EC(97-98)48
財務委員會
人事編制小組委員會討論文件
1998年1月14日
總目46－公務員一般開支
分目082可收回的薪金及津貼
（郵政署營運基金）
- 在郵政署開設下述常額職位－
1個首席行政主任職位
(首長級薪級第1點)(92,650元至98,300元)
1個總系統經理職位
(首長級薪級第1點)( 92,650元至98,300元)
- 在郵政署開設下述編外職位，至2000年7月
31日為止－
1個總郵務監督職位
(首長級薪級第1點)(92,650元至98,300元)
並刪除下述常額職位，以作抵銷－
1個總行政主任職位
(總薪級第45至49點)(72,135元至83,105元)
問題
郵政署的首長級人手支援，不足以有效應付人力資源管
理計劃、資訊科技，以及與國際和內地郵政機關聯繫等
方面日益複雜的工作和不斷增加的工作量。
建議
2.我們建議加強郵政署的首長級架構，詳情如下－
- 把部門秘書的職位，由總行政主任職級（總薪級
第45至49點）升格為首席行政主任職級（首長級
薪級第1點），以改善人力資源的管理質素；
- 開設一個總系統經理常額職位（首長級薪級第1點）
，以協助制定及推行長遠的資訊科技策略，從而
支援部門的業務和配合部門在資訊科技方面的需
要；以及
- 開設一個總郵務監督編外職位（首長級薪級第1點）
，至2000年7月31日為止，以應付在與內地和國際
郵政機關發展國際與雙邊郵政服務方面日益增加
的洽商和聯絡工作。
理由
部門秘書職位升格
3.郵政署的部門秘書屬總行政主任職級，負責部門的行
政和人力資源管理工作。他須向郵政署助理署長（組織
發展）（首長級薪級第2點）負責，但有關晉升和員工
關係的事宜，則直接向郵政署副署長負責。
4. 自職級定為總行政主任的部門秘書職位於1981年開設
以來，出任人員的職責已見大幅增加，而工作的複雜程
度亦大大提高。郵政署於1993年把215名電訊人員（包
括3名首長級人員）撥予電訊管理局，儘管如此，其編
制仍由1980-81年度的3 483個職位增至1997年11月的5888
個職位，增幅達69%。郵政署於1995年8月1日由一個經
費來自撥款的部門轉為一個以營運基金方式運作的部門
，這對該署的行政和員工管理工作構成重大影響。在這
項轉變下，部門秘書需要給予更強大的行政支援，以配
合該署更商業化和更積極的郵務與管理方針。有關詳情
載於下文。
人力資源管理
5. 在營運基金的運作模式下，郵政署須對市場的需求有
敏銳的觸覺，並致力提供優質服務。在定立部門的抱負
、使命和信念時，該署強調員工的重要性，要以「擁有
一支士氣高昂和受到重視的工作隊伍」為目標，期望員
工能「携手合作、力求完善」，並做到「處處為同事、
為市民着想」。身為部門的人力資源管理人員，部門秘
書除了負責一般的人力資源管理職能，包括招聘、晉升
、接任計劃、員工福利、員工關係和紀律外，還須制訂
策略和計劃，在員工之間推廣機構文化上所需的轉變和
就此作出支援。由於郵政署要面對在不斷改變的商業環
境中營運所帶來的挑戰，故部門秘書須就人力資源管理
作出策略部署，以支援該署的各項職能。部門秘書為改
變機構文化而策劃的工作包括為職員工會／協會舉辦研
討會，以介紹部門的抱負、使命和信念；重新修訂招聘
策略，以配合機構文化的轉變；以及加強獎勵活動，包
括成立一個員工嘉許基金。部門秘書的主要職責之一是
檢討和改善員工關係策略，以加強彼此的瞭解和信任，
包括與部門現有的八個工會維持緊密對話、聽取他們的
意見，以及取得他們的瞭解和支持。
6.部門秘書在訂定部門職系（包括郵務監督、郵務員和
郵差職系）人員的關鍵才能這項主要計劃上，擔任督導
的角色。訂定關鍵才能，目的是協助改善工作表現管理
。這項計劃亦將會作為一項「基礎計劃」，以推動其他
的人力資源管理計劃。部門秘書的策略性工作包括取得
員工的支持、為員工訂定工作標準，以及提供發展機會
和管理支援，以達到部門提高工作水平的目標。
