EC(96-97)10补充文件

财务委员会
人事编制小组委员会

总目96 - 布政司署:驻海外办事处
分目001薪金

请各委员向财务委员会建议,按照本文件附录1附录2 所作的修改,批准文件EC(96-97)10所载的建议。



引言

在一九九六年五月八日的人事编制小组委员会会议上,各 委员对EC(96-97)10的文件內有关将灵活职级制度扩展至 适用于所有海外首长级主管或副主管职位的建议,表示关 注。政府当局遂撤回该份文件,以便向各委员提供更多资 料,并检讨有关的建议。

2. 本文件提供更详尽的资料,说明为何我们需要为首长级 甲级政务官级别的海外办事处主管职位,设立灵活职级制 度。此外,经考虑各委员在上一次会议上所提出的关注事 项,并为顾及当中所涉及的实际问题,我们在下文第5段 提出一项修订建议,为首长级甲级政务官级别的海外办事 处主管职位,设立一个明确界定的灵活职级制度。为反映 这项修改,我们会修订原来的人事编制小组委员会文件中 的序文(b)项和第20段。现将有关修订详载于本文件的附录 1和附录2。至于该份人事编制小组委员会文件的其余部分 ,则沒有修改。

需要采用灵活职级制度的理由

3. 多年以来,我们在调派海外办事处的人手方面,一向都 困难重重。有关安排存在许多限制,而我们建议定为首长 级甲级政务官级别的海外职位亦不例外。因此,我们订定 这些职位的级别时,必须有一些灵活的安排。上述限制包
括-

(a) 派驻海外的人员必须具备特别的技能和素质。一般来说 ,有关人选必须处事成熟、适应力强、性格外向,并能够 在广泛的事务上,有技巧地表明香港政府的立场。他们必 须具有卓越的沟通技巧,以便进行谈判、游说和公关工作 。他们亦须准备牺牲部分私人生活,去「结交朋友和影响 别人的看法」。这样的工作并非所有人员都能够胜任。获 选派驻海外的人员事前都有权选择,而当他们作出这项选 择时,大部分都宁愿留在熟悉的香港工作。

(b) 海外职位并不受欢迎,尤以资历较深和有家室的人员为 然。我们要说服有关人员举家迁往海外生活,实在颇为困
难。

(c) 派驻海外的安排,对有关人员的家人会造成极大影响。 他们的配偶和子女可能很难适应当中的转变。前者往往不 能在当地找到工作,即使找到工作,也肯定与其知识水平 不相符,薪酬亦欠理想。在学的子女通常要由本港的教育 制度,转往另一种分别很大的教育制度,而中文往往不包 括在课程范围內。

(d) 派驻海外的安排通常为期三年,使管理当局和有关人员 能稳定地计划工作。由于这段期间并不算短,获选派海外 任职的人员都希望知道,如果他们同意调任海外,他们在 职业前途发展和财政方面是否会有损失。例如他们会希望 知道,如果有关的人事调动委员会要考验他们担任高一级 职位的能力,他们会否因任职海外而吃亏。

4. 鉴于香港驻美国、伦敦及东京的海外办事处均十分重要 ,我们必须有优秀的首长级甲级政务官 (首长薪级第6点) 人员掌管这些办事处。一名首长薪级第 6 点的人员在任职 海外的三年期间,可能会获由布政司担任主席的人事调动 委员会推荐,要考验其担任决策科首长职位的能力。但在 这种情况下,该名人员也不能立即回港接受考验,因为管 理当局需要时间物色合适的接替人选。此外,现任人员以 及选出的接替人员亦需要时间,分别筹备返港和离港的安
排。

5. 为说服优秀的首长薪级第6点人员前往这三个海外办事处 工作,我们有需要在他们派驻海外之前,事先让他们知道 ,如果上文所述的情况出现,他们并不会怎样吃亏。为了 作出这项安排,同时解决各委员所关注的问题,我们建议 订立一个明确界定的灵活职级制度,并在下列情况下适用 于首长级甲级政务官级别的海外办事处主管职位-

(a) 如果人事调动委员会选出一名正在海外任职的首长薪级 第6点人员,要考验其担任较高级(即首长薪级第8点)职位的 能力,则在这个制度的安排下,该名人员可继续在海外任 职,而又算作正在署任该较高级的职位;

(b) 该名人员在海外办事处署任较高级职位的任期,不得超 过12个月。鉴于管理当局必须作出有关安排(例如物色合适 的接替人选,以及让该名人选在离港前有时间筹备),并须 顾及现任人员和继任人员的处境(例如在举家调迁之前,先 让其子女完成该学年的课程),故我们认为这个任期相当合 理;及

