述建議合共會開設三個首長級甲級政務官(首長薪級第6點)職位，並刪除兩個布政司署司級政務官(首長薪級第8點)及一個首長級乙一級政務官(首長薪級第4點)的職位，以作抵銷。

理由

4. 香港日後的蓬勃發展，極其倚賴經濟貿易的不斷增長。香港在世界各地設有十個經濟貿易辦事處 (以下簡稱「經貿辦事處」) ，代表及促進本港在海外的利益。這些辦事處主管的任命非常重要，而所屬的職級亦各有不同，以反映其在派駐國家所擔當的角色及肩負的職責。各委員關注到，鑑於駐英辦事處的情況有所改變，同時根據駐美辦事處的運作經驗，駐英專員和駐美國總經貿專員職位所屬的級別，必須予以檢討。

5. 工商司已就各經貿辦事處主管的職級進行檢討，結果認為除了三個辦事處主管(分別為駐英專員、駐美國總經貿專員及駐東京首席經貿代表)的職級外，其餘各辦事處主管的職級安排均屬恰當。

駐英辦事處

6. 政府現正逐步採取措施，以期到一九九七年時，把駐英辦事處重組為標準的經貿辦事處。正如我們較早時告知各委員，我們認為在一九九六年年底重組工作完成後，駐英專員的職位沒有需要保留在現時的首長薪級第8 點職級。

7. 在考慮駐英辦事處主管的新職級時，我們已顧及有不少英國商人在本港設立商業機構及作出可觀投資等因素。目前，本港約有 1 000 間公司是由英國商人直接控制、投資或管理。英國是香港最大的投資者。根據政府統計處和工業署的調查，一九九四年英國在香港作出的投資總額達2,060 億元。此外，倫敦亦是歐洲最主要的金融中心。許多跨國公司的英國總辦事處或歐洲總辦事處均設於倫敦。

8. 此外，還有另一方面的影響。在邁向九七的過渡期間，駐英辦事處極需要一名十分高級的人員，以監察有關進展情況，以及就香港與英國多項敏感問題，例如國籍、簽證、民用航空運輸協定等，協助進行雙邊磋商。駐英專員須繼續代表香港，與英國政府及國會進行高層接觸。若把駐英專員的職級大幅降低，將會令英國的傳播媒介、政府官員及商界認為駐英專員一職不再重要，因而影響駐英專員及其同事與英國有關人士接觸及發揮影響力的機會，最終會損害香港的利益。

9. 上述各點證明，雖然駐英辦事處重組後，駐英專員現時的職級並不恰當，但我們仍需委派一名高層首長級人員在倫敦推展有關工作。我們認為，駐英專員一職所肩負的職責，仍需由一名經驗豐富的首長級甲級政務官(首長薪級第6點)執行，直至一九九八年為止。我們亦建議在一九九八年過後檢討這項職級安排，屆時，預料香港與英國之間的雙邊問題將會減少。因此，我們提議由目前出任該職的人員 (屬首長薪級第8點的實任人員) 於一九九七年一月一日離職當日起，把該職位的級別由布政司署司級政務官 (首長薪級第8點) ，改為首長級甲級政務官(首長薪級第6點)。

美國

10. 駐美國總經貿專員一職(首長薪級第8點)，於一九九三年五月開設，負責加強本港在華盛頓的代表性、確保美國國會議員及商界領袖充分了解本港的利益和關注事項、透過美國向全球更廣泛地推介香港，以及監督和統籌香港駐美國三個經貿辦事處的工作。美國是本港第二大貿易夥伴，亦是本港主要的海外投資者。因此，向美國有關方面確切闡述本港的情況，實至為重要。

11. 駐美國總經貿專員一職設立至今，已有三年。我們已根據所得經驗，檢討該職位的工作成效。我們認為，本港派駐美國的總經貿專員已達到原訂目的。經驗顯示，總經貿專員在加強本港與美國重要政治人物的接觸方面，貢獻良多，而這方面的工作，對於處理對美國非常敏感且嚴重影響本港的問題，尤為重要。本港一直致力吸引更多美國商人來港開展業務及進行投資，總經貿專員的地位及資歷，亦有助接觸各大機構的決策層人士。這點實非常重要，因為本港將會採取新措施，鼓勵海外人士投資於本港的服務業。總經貿專員地位較高，亦可方便其與各大新聞傳播機構的高級編輯及編輯部人員接觸。