新管理計劃
7.郵政署高級管理階層正就未來五年制定部門策略大綱
，並已成立一個策略小組，由郵政署署長出任主席，而
部門秘書亦是該小組的主要成員。該小組負責監督人力
資源管理計劃的發展工作，以建立一支具有高度技能而
又積極投入的工作隊伍，為未來五年的挑戰作準備。
8.鑑於部門秘書所肩負的職責更趨繁重，工作更為複雜
，以及他在轉變期間所發揮的作用日益重要，郵政署署
長和一般職系處長認為部門秘書一職須由一名經驗豐富
、且在人力資源管理方面有廣博知識和高度技巧的人員
擔任，負責全力推行管理計劃的有關工作。基於出任這
個職位的人員所須肩負的職務和職責，故我們認為該職
位應升格為首席行政主任（首長級薪級第1點）級別。
開設一個總系統經理職位
9. 自1995年8月1日轉以營運基金方式運作以來，郵政署
推行了多項顧客服務改善計劃。然而，在科技日趨重要
的環境下，能否進一步改善效率和顧客服務，主要取決
於郵政署如何善用資訊科技。
10.一些海外郵政機關意識到資訊科技對郵政業務的威脅
，已開始發展自己的電子商業服務，包括認證、電子郵
戳服務等，若干傳統信件服務或會逐漸演變為電子服務
。萬國郵政聯盟已成立一個工作小組，負責制定一套指
引和標準，以便各郵政機關成員發展這類服務時有所依
循。郵政署正密切監察電子商業服務的發展，以期在適
當時候推出這類服務。為了應付上述各項發展，以及郵
政署在多方面工作推行電腦化的迫切需求，署內必須有
充足的資訊科技專才。
有需要成立一支專責的資訊科技專家隊伍
11.郵政署現設有一個資訊科技科，由一名高級郵務監督
（總薪級第45至49點）掌管，負責處理部門在運作上的
資訊科技需求。他的主要職責是聯絡用戶和計劃管理。
郵政署於1996年10月在其編制內增設一個高級系統經理
和一個系統經理職位，以監察研製一套郵件追查電腦系
統的工作。
12.現行資訊科技人員架構的主要問題，在於缺乏一支專
責的資訊科技專家隊伍。這些專家須瞭解郵政署的運作
和工作的優先次序，並且能夠因應資訊科技的急速轉變
來制訂資訊科技策略。現時從資訊科技署調派資訊科技
人員到郵政署推行個別計劃的做法，效益不大。郵政署
需設立一支資訊科技專家隊伍，由一名具備足夠知識、
經驗和權威的人員主管，負責研製資訊科技系統，以迎
合部門整體的資訊需求，並對資訊科技計劃進行技術審
批。郵政署計劃於1998-99年度採用耗資約1億6,000萬元
的資訊科技系統。成立資訊科技人員隊伍，會有助郵政
署在競爭日益激烈的市場中，更能迎合顧客不斷快速轉
變的需求。
13.郵政署署長和資訊科技署署長認為，郵政署編制內應
增設一個總系統經理常額職位（首長級薪級第1點），負
責掌管另一個資訊科技科，以提供技術支援，並協助制
定和推行長遠的資訊科技策略，以支援郵政署的運作、
改善其效率和迎合顧客不斷轉變的需求。原有的高級郵
務監督將繼續掌管現有的資訊科技科，負責監督業務方
面的工作。
開設一個總郵務監督的編外職位
與海外郵政機關洽商
14.郵政署是亞太區和全球處理郵件量最多的郵政機關之
一，每年處理的國際郵件約達2億1 500 萬件。郵政署一
直非常積極參與國際郵政事務，在國際郵壇上地位崇高
且享負盛名。回歸後，郵政署繼續以獨立郵政機關的形
式運作，包括就服務安排與海外郵政機關洽商。要在競
爭日益激烈的環境中經營，郵政署必須不斷提升服務的
質素。海外郵政機關所提供服務的質素能夠符合郵政署
所要求的標準是極為重要的，因為這樣才可實質改善為
顧客提供服務的質素。郵政署即將與各海外郵政機關進
行連串磋商，以期就他們所提供服務的水準簽署諒解備
忘錄。郵政署需要一名職位相當、具備豐富郵務運作經
驗的首長級人員領導洽商工作。
與國內郵政機關聯繫
15.郵政署以中華人民共和國代表團成員的身分參與國際
盛會，或以獨立身分出席一些並非只限國家參加的活動
。繼續參與這類國際活動是相當重要的，郵政署可藉此
在國際郵壇上就重要事項的發展發揮影響力。為達致這