(c) 因应决策科首长级别可能出现职位空缺的情况,该三个 职级属首长薪级第6点的职位,在同一时间不可有多于一个 职位实行这项灵活职级制度。

6. 在实施上文所述的建议制度时,我们实际上不会调派首长 薪级第8点的实任人员,前往该三个海外办事处出任首长级 甲级政务官职位。

建议

7. 鉴于上文第3段所列的理由,我们建议设立上述明确界定 的灵活职级制度,并为此以本文件的附录1和附录2,分别 取代文件EC(96-97)10的序文(b)项及第20段。

工商科 一九九六年五月


(E4687/WIN78)

附录1

EC(96-97)10的修订

序文(b) 项应修订为-

「(b) 将核准的灵活职级制度,扩展至适用于香港驻海外经 济贸易办事处內职级属首长薪级第6点的主管职位,惟须遵 守下文第20段所列的条件。」


附录2

EC(96-97)10的修订

第20段 应修订如下-

「20. 各委员在批准这个制度时,海外办事处尚未有职级为 首长薪级第6点的首长级主管或副主管职位。如各委员批准 本文件第2段(a)项至(c)项所述的建议,我们提议各委员亦批 准扩展现行的灵活职级制度,容许开设高一级的布政司署 司级政务官(首长薪级第8点)编外职位,以暂时填补首长级 甲级政务官(首长薪级第6点)常额职位。不过,由于我们需 要采用灵活职级制度的情况十分有限,而且是为了符合实 际所需,故我们建议明确界定这个制度,并在下列情况下 采用-

(a) 如果人事调动委员会选出一名正在海外任职的首长薪级 第6点人员,要考验其担任较高级(即首长薪级第 8 点)职位 的能力,则在这个制度的安排下,该名人员可继续在海外 任职,而又算作正在署任该较高级的职位;

(b) 该名人员在海外办事处署任较高级职位的任期,不得超 过12个月。鉴于管理当局必须作出有关安排(例如物色合适 的接替人选,以及让该名人选在离港前有时间筹备),并须 顾及现任人员和继任人员的处境(例如在举家调迁之前,先 让其子女完成该学年的课程),故我们认为这个任期相当合 理;及

(c) 因应决策科首长级别可能出现职位空缺的情况,该三个 职级属首长薪级第6点的职位,在同一时间不可有多于一个 职位实行这项灵活职级制度。

我们亦建议依照现行灵活职级制度的安排,授权公务员事务 司在严格遵守上文所述的情况下,开设较高级的职位,以暂 时填补实任职级的常额职位。」


讨论文件EC(96-97)10

一九九六年五月八日

财务委员会
人事编制小组委员会

总目96 - 布政司署:驻海外办事处
分目001 薪金

请各委员向财务委员会建议-

(a) 在工商科驻海外办事处开设三个首长级甲级政务官(首 长薪级第6点) (141,300元) 常额职位,并删除两个布政司 署司级政务官(首长薪级第8点)(157,250元)职位及一个首长 级乙一级政务官(首长薪级第4点)(126,100元至129,950元) 职位,以作抵销;及

(b) 将香港经济贸易办事处经核准的灵活职级制度,扩展 至适用于所有首长级主管及副主管职位。

问题

鉴于情况有所改变,三个海外办事处主管职位 (即香港政 府驻英专员、驻美国总经贸专员及驻东京首席经贸代表) 现时的职级必须予以调整,以反映这些职位目前及日后所 担当的角色和肩负的职责。

建议

2. 工商司建议-

(a) 由一九九七年一月一日起,就香港政府驻英专员一职 开设一个首长级甲级政务官(首长薪级第6点)常额职位, 并删除一个布政司署司级政务官(首长薪级第8点)常额职 位,以作抵销;

(b) 由一九九六年八月一日起,就香港政府驻美国总经贸 专员一职,开设一个首长级甲级政务官(首长薪级第6点) 常额职位,并删除一个布政司署司级政务官(首长薪级第 8点)常额职位,以作抵销;

(c) 就香港政府驻东京首席经贸代表一职,即时开设一个 首长级甲级政务官(首长薪级第6点)常额职位,并删除一 个首长级乙一级政务官(首长薪级第4点)常额职位,以作 抵销;及

(d) 扩展灵活职级制度的适用范围,并授权公务员事务司 在合理的情况下,开设布政司署司级政务官(首长薪级第 8点)编外职位,以暂时填补首长级甲级政务官(首长薪级 第6点)常额职位,担任海外办事处的主管。

