EC(97-98)54

總目98－管理參議署
分目001薪金

請各委員向財務委員會建議，在管理參議署開設
下述編外職位，由1998年6月1日起，至1999年11
月30日止 －

1個首席管理參議主任
(首長級薪級第1點)(92,650元至98,300元)

問題

管理參議署需要一名首長級人員，全面負責推行檔案
管理策略第三期的工作。

建議

2. 管理參議署署長建議開設一個首席管理參議主任編
外職位(首長級薪級第1點)，負責掌管檔案管理策略第
三期推行組，由1998年6月1日起生效，為期18個月。
這項建議獲效率促進組專員支持。

理由

第三期的主要工作

3.檔案管理策略第一期已為整項策略的推行奠下基礎
，而第二期亦已協助多個政府部門制定和推行檔案管
理改善措施。第三期工作的主要目標是鞏固和進一步
發展前兩期推行的改善措施。現把擬在第三期進行的
工作撮述如下 -

1. 支援與提升設施
   
   
   1. 發展電腦條碼檔案管理系統的多用戶版，
      方便用戶透過局部區域網絡尋找檔案；
      
      
   2. 把電腦條碼檔案管理系統提升為雙語版，
      以管理中文標題的檔案；
      
      
   3. 為政府檔案局發展一套檔案貯放管理系統
      ，以方便把不常用的檔案由各局和部門移
      交檔案中心；
      
      
   4. 檢討政府縮微膠卷服務中心的效用和服務
      層面；
      
      
   5. 評估用戶對合併使用縮微膠卷／電子存檔
      的潛在需求，並研究以科技和管理方法應
      付這些需求；以及
      
      
   6. 以大宗採購合約形式招標，招商供應標準
      活動檔案架組合，以便使用設立在新落成
      的長沙灣政府合署的首個活動檔案架裝置
      區。
      
      
2. 支援部門的檔案管理工作
   
   
   1. 以「整全系統」的方法進行約15項部門檔
      案管理檢討，以解決這些選定部門在檔案
      管理方面的整體需要；
      
      
   2. 協助部門實施在第二期和第三期進行的研
      究所提出的建議；
      
      
   3. 設計一套以目標為本的檔案管理綜合訓練
      課程，用以培訓部門檔案主任和檔案室人
      員；
      
      
   4. 檢討、編訂和印行檔案管理工作五個不同
      範疇的指引／指示，協助各局和部門自行
      改善檔案管理系統；以及
      
      
   5. 全面檢討整項策略，以評定其成效，權衡
      是否應繼續推展，以及建議未來的路向。
      
      

人手需求

4. 我們預期檔案管理策略對各部門的檔案管理程序和
資源運用會有重大影響，而推行這項策略會涉及運作
程序和機構文化的重要改革。為早日推行更完善的檔
案管理措施，我們希望在18個月內完成策略第三期的
工作。管理參議署署長需要增聘15名人員和重行調配
另外15名現有人手，為期18 個月，由 1998年6月起生
效，以便設立一個推行組，負責策劃、安排和統籌第
三期的工作。推行組將分為三個小組，各由一名總管
理參議主任掌管，組內人員分屬管理參議主任職系和
一般職系。管理參議署和推行組的組織圖，分別載於
附件1和附件2。

5. 推行組的工作表現，會直接影響策略第三期的成果
。因此，我們需要一名具有豐富經驗和管理才能的首
長級人員掌管推行組，在18個月內完成第三期的工作
。此外，該名人員亦須具備適當的領導才能，以策導
有關工作，在政府推廣完善的檔案管理措施。因此，
管理參議署署長建議推行組主管的職級，應定為首席
管理參議主任的級別。這個建議職位的主要職務和職
責，載於附件3。

財政影響

6. 按薪級中點薪額估計，實施這項建議所需增加的年
薪開支如下 -

	元	職位數目
新設編外職位	1,144,200	1

實施這項建議所需的每年平均員工開支總額(包括薪金
和員工間接費用)為 2,155,248 元。我們會在1998-99年
度的預算草案內預留足夠款項，以支付這項建議的開
支。

7.此外，我們會開設 14個非首長級職位，為推行組提
供人手。按薪級中點薪額估計，這些職位的年薪開支
為 4,336,860 元，而每年平均員工開支總額則為
5,901,336元。我們會在 1998-99 年度透過部門編制委
員會慣常的審理機制開設這些職位。

背景資料

8.為推廣更完善的檔案管理措施，政府於1994年制定
了一項各部門適用的檔案管理策略。這項策略的目的
是協助各部門減低檔案存量和增幅，並提高檔案管理
方面的服務質素和經濟效益。

9. 考慮到策略所涉及的廣泛層面和複雜程度、對服務
和改善措施的需求、所採用的系統和科技，以及推行
這項策略對資源和財政的影響等因素，我們決定分三
期推行這項策略，並預期以大約五年時間完成有關工
作。

10. 財務委員會於1994年11月25日批准開立為數3,570
萬元的承擔額，以推行策略第一期。其後，委員會於
1996 年1月5日，批准開立為數 2,562 萬元的承擔額，
以推行策略第二期。1996年2月9日，財務委員會批准
開設一個首席管理參議主任編外職位，出任人員負責
統籌推行策略第二期的工作。該職位將於1998年6月1
日到期撤銷。

11.財務委員會已於1998年1月9日批准開立為數1,390萬
元的承擔額，以推行策略第三期。

公務員事務局的意見

12.公務員事務局同意有需要繼續由一名首席管理參議
主任來掌管檔案管理策略第三期推行組，為期18個月。

首長級薪俸及服務條件常務委員會的意見

13.由於擬設的首席管理參議主任職位屬編外性質，故
若獲准開設，當按照議定程序，向首長級薪俸及服務
條件常務委員會報告。


政務司司長辦公室
效率促進組
1998年1月



EC(97-98)54附件3




主要職務和工作目標

擬設的首席管理參議主任(檔案管理)的主要職務，是掌
管專責推行檔案管理策略第三期的管理參議小組，以及
繼續推展第一期和第二期所推行的措施；並就檔案管理
策略的策劃、統籌、監察和推行，向管理參議署助理署
長(B)負責。

主要職責

2.首席管理參議主任(檔案管理)的主要職責如下 -

1. 繼續推展策略第一和第二期所倡議的改善措施和
   所推行的系統；
   
   
2. 制定推行第三期工作的計劃；
   
   
3. 就推行策略第三期所需的各類系統、服務和設備
   的招標、標書評審、購置和裝設工作，與有關方
   面聯絡協調；
   
   
4. 就提升各部門的電腦條碼檔案管理系統的功能，
   與政府各部門聯絡協調；
   
   
5. 檢討政府縮微膠卷服務中心的效用和服務層面，
   並就用戶對合併使用縮微膠卷／電子存檔的需求
   ，研究適當的科技和管理方法，以應付這些需求；
   
   
6. 領導和進行部門檔案管理檢討，以便為各部門制
   定一套整全系統來處理檔案管理工作；
   
   
7. 策劃、領導和進行檔案管理策略的全面檢討，以
   評定其成效、權衡是否應繼續推展，以及建議未
   來的路向；
8. 領導和監督策略第三期推行組 ( 由管理參議署的
   30 名人員組成 )的工作，並監察推行組與政府檔
   案局的協調情況；以及
   
   
9. 輔助檔案管理策導委員會處理有關檔案管理工作
   的所有事宜。