財務委員會討論文件

EC(97-98)50

財務委員會
人事編制小組委員會討論文件
1998年1月14日

總目142－政府總部：政務司司長辦公室及財政司司
長辦公室

分目001薪金

問題

政務司司長辦公室和財政司司長辦公室的總行政主任
(行政)職位(也稱為內務組主管)的現行職級，與出任該
職位的人員所須肩負的職責和具備的經驗並不相稱。

建議

2.我們建議把內務組主管一職的現行職級，由總行政主
任(總薪級第45至49點)升格為首席行政主任(首長級薪級
第1點)。

理由

3.1995年4月，我們把行政署長所負責的決策科資源管理
工作轉交各決策科首長負責。在轉交職務之後，我們把
內務組主管的職級由首席行政主任降格為總行政主任。
在過去兩年，特別在香港特別行政區政府於7月1日成立
後的數月，內務組主管的職務和職責顯著增加。我們估
計這個趨勢會持續下去，因此有需要加強對內務組的行
政和資源管理支援。內務組工作量增加和工作日趨複雜
的情況，詳載於下文。

資源管理

4. 內務組主管協助行政署長處理政務司司長辦公室和財
政司司長辦公室，以及其下各組(包括效率促進組、中央
政策組、行政會議秘書處、禮賓處和政府檔案局)的財政
和人力資源需求。由於政府推行多項新措施和服務，故
需在政務司司長辦公室和財政司司長辦公室轄下設立多
個新組別，即如工商服務業推廣署、法律援助服務局和
房屋用地供應督導委員會。再者，禮賓處的工作範圍在
回歸後已大為擴大。以上各項發展均令內務組資源管理
方面的工作大幅增加。

5. 行政署長也負責重大事件的資源統籌工作。這些事件
通常十分矚目，可能是涉及多個綱領範圍，也可能是在
政務司司長或財政司司長督導下進行，例子包括設立交
接儀式統籌處、嘉利大廈火災調查委員會和一年一度的
施政報告小組。我們估計不時會出現一些情況，需要由
行政署長執行這類專責工作。內務組主管須迅速向行政
署長提供意見，並在很短的時間內取得所需的資源。他
須聯同庫務局、公務員事務局和其他相關的決策局的首
長級人員，一同執行統籌、諮詢和擬備文件的工作。由
於屬高層次而性質敏感的工作數量極多，內務組主管須
親自處理，確保能適時提供所需的資源。

6. 政務司司長辦公室和財政司司長辦公室的資源管理工
作，無論在工作量或複雜程度上均有所增加，必須由一
名職級較高的人員處理。

部門協調工作

7.行政署長須根據行政長官的施政報告和政策綱領載列
的承諾，監察決策局和部門所採取的措施，並在這些決
策局和部門政策範疇內的工作有任何延誤的可能時，向
政務司司長和財政司司長報告。內務組主管負責整理決
策局和部門對工作延誤的回應；確定須予介入的範疇，
以及建議應採取何種措施，以減少延誤情況，或是更有
效地達致所定目標。由於這些職務涉及與高級人員的聯
絡和協調決策局和部門之間的工作，因此，我們需要一
位對政府機制有深入了解的首長級人員來處理上述職務。

辦公地方

8. 內務組負責監督中區政府合署範圍內物業的管理，以
及為設於合署內的決策局提供共用服務。自行政長官辦
公室遷往中區政府合署後，在管理合署範圍內物業和提
供共用服務方面，無論工作量或工作複雜程度均有所增
加。由於預期中區政府合署政府總部將有更多公眾集會
和重要訪客，故內務組主管需要制定保安策略，並負責
策略的推行。因此，他的職責非常重大，要確保設於中
區政府合署的各辦事處能順利處理政府事務。

9. 為提高中央政府的運作效率，以及配合決策局的擴展
和政府總部各決策局首長職責的重組，我們需要確保中
區政府合署內可供使用的辦公地方能地盡其用。此外，
內務組將於1998年年中接管美利大廈的管理工作，屆時
該大廈會成為中區政府合署一部分，為決策局提供更多
辦公地方。內務組主管須在徵詢受影響決策局和工務部
門的意見後，草擬一套周詳的策略，以改善樓宇管理、
合理分配辦公地方，以及訂定一個適時的重新編配和按
次序調遷的計劃。長遠來說，內務組會策劃中區政府合
署的搬遷事宜，當局正就這方面進行可行性研究。由於
管理辦公地方的職責範圍擴大，責任也較前重大，故此
有需要由一名首長級人員負責處理。