12. 此外，總經貿專員亦加強了分別位於華盛頓、紐約及三藩市的三個經貿辦事處的協調工作及運作成效。華盛頓經貿辦事處是香港與美國政府人員接觸的主要地方，其中尤以諮詢工作及游說活動為然。紐約及三藩市兩個經貿辦事處則與商界、銀行界、促進投資的機構，以及多個學術及文化機構有較緊密的聯繫。駐美國總經貿專員在指導這三個經貿辦事處的整體工作方面，發揮了重要的作用，可確保這些辦事處達到既定的目標及宗旨，以及促進和保障本港在美國的整體經貿利益。

13.我們的結論是，華盛頓經貿辦事處須設有一個高級的職位。根據以往的工作經驗，我們認為總經貿專員一職應定為首長級甲級政務官的職級 (首長薪級第6點) 。為此，我們建議由目前出任該職的人員(屬首長薪級第8點的實任人員)於一九九六年八月一日離職當日起，把該職位的級別由布政司署司級政務官(首長薪級第8點)，改為首長級甲級政務官(首長薪級第6點)。

東京辦事處

14. 我們於一九八八年九月設立駐東京經貿辦事處，從而促進本港與日本的商業、經濟及公共關係。該辦事處的主管是駐東京首席經貿代表，職級為首長級乙一級政務官（首長薪級第 4 點）。根據我們的檢討，這個職級與該常駐代表所肩負的職務並不相稱，有關職務亦較公務員體系內其他首長級乙一級政務官職位的職務繁重。

15. 開拓日本市場及日本在海外的投資，對本港的貿易及經濟十分重要。日本是本港第三大貿易夥伴。兩地在一九九五年的貨物貿易總額高達 3,030 億元。整體來說，日本是本港第二大海外投資者。一九九四年，日本在香港的直接投資總額超逾 1,510 億元，這個數額較美國在本港的直接投資額還要高。此外，日本更是本港製造業的最大海外投資者，亦是本港非製造業的第二大投資者，在本港金融業、建造業、零售業及其他服務業的投資額均相當可觀。

16. 日本是世界的超級經濟大國。在維持國際商界對本港的信心方面，日本與本港的密切關係、對本港的了解及支持，都極為重要。日本是本港的鄰國，在亞太區深具影響力，並關注本港能否長期維持繁榮安定，因此，日本對本港未來繁榮安定的重要性，實在顯而易見。

17. 為了達致我們的目標，實極有需要由高級人員出任東京辦事處的主管。此外，按照日本文化，只有職級高、資歷深、成熟穩重及經驗豐富的人士，才得以接觸日本的高級官員和公司決策人，以及獲邀出席重要活動及盛大慶典。幸而在過去數年，該常駐代表一職都是由首長薪級第 6 點的實任人員擔任。目前擔任該職位的人員，已成功地與具影響力的政治人物、政府人員及商界建立聯繫。不過，從編制的角度來看，目前的情況有欠妥善。我們須將該職位的級別定於適當的水平，而我們認為該職位的職務，與公務員體系內首長級甲級政務官級別的職務相若。

18. 為此，我們建議把駐東京首席經貿代表的職級，由首長級乙一級政務官(首長薪級第 4 點)，提高為首長級甲級政務官(首長薪級第6點)。

靈活職級安排

19.一九九一年七月，財務委員會批准為香港經貿辦事處的首長級主管和副主管職位，實施靈活的職級制度[EC(1991 -92)編號18的文件] 。這個制度確認在顧及按職責分級的安排下，首長級主管及副主管職位的實任職級，仍為各委員所批准的特定職級。然而，為使當局在調派人員出任海外辦事處的首長級主管及副主管職位時，可更靈活及有更多人選，這個制度容許開設職級訂得較高的編外職位，以暫時填補屬於實任職級的常額職位。這個靈活職級制度的適用範圍，已經各委員嚴格訂定，詳情載於附件1。

20. 各委員在批准這個制度時，海外辦事處尚未有職級為首長薪級第 6 點的首長級主管或副主管職位。如各委員批准本文件的建議，我們提議各委員亦批准擴展現行的靈活職級制度，容許開設高一級的布政司署司級政務官(首長薪級第8點)編外職位，以暫時填補首長級甲級政務官(首長薪級
第6 點)常額職位。我們亦建議依照現行靈活職級制度的安排，授權公務員事務司在嚴格遵守附件1所述的情況下，開設較高級的職位，以暫時填補實任職級的常額職位。

財政影響

21. 按薪級中點薪額估計，實施上文各段的建議可省回的年薪開支為246,600元，而平均每年可省回的員工開支總額則為311,844元，計算方法如下－

		按薪級中點薪額估計的年薪開支元	平均每年的員工開支總額元	職位數目
	予以刪除的常額職位	5,333,400	9,766,056	3
減去	新設的常額職位	5,086,800	9,454,212	3
		246,600	311,844	0

