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實施司法機構資訊
系統策略第二階段
目的
此份文件建議撥款予司法機構以實施其資訊系統策略第二階
段電腦化計劃。
簡介
2.司法機構在高等法院大樓內的高等法院、上訴法院及家事
法院因缺乏資訊科技支援,致未能有效地提高效率及工作能
量。
建議
3.司法機構政務長獲資訊科技署署長支持,建議實施司法機
構資訊系統策略的第二階段電腦化計劃。
理由
4.司法機構資訊系統是一個分三階段實施的電腦化計劃,目
的是盡量提高管理效率及服務市民的質素。該策略計劃的原
本範疇載於 附件1。第一階段已成功地在地方法院,小額錢
債審裁處及遺產承辦處實施。由於運作上的需要,我們建議
就第二階段的原本範疇作出以下的改動:
- 勞資審裁處的電腦化將延遲至第三階段,以配合實施
其運作檢討的最後定案;
- 為司法機構內所有司法人員提供由電子媒介取閱法律
參考資料的服務;
- 將陪審員管理提前至第二階段,因現有的電腦系統容
量已接近飽和;與及
- 把運作及人力資源管理的自動化納入這一階段。
第二階段計劃各項主要系統的概覽載於 附件2。我們預期達
到的主要改善項目列述如下:
5.協調與監察 一套有效及高效率的案件監察的電腦系統機
能使各類法庭支援服務互相配合。現時最高法院的運作缺乏
整體的監察及操控功能,令致資料流傳速度緩慢而易有錯漏
,有時更因不能及時傳遞訊息而影響決策;這不單引致溝通
失誤、混亂、偏差,更可導致研訊延期。以上種種不單浪費
法庭資源,對市民及法律界人士造成不便,更嚴重的會損及
司法機構的形象。策略第二階段將採用綜合方式作案件處理
,案件資料會連同各宗案件所需資源的資料(即法庭、法官、
陪審員、法庭支援人員如傳譯主任及執達主任等),一併儲存
於中央資料庫內,並以綜合方式監察。遇上任何案件的情況
或資源分配有所改動的話,便可即時通知有關人士採取相應
措施,避免浪費法庭的時間和資源。
6.案件排期 策略第一階段於地方法院推行了電腦輔助案件
排期系統,有效地協助排案人員找尋可用的法庭、監察案件
是否已準備妥當、與及自動編排每日案件審訊表。該系統亦
提供有用的管理資料,以協助計劃法庭的運作。類似的電腦
輔助案件排期系統亦將於高等法院推行,並改良至可於編排
研訊時與下級法院交互查閱日誌。遇上排期上的衝突、以及
同一宗案件或同一方作了雙重預訂,系統便會自動偵察出來
,通知負責編排案件的職員作出相應的安排。
7.呈交文件 現時高等法院登記處的每個櫃枱,只會處理某類
文件或案件。這導致輪候時間延長及未能充份利用人力。我
們希望推出電子登記冊,使各櫃枱可利用多功能工作站同一
時間處理訟案及其他訴訟人所呈交的文件。呈交文件人士只
需排隊一次便能呈交各類不同的申請書/文件。我們預計繁忙
時的輪候時間會由30分鐘減為15分鐘。
8.市民查詢 司法機構只以號碼先後次序編排人手處理的訟案
及各類登記冊的資料。如不知案件編號而要從這些登記冊翻
查所需資料,是很困難而費時。我們將於最高法院登記處和
家事法庭登記處提供工作站,利用電子登記冊方便市民翻查
資料。除案件編號外,顧客亦可利用當事人的中文或英文姓
名查詢。預料屆時翻查資料的時間將會由現時平均的一小時
大幅減至少於5分鐘。此外,由於該系統自動印製絕對判令或
暫准判令文本,所以領取該等文件的蓋印副本的輪候時間將
由30分鐘減少至3分鐘。
9.資料傳遞 我們將擴充現存各網絡並使其結合成為一個遍及
整個司法機構的網絡,使司法機構內各辦公室均能相互連繫
,從而改善資料傳遞。下列為幾個典型例子—
- 現時,呈交登記處的文件可能需時一日才可送達法庭
書記手上。但透過新系統,法官書記可在文件呈交登
記處後,隨即獲得該文件的主要資料。登記處若收到
任何緊急文件,該系統便會即時發出訊息通知法庭書
記。
- 現時,司法機構需時約十天才可將破產及公司清盤案
件的研訊結果送達執達主任辦事處、會計部及登記處
;這冗長的程序曾數次導致誤發款項,令破產管理署
署長須進行費時的手續才能討回款項。實施電腦化後
