人事編制小組委員會(文件) -- 1996年6月14日

4.在一九八六至八七年度到一九九五至九六年度這十年期間，郵件數量由6億3 000萬件增至11億7 100萬件，增幅為86%。與此同時，郵政署的編制亦由4 367人(不包括電訊人員)增至5 690
人，增幅為30%。同時，郵政署須發展新的郵政服務，以迎合本地需求、應付有所增加的國際郵務工作，以及追上郵務科技的發展。凡此種種，均導致首長級人員的工作更形複雜和繁重。

5.郵政署已由一九九五年八月一日開始，轉以營運基金形式運作。在這個新的運作模式下，該署須採用較為商業化和以客為本的方式去擴展服務，以應付市場的需求。因此，我們建議開設一個郵政署助理署長常額職位去擔任業務經理，負責制訂業務策略和計劃，使郵政署能夠達致其公司計劃和業務計劃所訂定的財政目標和服務指標。他會掌管過往設於政務部的郵票及集郵科和郵務推廣科(在改組後會併入服務拓展科)。他須確定和分析會影響郵政業務的外在和內在因素，並制訂措施，以應付當中的不利因素。他亦須發掘新的業務機會和制訂建議，並為這些建議擬訂實施計劃。在業務推廣方面，他須物色有機會開拓的市場、制訂市場策略，並負責洽商業務交易；還須安排進行研究和搜集有關數據，以便為業務策劃和推廣工作提供所需的資料。

6.業務經理為郵政署制訂業務策略時，必須透徹了解郵政署的運作和成本結構、與同業競爭對手相比下個別產品的優點和缺點、擴展新業務的能力，以及電訊和電腦科技對郵政服務的影響等。他亦須致力協助該署制訂收費政策、釐定和監察服務標準，以及分配資源，確保能夠有效地實施業務策略。至於對外方面，業務經理須與商界的高層人士洽談，以發掘新的業務機會，並確定他們的業務需求，然後順應這些需求來提供服務。由於郵政署要在互相競爭的環境中運作，故處理這些對外業務的工作時，必須當機立斷。鑑於有關職務極為重要和複雜，我們建議將上述職位定為首長薪級第2點的級別。該職位的職責說明，載於附件1。

開設一個總郵務監督職位

7.我們亦建議開設一個總郵務監督常額職位，專責輔助業務經理制訂市場策略和計劃、服務標準及定價策略。他必須進行市場研究及監察顧客的滿意程度，亦須因應特定的顧客需求、不斷轉變的市場要求、同業競爭對手的業務活動及科技的進展，來改善現有的服務和發展新服務。此外，他須維持部門的業務推廣隊伍，並策動負責業務推廣的人員，以便能有效地全面提供對客戶的服務。這些工作需要由一名對郵政服務有深入認識，且有豐富經驗和透徹了解，並具備決策能力的首長級人員執行。這個職位的職責說明，載於附件2。由於營運基金的運作
，很大程度上取決於業務和市場策略是否健全，因此，郵政署必須盡快開設這個職位和業務經理的職位。在開設上述首長薪級第1點的職位後，我們會刪除現時負責協助推廣特快專遞服務的高級郵務監督職位(總薪級表第45至49點)。

有需要開設一個總庫務會計師職位

8.為了使郵政署營運基金能以商業方式運作，郵政署必須承擔多項財政、庫務及會計職務，範圍比以往作為一個經費來自撥款的政府部門所肩負的職責廣泛得多。為執行這些職務，必須設立和維持一套商業會計及管理資訊制度，以取代現時用人手計算和以現金為主的會計制度，還須制訂一套財政策劃、管制、滙報和監察制度，以確保郵政署的財政表現能達到所訂的目標。此外，郵政署須製備周年帳目及資產負債表，形式與公用事業公司相若。由於部門人員缺乏專業會計師的資歷，他們實無法有效地執行這些更為廣泛的財政、會計及庫務職責。因此，我們建議開設一個總庫務會計師常額職位，以取代總郵務監督出任會計及財務科的主管。這個總庫務會計師職位的職責說明，載於附件3。