個目標，郵政署副署長在出席國際會談和會議前，必須
頻頻與內地郵政機關接觸，商討策略與政策；他亦須確
保香港的立場見解，即使與內地不同，仍可得以提出討
論。由於聯絡工作日漸增加，郵政署副署長只由一名高
級郵務監督提供支援的現行安排，顯然不足以應付所需。
16.自香港回歸中國後，兩地郵政機關的關係更加密切。
郵政署正考慮推出多項新服務或改善現有服務，其中包
括推出郵滙服務、與內地更多城市互換直遞郵件、擴展
特快專遞網絡，以及制定更高的服務標準。在各項計劃
發展初期，郵政署必須與內地各部、省和市級郵政機關
經常進行討論，以便就擴大服務範圍和這些服務的運作
安排達成協議。這令郵政署的人手更形緊絀。
萬國郵政聯盟會議
17.萬國郵政聯盟會議為五年一度的盛事，下屆會議將於
1999年8月在北京舉行。中國作為是次會議的主辦國，已
成立一個籌委會，以籌辦這項國際盛事，而作為萬國郵
政聯盟中國代表團成員的郵政署，亦將會積極參與籌備
工作，包括聯絡萬國郵政聯盟和其他海外郵政機關，並
與內地郵政當局就會議中所提出事項應採取的策略進行
討論和達成共識。有關工作極為複雜，需要一名具備所
需經驗、能力和技巧的首長級人員專責處理。
18.有鑑於此，郵政署署長認為應開設一個總郵務監督編
外職位，出任人員負責掌管對外事務科。建議的總郵務
監督預期須於會後總結有關的統籌工作，因此，該職位
須保留至2000年7月31日。其後，郵政署署長會檢討是否
有需要保留該職位。
19.首席行政主任、總系統經理和總郵務監督等建議職位
的職責說明分別載於
附件1至附件3。郵政署現行和建議
組織圖分別載於
附件4和
附件5。
財政影響
20.按薪級中點薪額估計，實施這項建議所需增加的年
薪開支如下－
| | 元 | 職位數目
|
|---|
| 新設常額職位
|
|
首席行政主任
(首長級薪級第
1點) | 1,144,200 | 1
|
| 總系統經理
(首長級薪級第1
點)
| 1,144,200 | 1
|
| 新設編外職位
|
|
總郵務監督(首
長級薪級第1點)
| 1,144,200
| 1
|
| | ____________ | ____________
|
| | 3,432,600 | 3
|
| 減去 |
將刪除常額職位
|
| 總行政主任
(總薪級第45至
49點) | 929,220 | 1
|
| | ____________ | ____________
|
| 總數 | 2,503,380 | 2
|
| | ____________ | ____________
|
21.實施這項建議所需增加的每年平均員工開支總額(包括
薪金和員工費用)為4,526,150元。此外，開設上述建議職
位亦須增設一個二級私人秘書職位，按薪級中點薪額估
計，所需增加的年薪開支為171,960元，而每年平均員工
開支總額則會增加283,620元。1997-98年度郵政署營運基
金業務計劃已預留足夠款項，以支付建議所需的額外開
支。
22.實行上述建議所需費用佔郵政署估計經常開支總額的
0.13％，故有關建議對各項收費只會造成輕微影響。
背景資料
23.1997年8月，郵政署開設一個總系統經理編外職位，
為期六個月，出任人員負責為郵政署監督一項有關制
訂長遠資訊科技發展策略的研究。其後在1997 年11月
，該署展開資訊系統策略研究，研究報告將於1998 年
年初完成。在開設總系統經理常額職位後，該編外職
位將予以刪除。
24.1996年7月，郵政署重組首長級架構，其中一項相關
的轉變是計劃把國際事務及運作支援科分拆為對外事務
科和運作支援科，各由一名高級郵務監督掌管，他們將
分別向郵政署助理署長（組織發展）和郵政署助理署長
（郵務）負責。不過，當時由於該署須待回歸後與內地
郵政機關的關係更趨明朗時才檢討該科的職能，分拆該
科的計劃遂暫時中止。儘管如此，國際事務及運作支援