3. 整体而言,上述建议合共会开设三个首长级甲级政务 官(首长薪级第6点)职位,并删除两个布政司署司级政务 官(首长薪级第8点)及一个首长级乙一级政务官(首长薪 级第4点)的职位,以作抵销。

理由

4. 香港日后的蓬勃发展,极其倚赖经济贸易的不断增长 。香港在世界各地设有十个经济贸易办事处 (以下简称 「经贸办事处」) ,代表及促进本港在海外的利益。这 些办事处主管的任命非常重要,而所属的职级亦各有不 同,以反映其在派驻国家所担当的角色及肩负的职责。 各委员关注到,鉴于驻英办事处的情况有所改变,同时 根据驻美办事处的运作经验,驻英专员和驻美国总经贸 专员职位所属的级别,必须予以检讨。

5. 工商司已就各经贸办事处主管的职级进行检讨,结果 认为除了三个办事处主管(分别为驻英专员、驻美国总经 贸专员及驻东京首席经贸代表)的职级外,其余各办事处 主管的职级安排均属恰当。

驻英办事处

6. 政府现正逐步采取措施,以期到一九九七年时,把驻 英办事处重组为标准的经贸办事处。正如我们较早时告 知各委员,我们认为在一九九六年年底重组工作完成后 ,驻英专员的职位沒有需要保留在现时的首长薪级第8 点职级。

7. 在考虑驻英办事处主管的新职级 时,我们已顾及有不少英国商人在本港设立商业机构及 作出可观投资等因素。目前,本港约有 1 000 间公司是 由英国商人直接控制、投资或管理。英国是香港最大的 投资者。根据政府统计处和工业署的调查,一九九四年 英国在香港作出的投资总额达2,060 亿元。此外,伦敦 亦是欧洲最主要的金融中心。许多跨国公司的英国总办 事处或欧洲总办事处均设于伦敦。

8. 此外,还有另一方面的影响。在迈向九七的过渡期间 ,驻英办事处极需要一名十分高级的人员,以监察有关 进展情况,以及就香港与英国多项敏感问题,例如国籍 、签证、民用航空运输协定等,协助进行双边磋商。驻 英专员须继续代表香港,与英国政府及国会进行高层接 触。若把驻英专员的职级大幅降低,将会令英国的传播 媒介、政府官员及商界认为驻英专员一职不再重要,因 而影响驻英专员及其同事与英国有关人士接触及发挥影 响力的机会,最终会损害香港的利益。

9. 上述各点证明,虽然驻英办事处重组后,驻英专员现 时的职级并不恰当,但我们仍需委派一名高层首长级人 员在伦敦推展有关工作。我们认为,驻英专员一职所肩 负的职责,仍需由一名经验丰富的首长级甲级政务官(首 长薪级第6点)执行,直至一九九八年为止。我们亦建议 在一九九八年过后检讨这项职级安排,届时,预料香港 与英国之间的双边问题将会减少。因此,我们提议由目 前出任该职的人员 (属首长薪级第8点的实任人员) 于一 九九七年一月一日离职当日起,把该职位的级别由布政 司署司级政务官 (首长薪级第8点) ,改为首长级甲级政 务官(首长薪级第6点)。

美国

10. 驻美国总经贸专员一职(首长薪级第8点),于一九九三 年五月开设,负责加强本港在华盛顿的代表性、确保美国 国会议员及商界领袖充分了解本港的利益和关注事项、透 过美国向全球更广泛地推介香港,以及监督和统筹香港驻 美国三个经贸办事处的工作。美国是本港第二大贸易伙伴 ,亦是本港主要的海外投资者。因此,向美国有关方面确 切阐述本港的情况,实至为重要。

11. 驻美国总经贸专员一职设立至今,已有三年。我们已根 据所得经验,检讨该职位的工作成效。我们认为,本港派 驻美国的总经贸专员已达到原订目的。经验显示,总经贸 专员在加强本港与美国重要政治人物的接触方面,贡献良 多,而这方面的工作,对于处理对美国非常敏感且严重影 响本港的问题,尤为重要。本港一直致力吸引更多美国商 人来港开展业务及进行投资,总经贸专员的地位及资历, 亦有助接触各大机构的决策层人士。这点实非常重要,因 为本港将会采取新措施,鼓励海外人士投资于本港的服务 业。总经贸专员地位较高,亦可方便其与各大新闻传播机 构的高级编辑及编辑部人员接触。