,司法機構便能將研訊結果即時提供予各有關方面。
- 透過新系統,司法機構可將列為高等法院雜項程序案
件的保釋申請與原本的案件紀錄有互相連繫,令各有
關方面均能即時得悉結果。同樣,司法機構可將上訴
的結果傳送到下級法院的原先案件紀錄系統中。
- 司法機構透過新系統,便能較現時提早兩至三天通知
懲教署有關提解囚犯令出庭,以便該署及早安排押解
囚犯上庭。
- 該系統會自動印製便函、通知書及單方申請結果,並
盡可能傳真到律政署、法律援助署及律師樓等。
10.人力資源管理 我們需要設立一個人事資料庫,儲存所有司
法機構員工的基本個人資料、技能及經驗、受訓、休假及曾
任職位紀錄。此系統除了可以自動管理人事組的紀錄外,還
可以協助職系首長計劃員工職業前途的發展、培訓及調派。
休假申請一經批核便會自動紀錄於各職員的電子紀事簿中,
以消除現時因人手處理日誌所出現的不協調現象,而日後的
職員調派將會更為有效,例子如下—
- 法庭傳譯主任
當接到特殊語言/方言翻譯的需求時,系統將會首先檢
視現職傳譯主任的技能簡歷及日誌,以識別適合調派
的人選,然而才會從兼職傳譯員中,找尋一列合適人
選,以供傳譯主任辦事處挑選。
- 執達主任
該系統會以「區域」及「研訊日期」的先後次序將傳
票/令狀分類,使同一區域的傳票/令狀可經由同一位
執達主任按適當的次序執行。該系統亦會記載傳票/令
狀的執行進度,並協助執達主任計算執行費用。
11.陪審團 司法機構將擴大候選陪審員的資料庫,以應付候選
陪審員數目的增加。同時,此系統可根據陪審員的語文能力
而進行抽選。
12.法律參考資料庫 司法機構會為電子法律參考資料庫提供最
新資料,協助法官研究案件。現時判決書作出後,需時七至
八星期才能供給下級法院。利用新系統後,司法機構可於判
決書作出後三天內供予所有法官及司法人員查閱。司法機構
將在最高法院圖書館安設提供全文檢索功能的工作站,藉以
取代現時只可檢索案件編號的索引卡。所有法官及司法人員
將可透過通訊網絡查閱以電腦光碟出版的主要法律參考書刊。
效益
13.整體而言,實施這些建議將提高司法機構的運作效率及改
善對公眾的服務。在現階段可量化的效率改善綜合表載於 附
件3。
14.策略第二階段其中的一個目標,是推行一個有效的協調及
監察機制,確保法庭得以順利運作,避免不必要的聆訊延期
。計及法庭節省的時間和資源,以及相應地在律政署、法律
援助署、執法部門及公眾人士擔任證人和陪審員各方面所節
省的開支,預算應可省回一筆巨大的款項。
15.刪除17個部門/文書人員職位所減省的員工費用可變現
4,948,000元。而減省司法機構內296個職位的部份工作,理
論上每年可節省的員工費用開支總額估計為9,396,000元。這
筆理論上可節省的開支,是由免卻重覆謄寫案件資料、以電
腦自動製備文件取代打字工作、改善資料檢索、檔案追索系
統及自動製備統計數據所得。
16.新系統更可每年避免增加人手開支達9,154,000元,否則
這筆款項將需要用以︰
- 為現時的陪審員管理系統、各類登記冊及法庭文件提
供雙語支援,以配合高等法院廣泛使用中文的計劃;
- 提供額外的管理資料,以便協助發展司法方面的轉變
,及行政方面的計劃和監管;
- 改善目前各類登記冊及檔案流動冊的處理。
成本效益分析
17.策略第二階段的成本效益分析載於 附件4。計及可變現和
理論上可減省的人手開支,以及避免額外支付的員工費用,
這項投資將會在新系統實行後第五年達到收支平衡。
財政影響
實施司法機構資訊系統策略第二階段
18.實施策略計劃第二階段所需的非經常開支總額預算為
74,168,000元。有關費用的分項數字如下:
| 1996至
97年度
千元 | 1997至
98年度
千元 | 1998至
99年度
千元 | 總額
千元
|
---|
非經常開支
|
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(a)電腦硬件及軟件 | 159 | 19,340 | 3,995 | 23,494
| (b)通訊網絡 |
| 5,066 | 894 | 5,960