其他相關的改組安排

9.郵政署現時設有兩個助理署長常額職位。其中一個郵政署助理署長為郵務部的主管，負責處理一切運作事宜，以及有關提供郵政服務和處理國際郵政事務等方面的日常管理工作。另一個郵政署助理署長則為政務部的主管，負責行政、策劃和發展、管理事務、公共關係、訓練及資訊科技發展等方面的工作。自一九七九至八零年度開設郵政署助理署長(郵務)一職以來，郵務部的編制已擴大了82%(職員人數由3 126名增至5 690名)，各區郵政局的數目亦增加了68%(由75間增至126間)，而所處理的郵件數量則增加了215%(由3億7 200萬份增至11億 7 100
萬份)。

10.基於上述各項發展，再加上新市鎮對郵政系統的影響，以及郵務市場競爭日益激烈和顧客要求日高等情況，我們必須着重調配資源、改善與職員的溝通，以及加強協調各個不同工作單位的職務，藉以維持優質且具經濟效益的服務。在運作支援方面，郵政署助理署長(郵務)亦須就郵政事宜制訂新政策和運作程序，並研究和檢討各項運作程序，以改善效率和效益，同時監察郵件的傳遞情況，以及執行在國際組織達成的協議。除此之外，郵政署助理署長(郵務)的工作亦更趨複雜：郵政署以營運基金形式運作後，必須審慎策劃郵政運作的事務，以確保獲得經濟效益，從而達致公司計劃及每年業務計劃所定下的財政目標和工作表現指標；由於須積極參與國際會議和郵件傳遞網絡的研討會及座談會，故須不斷檢討有關的運作制度和服務情況；由於設立了新空郵中心和可能計劃遷建郵政總局及國際郵件中心，因而有需要全面檢討郵遞網絡和有關的運作系統。因此，為加強郵務部在運作上的管理和減輕郵政署助理署長(郵務) 沉重的工作量，我們建議將先前掌管會計及財務科的總郵務監督，調往輔助郵政署助理署長(郵務)，使後者可專注處理政策事宜和執行有關郵政運作的國際協議。

11.上述總郵務監督的職銜，將改為總郵務監督(運作)，負責督導四名分區高級郵務監督的工作，以確保能為全港提供高效率的郵政服務和櫃位服務。他負責確保四個運作科能貫徹地執行各項政策，並負責落實在國際組織達成的協議。此外，他會與海外的郵政機關保持聯繫，以維持一個全面的國際郵遞網絡，並在海外的郵政機關發生工業行動時，應付郵政服務受到影響的問題。他亦會提出改善郵務程序和政策的建議。鑑於市民對郵政服務的要求日高，該署必須在處理市民的投訴時，提高其專業形象。雖然各區的高級郵務監督會繼續處理轄下地區的公眾投訴，但總郵務監督(運作)會負責監管運作科處理投訴的工作，例如訂立一套更全面的投訴處理制度。他亦須覆核有關的投訴個案，以找出運作方面的問題，務求改善郵政署的整體運作。他會擔任客戶聯絡小組的主席，並安排署方代表出席區議會的會議，討論有關郵政服務質素和範圍的事項。總郵務監督 (運作)亦會協助郵政署助理署長(郵務)，制訂有關國際郵政事務的策略及出席有關的國際會議。凡此種種，均需要一名經驗豐富、知識廣博、擅於管理和應對，並且具備分析和決策能力的首長級人員來處理。總郵務監督職位經修訂的職責說明，載於
附件4。

12.如按照上文第5段的建議，開設業務經理職位來掌管郵票及集郵科和服務拓展科，郵政署助理署長(政務)便無須再管理上述兩個分科，因而可分擔郵政署助理署長(郵務)的部分工作。因此，我們建議將現時由郵政署助理署長(郵務)掌管的國際事務及運作支援科一分為二，由郵政署助理署長(政務)接掌對外事務方面的工作。新設的對外事務科會統籌該署的國際事務，並負責聯絡萬國郵政聯盟、亞洲及太平洋郵政聯盟，以及海外各郵政機關。這些組織所作出的重要決定，均可能會影響香港，所以我們必須在這些組織上，盡量維護和反映香港的利益。這些組織最近曾討論的事項，包括就各地郵政機關支付給別國在當地代送郵件的終端費，檢討有關費用的計算公式(香港在一九九四至九五年度支付了4億5,700萬元的終端費)，以及成立一個專責小組，監察各特快專遞服務的代理商。郵政署助理署長 (郵務)及郵政署助理署長(政務)經修訂的職責說明，分別載於
附件5和附件6。郵政署經修訂的組織圖，則載於附件7。