政府總部的政府通訊網絡

10.為方便資料傳輸和決策工作，我們已把中區政府合署
各決策局的所有局部區域網絡(以下簡稱「局域網」) 與
政府通訊網絡連結。中區政府合署個別決策局負責管理
本身的局域網，而內務組則負責管理政府總部政府通訊
網絡的發展和改良工作。所有有關網絡的修改均須妥善
協調，以確保能彼此兼容，這是非常重要的。內務組亦
須解決通訊上共同關注的問題，並提高政府通訊網絡的
效率。他必須與各決策局磋商，共同制定長遠策略，以
定期改善和更新政府通訊網絡的功能和運作。作為第一
步，我們打算於1998-99年度在內務組之下成立一個由資
訊科技人員組成的小組，就更廣泛使用資訊科技提供諮
詢服務，期望以具成本效益的協調方法來應付中區政府
合署內所有決策局的共同需求。

需要由首席行政主任出任內務組主管

11.鑑於內務組主管的職責有所增加，工作亦更趨複雜，
我們認為有需要把該職位的職級由總行政主任升格為首
席行政主任。附件1和附件2分別載列內務組主管的建議
職務和政務司司長辦公室行政署的組織圖。

12.為應付內務組即時的運作需要，以協調各項工作，包
括設立永久的行政長官辦公室、翻新行政長官官邸、重
新編配中區政府合署辦公地方，以及實施相關的保安改
善措施，我們已於1997年11月1日根據獲轉授的權力開設
一個首席行政主任編外職位，由出任該職位的人員擔任
內務組主管，而現有的總行政主任職位則懸空。在建議
的常額職位開設後，上述編外職位便會撤銷。

財政影響

13.按薪級中點薪額估計，實施這項建議所需增加的年薪
開支如下 -

		元	職位數目
	新設常額職位	1,144,200	1
減	刪除常額職位	929,220	1
	增加開支	214,980	0

實施這項建議所需增加的每年平均員工開支總額 (包括薪
金和員工間接費用)為434,760元。實施這項建議無須增設
非首長級職位。我們並沒有在1997-98年度的預算中預留
款項，以支付這項建議的開支；估計在本財政年度餘下
數月所需的款額為 35,830 元。如獲委員批准，我們會根
據獲轉授的權力追加所需撥款，以及在1998-99年度的預
算草案中預留所需款項，以支付這項建議的開支。

背景資料

14.內務組負責管理政務司司長辦公室和財政司司長辦公
室的財政和人力資源；並監督中區政府合署範圍內物業
的管理工作，以及向各決策局提供的共用服務。目前，
內務組由一名總行政主任出任主管，並有165名輔助人
員。

公務員事務局的意見

15.鑑於總行政主任(行政)一職的職責有所增加，工作亦
更趨複雜，公務員事務局支持把該職位的級別升格為首
席行政主任，並認為擬設職位的職級和職系均屬恰當。

首長級薪俸及服務條件常務委員會的意見

16.首長級薪俸及服務條件常務委員會表示，如開設上述
職位，建議的職級是恰當的。

政務司司長辦公室及財政司司長辦公室
1997年12月

EC(97-98)50附件1

內務組主管
職務說明

職級：首席行政主任

就下述職務向副行政署長(2)負責 -

1.就中區政府合署辦公地方的所有事宜提供意見和執行
監督工作，範圍包括在美利大廈撥歸政府總部後接管該
大廈的管理工作，以及參與有關中區政府合署各決策局
搬遷計劃的可行性研究和其後的實施工作；

2.監督有關政務司司長辦公室和財政司司長辦公室的部
門人事、財政和一般行政事宜；

3.整理決策局和部門的回應，並擬訂措施，協助決策局
和部門履行其政策綱領；

4. 制定中區政府合署作為政府總部的樓宇和外圍保安政
策，所需工作包括找出保安上的漏洞、制定所需的保安
措施和監督其後的人員編制與運作等；

5. 統籌政府總部內由中央提供的共用服務，包括政府總
部政府通訊網絡的發展，並執行監督工作；

6. 管理內務組轄下的總務部和行政部；

7. 出任政務司司長辦公室和財政司司長辦公室的員工投
訴主任和部門投訴主任，並出任中區政府合署停車場車
位編配委員會、政府總部職員聯誼會管理委員會和食堂
管理委員會的主席；以及

8. 監督向行政署所提供的行政支援，包括闡釋總務規例
、編篡各公務委員會及其他名表和政府電話簿，以及公
布和檢討行政署長發出的通告。