| (c)安裝地點整理工作 | 245 | 2,002 | 3,003 | 5,250
| (d)系統安設服務 | 489 | 17,026 | 584 | 18,099
| (e)資料輸入工作 | 40 | 1,571 | 1,162 | 2,773
| (f)訓練、消耗品及雜項 |
| 535 | 339 | 874
| (g)應急費用 |
| 5,645 | 5,645
|
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| 小計 | 933 | 45,540 | 15,622 |
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(h)司法機構員工費用 | 1,088 | 4,153 | 332 | 5,573
| (i)資訊科技署員工費用 | 1,202 | 4,143 | 1,155 | 6,500
| |
|
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小計 | 2,290 | 8,296 | 1,487 | 12,073
| 總額 | 3,223 | 53,836 | 17,109 | 74,168
|
19. 經常開支及費用的分項數字預算為:
| 1997至98 | 1998至99 | 1999至00年度
及其後每年,
截至2001至02 | 2002年至03
|
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| 年度 | 年度 | 年度止 | 及其後每年
|
---|
| 千元 | 千元 | 千元 | 千元
|
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(a)硬件及軟件維
修保養 | 16 | 1,655 | 1,948 | 3,046
| (b)網絡服務 | 362 | 871 | 1,024 | 1,024
| (c)系統支援服務 | 1,347 | 1,555 | 1,555
| (d)消耗品 | 297 | 297 | 297
| |
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|
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小計 | 378 | 4,170 | 4,824 | 5,922
| |
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(e)員工費用
| (i)司法機構 |
| 2,105 | 2,437 | 2,437
| (ii)資訊科技署 |
| 1,934 | 2,241 | 2,241
| |
|
|
|
小計 |
| 4,039 | 4,678 | 4,678
| 總計 | 378 | 8,209 | 9,502 | 10,600
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推行計劃
20.策略第二階段將分批把主要系統功能根據下列時間表推行。
主要系統功能/活動 | 預計交付日期
|
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(a)陪審員管理 | 1997年7月
| (b)案件管理: |
1998年1月 1998年3月
| (c)資源管理
(i)人事組、傳譯主任、執達主任
(ii)完成人事資料輸入工作 |
1998年1月
1998年7月
| (d)法律參考資料庫
(i)供所有法官及司法人員查閱
(ii)完成資料輸入工作 |
1997年12月
1998年5月
| (e)辦公室自動化 | 1997年12月
| (f)管理資訊 | 1998年7月
|
背景資料
21.司法機構於1991年委託顧問進行研究,探討資訊科技的應