12. 此外,总经贸专员亦加强了分别位于华盛顿、纽约及三 藩市的三个经贸办事处的协调工作及运作成效。华盛顿经 贸办事处是香港与美国政府人员接触的主要地方,其中尤 以咨询工作及游说活动为然。纽约及三藩市两个经贸办事 处则与商界、银行界、促进投资的机构,以及多个学术及 文化机构有较紧密的联系。驻美国总经贸专员在指导这三 个经贸办事处的整体工作方面,发挥了重要的作用,可确 保这些办事处达到既定的目标及宗旨,以及促进和保障本 港在美国的整体经贸利益。

13.我们的结论是,华盛顿经贸办事处须设有一个高级的职 位。根据以往的工作经验,我们认为总经贸专员一职应定 为首长级甲级政务官的职级 (首长薪级第6点) 。为此,我 们建议由目前出任该职的人员(属首长薪级第8点的实任人 员)于一九九六年八月一日离职当日起,把该职位的级别由 布政司署司级政务官(首长薪级第8点),改为首长级甲级政 务官(首长薪级第6点)。

东京办事处

14. 我们于一九八八年九月设立驻东京经贸办事处,从而促 进本港与日本的商业、经济及公共关系。该办事处的主管 是驻东京首席经贸代表,职级为首长级乙一级政务官(首 长薪级第 4 点) 。根据我们的检讨,这个职级与该常驻 代表所肩负的职务并不相称,有关职务亦较公务员体系內 其他首长级乙一级政务官职位的职务繁重。

15. 开拓日本市场及日本在海外的投资,对本港的贸易及经 济十分重要。日本是本港第三大贸易伙伴。两地在一九九 五年的货物贸易总额高达 3,030 亿元。整体来说,日本是 本港第二大海外投资者。一九九四年,日本在香港的直接 投资总额超逾 1,510 亿元,这个数额较美国在本港的直接 投资额还要高。此外,日本更是本港制造业的最大海外投 资者,亦是本港非制造业的第二大投资者,在本港金融业 、建造业、零售业及其他服务业的投资额均相当可观。

16. 日本是世界的超级经济大国。在维持国际商界对本港的 信心方面,日本与本港的密切关系、对本港的了解及支持, 都极为重要。日本是本港的邻国,在亚太区深具影响力,并 关注本港能否长期维持繁荣安定,因此,日本对本港未来繁 荣安定的重要性,实在显而易见。

17. 为了达致我们的目标,实极有需要由高级人员出任东京 办事处的主管。此外,按照日本文化,只有职级高、资历深 、成熟稳重及经验丰富的人士,才得以接触日本的高级官员 和公司决策人,以及获邀出席重要活动及盛大庆典。幸而在 过去数年,该常驻代表一职都是由首长薪级第 6 点的实任人 员担任。目前担任该职位的人员,已成功地与具影响力的政 治人物、政府人员及商界建立联系。不过,从编制的角度来 看,目前的情况有欠妥善。我们须将该职位的级别定于适当 的水平,而我们认为该职位的职务,与公务员体系內首长级 甲级政务官级别的职务相若。

18. 为此,我们建议把驻东京首席经贸代表的职级,由首长 级乙一级政务官(首长薪级第 4 点),提高为首长级甲级政务 官(首长薪级第6点)。

灵活职级安排

19.一九九一年七月,财务委员会批准为香港经贸办事处的 首长级主管和副主管职位,实施灵活的职级制度[EC(1991 -92)编号18的文件] 。这个制度确认在顾及按职责分级的 安排下,首长级主管及副主管职位的实任职级,仍为各委 员所批准的特定职级。然而,为使当局在调派人员出任海 外办事处的首长级主管及副主管职位时,可更灵活及有更 多人选,这个制度容许开设职级订得较高的编外职位,以 暂时填补属于实任职级的常额职位。这个灵活职级制度的 适用范围,已经各委员严格订定,详情载于附件1

20. 各委员在批准这个制度时,海外办事处尚未有职级为首 长薪级第 6 点的首长级主管或副主管职位。如各委员批准 本文件的建议,我们提议各委员亦批准扩展现行的灵活职 级制度,容许开设高一级的布政司署司级政务官(首长薪级 第8点)编外职位,以暂时填补首长级甲级政务官(首长薪级
第6 点)常额职位。我们亦建议依照现行灵活职级制度的安 排,授权公务员事务司在严格遵守附件1所述的情况下,开 设较高级的职位,以暂时填补实任职级的常额职位。