22. 上述建議不會引致非首長級人員的現行編制有所更改。

背景資料

23. 香港政府在海外設有十個經貿辦事處，分別位於華盛頓、紐約、三藩市、多倫多、倫敦、日內瓦、布魯塞爾、東京、新加坡及悉尼。

24. 這些經貿辦事處的職責，是保障、代表及促進香港在所駐國家的經濟及貿易利益。辦事處的職員負責確定、發展及建立與所駐國家的政府人員、商界及其他有關組織的聯繫，以促進香港的經貿利益。他們須監察那些很可能會影響香港經貿利益的事態發展，以及作出匯報。他們亦就具體的經濟貿易事宜，游說所駐國家的政府，並進行磋商，以及協助香港政府談判與貿易及經濟有關的協議。此外，他們亦負責為香港政府在海外進行宣傳活動及公共關係方面的工作，以突出香港是可靠的貿易夥伴及營商的首選地
方。

25. 其中七個經貿辦事處設有工業促進組，負責透過宣傳香港的優勝之處，吸引外商直接投資香港的製造業和服務業。

26. 如各委員批准本文件所載的建議，海外辦事處主管的實任職級將會如附件2所載。

公務員事務科的意見

27. 公務員事務科同意現時檢討海外辦事處主管的實任職級，正合時宜。駐美國、日本及英國的辦事處是我們現時最重要的海外辦事處，所以必須確保這些辦事處的主管具備足夠的經驗和資歷，以履行他們的職責。公務員事務科因此同意，將這些職位的實任職級定為首長薪級第6點的安排，實屬恰當。鑑於將有關人員派駐海外的年期頗長，需要靈活處理，加上適當的人選有限，故公務員事務科同意就這些首長薪級第6點職位，採用靈活職級制度。

首長級薪俸及服務條件常務委員會的建議

28. 首長級薪俸及服務條件常務委員會表示，如開設上述常額職位，建議的職級實屬恰當。

工商科

一九九六年四月

(E4687/WIN78)

EC(96-97)10附件1

為香港經貿辦事處而設的靈活職級制度

一九九一年六月七日，各委員在審議EC(1991-92)編號18的文件後，批准採納靈活職級制度，以便調派及挽留駐海外辦事處的首長級主管及首長級副主管人員。根據這個制度，各首長級主管和副主管職位的實任職級，會繼續維持於現時按職責分級的級別。不過，該制度亦容許開設高一級的編外職位，以暫時填補屬實任職級的常額職位。

2. 這個制度增加了可出任海外職位的人員數目，並確保任職海外的人員能與香港同等資歷的人員看齊，獲得同樣的署任和晉升機會。因此，這個制度得以把可能勝任的人員任職海外的主要障礙消除。

3. 這個制度適用於下列情況－

(a) 在有關人員派駐海外工作期間，將其擢升至較其現任職位所屬級別為高的職級；

(b) 安排有關人員派駐海外，而該名人員的實任職級在調派職位時，已較其行將出任的海外辦事處職位所屬級別為高；

(d) 委任一名按實任職級在海外工作的人員署任較高的職級，因為該名人員若留在香港工作，定可獲安排署任該較高職級。

4. 選拔人員署任或晉升的權力，乃屬人事調動委員會或晉升選拔委員會所有，其主席為布政司或公務員事務司。

EC(96-97)10附件2

本文件的建議獲批後
駐海外辦事處主管的職級

駐美國總經貿專員駐美國總經貿專員	首長級甲級政務官(首長薪級第6點) *
駐華盛頓經貿專員	首長級乙一級政務官(首長薪級第4點)
紐約	首長級丙級政務官(首長薪級第2點)
三藩市	首長級丙級政務官(首長薪級第2點)
多倫多	首長級丙級政務官(首長薪級第2點)
倫敦	首長級甲級政務官(首長薪級第6點) *
日內瓦	首長級乙一級政務官(首長薪級第4點)
布魯塞爾	首長級乙一級政務官(首長薪級第4點)
東京	首長級甲級政務官(首長薪級第6點) *
新加坡	首長級丙級政務官(首長薪級第2點)
悉尼	首長級丙級政務官(首長薪級第2點)

註

* 建議的職級

(E4687/WIN78)

Last Updated on 2 December 1998

財務委員會 人事編制小組委員會

總目96 － 布政司署：駐海外辦事處 分目001薪金

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