財政影響

13.按薪級中點薪額估計，因此而增加的年薪開支如下－

	元	職位數目
新設常額職位
郵政署助理署長(首長薪級第2點)	1,182,600	1
總郵務監督(首長薪級第1點)	994,200	1
總庫務會計師(首長薪級第1點)	994,200	1
	3,171,000	3
減去予以刪除的原有常額職位－
高級郵務監督(總薪級表第45至49點)	807,240	1
	2,363,760	2

上述建議每年的員工開支總額為4,215,312元，其中包括薪金及
有關的員工費用。

14.此外，這些建議亦需增設三個非首長級職位(包括一個一級私人秘書及兩個二級私人秘書)，按薪級中點薪額估計，有關的年薪開支為538,920元，而每年平均的員工開支總額則為906,132元。一九九六至九七年度郵政署營運基金業務計劃已預留足夠款項，以支付這些建議所引致的額外開支。

背景資料

15.立法局在一九九五年七月十九日通過一項決議，准許在一九九五年八月一日設立郵政署營運基金。根據營運基金的運作方式，郵政署可以－

(a)將所得的利潤再投資在業務中，使郵政署能應付尚未能滿足的市場需求；

(b)採用較靈活的業務、市場推廣、採購及人事管理政策，以迎合現有服務在顧客需求上的轉變；

(c)推出新服務，以迎合需求；及

(d)提高生產力及顧客服務的水準。

16.郵政署最近委聘了一間顧問公司，就該署的業務發展提供意見。該顧問公司已於一九九六年四月二十九日展開工作。為了充分利用顧問公司的服務和經驗，同時安排專人監督其工作，我們於一九九六年五月二日運用獲授權力，開設了一個郵政署助理署長編外職位，稱為業務經理，以待開設本文件所建議的常額職位。

17.自從郵政署設立營運基金後，該署須要訂立一套新的商業會計及管理資訊制度。由於郵政署內並無具備這類會計專業和經驗的部門人員，我們於一九九六年一月十八日運用獲授權力，開設了一個總庫務會計師編外職位，以待開設本文件所建議的常額職位。

公務員事務科的意見

18.鑑於郵政署的工作量增加，而市民對該署服務的要求又已提高，加上該署正採用營運基金的方式運作，故公務員事務科同意有需要加強該署的首長級人手。為建議開設的職位而訂定的職級，以及為首長級職位重新編派職務的安排，均屬恰當。

首長級薪俸及服務條件常務委員會的建議

19.首長級薪俸及服務條件常務委員會認為，如開設上述常額職位，建議的職級實屬恰當。

經濟科
一九九六年六月
(E4706/WIN78)

EC(96-97)24附件1

郵政署助理署長(業務發展)
職責說明

直屬上司：郵政署副署長

職務和責任－

1.制訂業務策略及計劃，以確保郵政署可達致其財政目標及服務指標。

2.監察和分析一切與郵政業務有關的外在及內在因素，並制訂措施，以應付當中的不利因素。

3.發掘新的業務發展機會，並制訂建議，以及策劃和籌備有關的實施安排。

4.負責草擬每年的業務計劃及公司計劃。

5.物色有機會開拓的市場，並制訂市場策略及洽商業務交易。

6.策劃及進行業務推廣與宣傳活動。

7.執行其他由監督人員指派的職務。

EC(96-97)24 附件2

總郵務監督(服務拓展)
職責說明

直屬上司：郵政署助理署長(業務發展)