科其時已易名為對外事務及運作支援科，並仍然由郵政
署助理署長（郵務）負責督導。
25.郵政署現已檢討有關情況。有鑑於郵政署在國際郵壇
上繼續發揮影響力是十分重要，以及與內地郵政機關的
聯繫日益緊密，故該署認為應成立一個新的對外事務科
，負責與萬國郵政聯盟及內地和海外的郵政機關聯絡。
由於所處理的工作會對郵政署和其轄下現有的三個部門
構成重大影響，新的對外事務科應由一名總郵務監督，
而非原先提議的高級郵務監督掌管（開設高級郵務監督
職位一事已因有關檢討暫時擱置），並由郵政署副署長
直接督導。在分拆後，郵政署助理署長（郵務）仍會繼
續管理由一名高級郵務監督主管的運作支援科，並負責
各項旨在改善服務的檢討，包括改善本地和國際郵件服
務的質素。
公務員事務局的意見
26. 公務員事務局贊成郵政署把部門秘書一職升格和增
設兩個首長級薪級第1點職位，以加強首長級人手支援
，俾能應付日益繁重的部門行政、資訊科技發展及聯絡
內地和國際郵政機關等工作。公務員事務局考慮到出任
上述職位的人員所須肩負的職責和須具備的專業知識，
認為這些職位的職系和職級，以及總郵務監督編外職位
的開設期，均屬恰當。
首長級薪俸及服務條件常務委員會的意見
27. 首長級薪俸及服務條件常務委員會表示，如開設上
述職位，建議的職級是恰當的。
經濟局
1998年1月
EC(97-98)48附件1
郵政署部門秘書
職責說明
職級：首席行政主任（首長級薪級第1點）
直屬上司：郵政署助理署長（組織發展）
職務和職責：
1. 研究並制定人力資源政策與策略，以協助首長級高層
人員實踐部門的抱負、使命和信念，並擔任郵政署決策
委員會委員／秘書。
2. 研究並制定員工關係策略和員工協商策略及有關行動
方案，並擔任部門協商委員會的管方代表，以及處理員
工關係事宜。
3. 就所有人力資源職能，向首長級高層人員提供意見，
這些職能包括招聘、晉升、留任、獎勵員工、服務條件
、紀律、工作表現管理、員工福利，以及各項編制事宜
，如人手需求、職級審訂和人力資源調配。
4. 監察向部門所提供的行政支援服務是否妥善有效，這
些支援包括辦公室組織和程序、存備記錄、翻譯服務、
秘書和打字服務，以及員工康樂活動。
5.管理部門內所有一般職系人員，並為部門提供行政支
援服務。
EC(97-98)48附件2
總系統經理
職責說明
職級：總系統經理（首長級薪級第1點）
直屬上司：郵政署助理署長（組織發展）
職務和職責：
1.掌管資訊科技科II，以研製和推行新的資訊科技系統，
並善用和保養現有的系統。
2. 擔任部門的資訊科技權威，就所有與資訊科技系統有
關的技術建議和可行性研究，進行技術審批，並確保符
合適當的技術標準和香港郵政的最大利益。
3. 擔任部門高層管理人員的資訊科技顧問，就資訊科技
的發展趨勢和如何運用資訊科技協助郵政署解決問題，
提供意見。
4.監察制定資訊科技策略和政策的工作，以及在管理階
層批准有關策略和政策後，監督策略和政策的推行。
5.與資訊科技署和其他外間機構聯絡，商討有關郵政署
資訊科技發展的事宜。
6.監察搜集和分析技術情報的工作，並就資訊科技界的
發展，以及應用新科技以改善顧客服務及／或提高運作
效率，提供意見。
EC(97-98)48附件3
總郵務監督
職責說明
職級：總郵務監督（首長級薪級第1點）
直屬上司：郵政署副署長
職務和職責：
1.負責與內地郵政機關聯絡，以制定有關發展中港兩地
服務的策略和政策。
2.參與1999年在北京舉行的萬國郵政聯盟會議的策劃工
作，並於有需要時負責其他與會議有關的籌備工作。
3.代表香港特別行政區參與萬國郵政聯盟監察組，討論
有關國際特快專遞服務的策略，並於其他國際郵務會議
和計劃中擔任代表。
4.統籌所有關於推行萬國郵政聯盟會議決定和決議的事
宜，並檢討有關事項，以期作進一步改善。
5.檢討符合各項郵務條約和公約所需的調整，提出建議
，並監察有關執行工作。
6.進行終端費研究，並就所需收費擬訂政策。