用範圍,以改善服務和效率,並就推行的策略作出建議。研
究工作於1992年中完成。顧問建議分階段為司法機構所有主
要運作提供資訊科技的支援服務。
22.策略第一階段的撥款於1994年6月10日獲財務委員會核准
,並已如期於1995年11月順利實施完成。 第一階段已達到所
訂的目標,在地方法院、小額錢債審裁處和遺產承辦處改善
了為公眾人士提供的 服務、增加了理案量、減低了案件輪候
的時間,並提高了運作效率。
司法機構政務長辦公室
1996年11月27日
附件1
司法機構資訊系統策略
分階段目標
第一階段 | 第二階段 | 第三階段
|
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依下列情況提
供電腦支援:
急需進行自動化
程序以應付不斷增
加的工作量,否則
對公眾的服務水準
將下降至不能接受
的程度;
電腦化能在最短
時間內令情況改善
,因而無需加添人
手;
只需動用最少的
額外人力資源來推
行電腦系統
| 將第一階段推行
的電腦支援擴展
至其他級別的法
庭
輔助司法人員透
過電子媒介取閱
法律參考資料
| 完成司法機構各
主要運作範疇的
電腦支援計劃綜
合司法機構各電
腦設施連接其他
政府部門,例如
律政署、法律援
助處及稅務局之
電腦系統 |
司法機構資訊系統策略
— 各階段的主要計劃
目標範圍 | 第一階段
前及第一
階段同期 | 第一階段 | 第二階段 | 第三階段
|
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司法人員 | 上訴法院及高
等法院
電子法律參
考資料試驗計
劃司法人員
使用電腦基
本知識的培訓
設立資訊中
心,提供持續
培訓及支援
|
| 上訴法院、高
等法院、地方
法院
電子法律
參考資料 | 其他法院
電子法律參
考資料
| 法 院 | 地方法院及下
級法院
提供法庭錄
音及謄寫文本
服務上訴法院
及高等法院
使用視像及
錄像科技的試
驗計劃
| 地方法院及小
額錢債審裁處
處理法庭日
誌及為聆訊排
期 監察法庭的
使用情況 | 上訴法院、高
等法院、家事
法庭及勞資審
裁處
處理法庭日
誌及為聆訊排
期
監察法庭的
使用情況 | 其他法院
處理法庭日
誌及為聆訊排
期
監察法庭的
使用情況
| 登記處 | 裁判法院—案
件及傳票處理
系統
處理傳票及
刑事案件 | 地方法院、小
額錢債審裁處
及遺產承辦處
記錄及處理
案件的主要資
料、申請及審
批事項
檢視及查詢
案件資料
製備各類法
庭文件
為新申請核
對過往的申請
記錄、審批、
知會備忘、引
文及訴訟
| 上訴法院、高
等法院、家事
法庭及勞資審
裁處
記錄及處理
案件的主要
資料、申請
及審批事項
檢視及查詢
案件資料
製備各類法
庭文件
| 其他法院
記錄及處理
案件的主要資
料、申請及審
批事項
檢視及查詢
案件資料
製備各類法
庭文件
| 行 政 | 裁判法院—
案件及傳票
處理系統
製備管理資
料及其他統計
數據報告 | 地方法院、小
額錢債審裁處
及遺產承辦處
製備管理資
料、案量報告
、法庭使用率
報告及其他統
計報告
| 上訴法院、高
等法院、家事
法庭及勞資審
裁處
製備管理資
料、案量報告
、法庭使用率
報告及其他統
計報告辦公室
自動化 | 其他法院
製備管理資
料、案量報告
、法庭使用率
報告及其他統
計報告
陪審員管理、
資源管理、圖
書館管理、與
政府各部門相
互聯繫 |
附件2
司法機構資訊系統策略(第二階段)
各主要組合系統概覽
各主要組合系統的重要功能如下:—
(a) 高等法院、上訴法院及家事法庭的管理及編排案件。
記錄及處理案件的主要資料; 提供電腦輔助排期及綜合電子日誌給法官/司法人員
、法庭及其支援服務單位; 監察法官/司法人員、法庭及其支援服務單位的運用
情況 製備案件審訊表及法庭文件; 提供案件、檔案及文件的追索功能; 回答查詢; 提供管理資料及統計數據。
(b) 陪審員管理
管理候選陪審員資料庫; 抽選陪審員; 製備傳票及函件; 監察陪審員服務以配合案件進度.