職務和責任－

1.協助制訂特級郵務的業務策略及計劃。

2.協助制訂特級郵務的服務標準、收費和市場計劃，並統籌有關實施市場計劃的工作。

3.因應顧客的特定需要、不斷轉變的市場需求、同業競爭對手的業務活動以及先進科技所提供的有利條件，來推廣特級郵政服務和改良各項產品及服務。

4.建立及維持一套全面的資料搜集制度，以監察特級郵務的市場情況、顧客的滿意程度、顧客不斷改變的需求以及同業競爭對手的市場活動，並分析有關資料。

5.維持部門的業務推廣隊伍，並策動負責業務推廣的人員，全面提供對客戶的服和進行市場推廣工作。

6.發掘可善用資源的機會。

7.執行其他由監督人員指派的職務。

EC(96-97)24 附件3

總庫務會計師
職責說明

直屬上司：郵政署副署長

職務和責任－

1.掌管郵政署營運基金轄下的會計及財務科，並以財務顧問的身分，就各項有關財政及會計的事宜，向營運基金總經理及其他高級管理人員提供意見。

2.協助營運基金總經理制訂財務、會計及投資政策。

3.確保有一個適當的財務問責及報告架構不停運作，並確保各職員除其運作職務外，亦充分了解其財務角色及責任。

4.設計及發展適合營運基金運作的財務及會計制度，並確保有關制度能有效率和具效益地運作，而且符合有關規例。

5.展開定期檢討各項郵費的工作，並在適當的情況下代表營運基金總經理與決策科及財政科進行商討。

6.統籌及整理各項財務計劃及預算(即每年的業務計劃及中期公司計劃)的編纂工作。

7.監督在營運基金運作下的收款、庫務職責及支出職責，並展開檢討或改善現有收支制度的工作。

8.展開特別財務評估及營運基金運作檢討的工作，以確保達致財政目標，並保證所提供的服務能符合經濟效益。

9.按照一般及政府會計準則存備整套可供審核的帳目，並在指定期限內製備每年的法定財政報告。

EC(96-97)24 附件4

總郵務監督(運作)
職責說明

直屬上司：郵政署助理署長(郵務)

職務和責任－

1.統籌港九新界一切郵務及櫃位服務的運作，確保運作上的政策能貫徹地執行，並督導四名高級郵務監督的工作。

2.進行監察工作，以確保四個總區運作科的生產力有滿意的表現。

3.監管有關執行國際組織各項郵務協議的工作。

4.協助郵政署助理署長(郵務)制訂有關處理國際郵政事務的策略。

5.聯絡海外郵政機關，以確立一個綜合的海陸空國際郵務網絡。

6.提出改善郵務政策及程序的建議。

7.監管服務承諾的表現，並擔任客戶聯絡小組會議的主席。

8.處理與選舉活動有關的郵政事宜，並負責安排代表出席區議會會議，以討論有關郵政服務質素及範圍的事項。

9.監管有關處理拆設的工作，以找出應予改善之處。

10.執行其他由監督人員指派的職務。

EC(96-97)24 附件5

郵政署助理署長(郵務)
經修訂的職責說明

直屬上司：郵政署副署長

職務和責任－

1.制訂有關政策，以確保能在港九新界提供符合經濟效益的郵政服務及櫃位服務。

2.制訂郵務政策及建立有關的國際聯繫，以確保香港履行其國際郵政義務及保障香港在國際間的利益。

3.制訂運作上的政策及策略，以應付郵政署拓展業務及本港不斷發展所帶來日益增加的需求。

4.策劃及監管就運作政策、程序及制度所進行的檢討及研究，以提高工作效率及生產力，例如全面檢討郵政網絡的研究。

5.制訂有關政策，以應付中港兩地郵政網絡的擴展。

6.執行其他由監督人員指派的職務。

EC(96-97)24 附件6

郵政署助理署長(政務)
經修訂的職責說明

直屬上司：郵政署副署長

職務和責任－

1.管理政務部及指導行政事務科、對外事務科、資訊科技科、管理事務科與策劃及發展科的工作。

2.確保部門有足夠的人手及福利資源。

3.確保能隨時提供有效的管理資料統計數字。

4.監察郵政署的生產力、效率及服務表現。

5.制訂辦公設施規劃政策，並確保有足夠的辦公設施，來應付運作上的需要。

6.指導新科技的研究工作及制訂有關引進新科技的建議，以提高生產力及服務水準。

7.處理有關萬國郵政聯盟、亞洲及太平洋郵政聯盟和海外郵政機關的事務。

8.執行其他由監督人員指派的職務。

EC(96-97)24 附件7

郵政署
建議的組織架構

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Last Updated on 3 December 1998

財務委員會 人事編制小組委員會

總目46－公務員一般開支 分目082可收回的薪金及津貼 (郵政署營運基金)

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總目46－公務員一般開支
分目082可收回的薪金及津貼
(郵政署營運基金)