财政影响

21. 按薪级中点薪额估计,实施上文各段的建议可省回的年 薪开支为246,600元,而平均每年可省回的员工开支总额 则为311,844元,计算方法如下-


按薪级中点薪额
估计的年薪开支

平均每年的员工
开支总额

职位数目


予以删除的
常额职位

5,333,400

9,766,056

3

减去

新设的常额
职位

5,086,800

9,454,212

3


246,600

311,844

0

22. 上述建议不会引致非首长级人员的现行编制有所更改。

背景资料

23. 香港政府在海外设有十个经贸办事处,分别位于华盛顿 、纽约、三藩市、多伦多、伦敦、日內瓦、布鲁塞尔、东 京、新加坡及悉尼。

24. 这些经贸办事处的职责,是保障、代表及促进香港在所 驻国家的经济及贸易利益。办事处的职员负责确定、发展 及建立与所驻国家的政府人员、商界及其他有关组织的联 系,以促进香港的经贸利益。他们须监察那些很可能会影 响香港经贸利益的事态发展,以及作出汇报。他们亦就具 体的经济贸易事宜,游说所驻国家的政府,并进行磋商, 以及协助香港政府谈判与贸易及经济有关的协议。此外, 他们亦负责为香港政府在海外进行宣传活动及公共关系方 面的工作,以突出香港是可靠的贸易伙伴及营商的首选地
方。

25. 其中七个经贸办事处设有工业促进组,负责透过宣传香 港的优胜之处,吸引外商直接投资香港的制造业和服务业 。

26. 如各委员批准本文件所载的建议,海外办事处主管的实 任职级将会如附件2所载。

公务员事务科的意见

27. 公务员事务科同意现时检讨海外办事处主管的实任职级 ,正合时宜。驻美国、日本及英国的办事处是我们现时最 重要的海外办事处,所以必须确保这些办事处的主管具备 足够的经验和资历,以履行他们的职责。公务员事务科因 此同意,将这些职位的实任职级定为首长薪级第6点的安 排,实属恰当。鉴于将有关人员派驻海外的年期颇长,需 要灵活处理,加上适当的人选有限,故公务员事务科同意 就这些首长薪级第6点职位,采用灵活职级制度。

首长级薪俸及服务条件常务 委员会的建议

28. 首长级薪俸及服务条件常务委员会表示,如开设上述常 额职位,建议的职级实属恰当。

工商科

一九九六年四月

(E4687/WIN78)


EC(96-97)10附件1

为香港经贸办事处而设的灵活职级制度

一九九一年六月七日,各委员在审议EC(1991-92)编号18的 文件后,批准采纳灵活职级制度,以便调派及挽留驻海外办 事处的首长级主管及首长级副主管人员。根据这个制度,各 首长级主管和副主管职位的实任职级,会继续维持于现时按 职责分级的级别。不过,该制度亦容许开设高一级的编外职 位,以暂时填补属实任职级的常额职位。

2. 这个制度增加了可出任海外职位的人员数目,并确保任职 海外的人员能与香港同等资历的人员看齐,获得同样的署任 和晋升机会。因此,这个制度得以把可能胜任的人员任职海 外的主要障碍消除。

3. 这个制度适用于下列情况-

(a) 在有关人员派驻海外工作期间,将其擢升至较其现任职 位所属级别为高的职级;

(b) 安排有关人员派驻海外,而该名人员的实任职级在调派 职位时,已较其行将出任的海外办事处职位所属级别为高;

(c) 倘若认为有关人员如留在香港工作,将会获安排署任较 高职级,则可在该名人员调派海外任职时,委任他署任较 其本身职位所属级别为高的职级;及

(d) 委任一名按实任职级在海外工作的人员署任较高的职级 ,因为该名人员若留在香港工作,定可获安排署任该较高 职级。

4. 选拔人员署任或晋升的权力,乃属人事调动委员会或晋 升选拔委员会所有,其主席为布政司或公务员事务司。

EC(96-97)10附件2

本文件的建议获批 后
驻海外办事处主管的职级

驻美国总经贸专员驻美国总经贸专员

首长级甲级政务官(首长薪级第6点) *

驻华盛顿经贸专员

首长级乙一级政务官(首长薪级第4点)

纽约

首长级丙级政务官(首长薪级第2点)

三藩市

首长级丙级政务官(首长薪级第2点)

多伦多

首长级丙级政务官(首长薪级第2点)

伦敦

首长级甲级政务官(首长薪级第6点) *

日內瓦

首长级乙一级政务官(首长薪级第4点)

布鲁塞尔

首长级乙一级政务官(首长薪级第4点)

东京

首长级甲级政务官(首长薪级第6点) *

新加坡

首长级丙级政务官(首长薪级第2点)

悉尼

首长级丙级政务官(首长薪级第2点)

* 建议的职级

(E4687/WIN78)


Last Updated on 2 December 1998