(c) 執達服務管理
監察服務需求及執行結果以配合案件進度; 協助分派工作及調配人手。
(d) 傳譯服務管理
監察服務需求及可用人手以配合案件進度; 協助分派工作及調配人手。
(e) 人事管理
處理員工資料,技能/經驗簡歷,培訓、休假及曾任
職位紀錄; 處理休假申請,將人力資源資料與電子法庭日誌配
合。
(f) 電子法律參考資料庫
提供一個中央電子法律參考資料庫,內容包括內部
常規指示、指引、判決書及以電腦光碟出版的主要法
律參考書刊; 提供使用外界法律資料庫的接駁渠道。
(g) 辦公室自動化
提供標準政府辦公室自動化設備,例如電子郵件、
文字處理、傳真及電子日誌; 上述設備提供與(i)所有法官/司法人員及其司法書
記;(ii)總薪級表第45點或以上的人員及其秘書/助手;以(iii)
運作單位的主管
(附件3)
司法機構資訊系統策略第二階段
預期可帶來的服務改善
改善範圍 | 現行表現 | 改善後表現
|
---|
最高法院登記處
於櫃枱排隊呈遞
文件的時間
翻查訟案登記冊
時間
當事人要求查閱
法庭檔案 | 三十分鐘(繁忙
時間)一小時
每星期有二十五
次因無法尋獲檔
案而不能提供服
務
|
十五分鐘(繁忙
時間)
五分鐘內
自動追索系統可
提供檔案的所在
,免卻有關人士
返回查詢
|
法官書記
| 一天(需等候至
文件送達法官書
記)
無此服務
| 資料經登記處輸
入後即可查閱
即時可獲通知
| 執達主任及其他
登記處
| 十天 | 聆訊結果輸入後
立即獲得通知
| 懲教署
| 兩至三天 | 最高法院大
樓的懲教署
辦事處可即
時獲得通知
| 法官/司法人
員傳閱判決書 | 可達七至八 星期 | 三天內 |
(附件4)
司法機構資訊系統策略計劃(第二階段)的
成本效益分析
(按1996-97價格計算)
| | | | | ($*000)
| | 1996/97 | 1997/98 | 1998/99 | 99/2000 | 2000/01 | 2001/02 | 2002/03 | 2003/04
| 成本
| 非經常
| -開支 | 933 | 45,540 | 15,622
| -員工費用 | 2,290 | 8,2961,487
| 小計 | 3,223 | | 53,836 | 17,109
| 經常
| -開支 | - | 378 | 4,170 | 4,824 | 5,922 | 5,922
| -員工費用- | - | 4,039 | 4,678 | 4,678 | 4,678 | 4,678 | 4,678
| 小計 | - | 378 | 8,209 | 9,502 | 9,502 | 9,502 | 10,600 | 10,600
| 總額 | 3,223 | 54,214 | 25,318 | 9,502 | 9,502 | 9,502 | 10,600 | 10,600
| 效益
| 可變現的節
省額 | - | - | 2,474 | 4,948 | 4,948 | 4,948 | 4,948 | 4,948
| 理論上可
節省員工的
效益 | - | - | 7,047 | 9,396 | 9,396 | 9,396 | 9,396 | 9,396
| 可避免支
付的額外
員工費用 | - | 9,154 | 9,154 | 9,154 | 9,154 | 9,154 | 9,154
| 總效益 | - | - | 18,675 | 23,498 | 23,498 | 23,498 | 23,498 | 23,498
| 凈效益 | (3,223) | (54,214) | (6,643) | 13,996 | 13,996 | 13,996 | 12,898 | 12,898
| 累積效益 | (3,223) | (57,437) | (64,080) | (50,084) | (36,088) | (22,092) | (9,194) | 3,704
|
Last Updated on 12 Aug, 1998
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