一九九八年三月二十三日

引言

本文件旨在告知各議員，在政府內部推廣使用中文的
措施、進度和最新發展。

語文政策

2.一九九五年，政府發表《公務員使用中文事宜工作
小組報告書》，闡明政府的長遠政策目標，是要培養
一支中英文俱佳，能操廣東話、普通話和英語的公務
員隊伍。

公務員聘任事宜上的中文要求

3.要建立一支雙語的公務員隊伍，其中一個最有效的
方法就是從入職要求著手，訂立一定的語文要求，使
到新入職的公務員均能有一定的中英文語文能力。我
們自一九九五年八月一日起，要求所有以本地常額及
可享退休金條款 (長俸條款)新聘的人員，都必須符合
職位所須的中英文語文能力要求。所要求的中文水平
標準，一般訂為在中學會考中國語文科取得合格程度
；個別部門、職系可因應不同情況，與公務員事務局
商討，訂立不同的中英語文標準，以切合實際環境及
工作需要。

推廣使用中文的策略

4.除了聘任要求的改變以外，政府推廣使用中文的策
略，是以多方面的積極措施，鼓勵各局 / 部門，在配
合日常運作及服務性質的情况下，以循序漸進及有系
統的方式，在公事上多用中文。同時，我們亦積極提
升公務員的中文語文能力，以配合推動中文的政策。

5. 在政府內部推廣使用中文的具體工作如下：

(一)訂立公文寫作體制，以配合推廣使用中文的工作
，包括為公務員訂定使用中文的指引和標準，檢討公
務員使用中文的情况。

(二)締造有利公務員廣泛使用中文的環境，包括提供
支援和輔助設施、編寫參考材料和公文寫作手冊等。

(三)加強與各局/部門和職系的聯絡，並密切留意使用
中文的進度。

(四)提供多種培訓課程，提高公務員應用中文的能力。

推廣使用中文的措施及進度

訂立寫作體制

6.法定語文事務署發出《公務員使用中文指引》和《
廣泛使用中文計劃表格》，協助各局 / 部門制訂推廣
使用中文的策略，並提醒公務員在公事上使用中文所
應注意的事項。此外，法定語文事務署出版了九冊《
政府公文寫作手冊》，訂立中文公文寫作的體例和格
式，協助公務員掌握公文寫作技巧。

締造有利環境

7.為締造有利公務員廣泛使用中文的環境，法定語文
事務署實施了以下一系列措施：

(一) 編纂政府部門常用英漢辭彙 (共十八輯)，劃一公
文用語。最新編纂的辭彙，更增設漢語拼音一欄，以
便讀者掌握辭彙的普通話讀音。為便利公務員快速檢
索各輯的詞條，法定語文事務署已製作辭彙電子版，
發給各局 / 部門使用，並會不斷修訂現有的辭彙，以
及繼續編訂新的辭彙。

(二)利用中文電腦軟件，設計常用公文格式範本，包
括公函、便箋、錄事、會議紀錄和會議議程等多款常
用公文格式，便利公務員使用。

(三)自一九九六年四月開始推行一項動用1.128億元的
三年計劃，為秘書、文書及行政主任職系人員提供中
文文書處理培訓，和購置微型電腦硬件和中文文書處
理軟件。至本年三月初，法定語文事務署已分發約
3 600 套中文文書處理設備給各局 / 部門，並已安排
12 700 名一般職系人員接受中文文書處理訓練。估計
在一九九九年三月底前，所有行政主任職系和秘書職
類人員，以及約60%文書職系人員，都有機會接受中
文文書處理訓練，以應付實際工作需要。

(四)舉辦研討會及設立電話查詢服務，讓公務員就推
廣使用中文和公文寫作事宜參考專家的意見，並交流
經驗。

(五)加強中文主任職系在推廣使用中文時所發揮的作
用。除提供一貫的翻譯和傳譯服務外，中文主任還會
為其他公務員解答有關使用中文的問題，並為他們審
核稿件。中文主任的在職培訓也相應加強，以進一步
提高他們的語文水平，使他們能夠更有效地協助其他
公務員在公事上使用中文。

加強與各局/部門和職系的聯絡

8.法定語文事務署並積極聯絡和鼓勵各局/部門和職系
推廣使用中文，詳情如下：

(一)法定語文事務署在一九九六年推行試點部門計劃
，邀請九個經常與市民大眾接觸的部門，試行更有系
統地推廣使用中文。這九個部門是市政總署、區域市
政總署、消防處、入境事務處、教育署、社會福利署
、民政事務總署(前稱政務總署)、房屋署和勞工處。
試點部門計劃已在一九九六年年底結束，而這九個部
門至今仍然積極使用中文。

(二)法定語文事務署鼓勵各局/部門設立使用中文工作
小組，統籌內部推廣使用中文的工作。現時各局 / 部
門共設立了四十二個中文工作小組。這些工作小組積
極發揮作用，界定可用中文的文件種類，以及舉辦推
廣中文活動。部分沒有設立中文工作小組的局/部門，
也各自按本身的情況成立了統籌推廣中文的機制，例
如指定一名首長級人員監察局/部門使用中文的情況，
把有關問題納入高級人員會議或部門行政委員會的議
程內。

(三)法定語文事務署在一九九七至九八年間，曾探訪
三十多個局/部門和職系的代表，就局 / 部門和職系使
用中文的情況交換意見。法定語文事務署在一九九八
至九九年度會繼續探訪其他局/部門和職系。

(四)設立聯絡網，加強與各局/部門的溝通，以便掌握
各局/部門使用中文的最新情況。

培訓安排

9.為進一步協助部門推廣使用中文及應付日常工作的
需要，培訓處已加強了語文培訓服務；包括提供各種
中文寫作課程，如常用公文寫作技巧，公文的修辭技
巧及內地與特區公文寫作的異同等。鑒於有公務員因
工作關係而未能參加課堂培訓，培訓處特地將部份標
準課程改編成自學教材派發予各部門及職系的人員，
為他們提供另一學習公文寫作技巧的途徑。在一九九
五年至一九九八年三個年度內，培訓處為各項課程先
後提供了約27,900 個課堂名額，及派發了83,000 份自
學教材。

10.在普通話培訓方面，培訓處同樣地編訂了標準課程
和為個別部門及職系設計職務課程，並將學員名額大
幅增加。在一九九五年至一九九八年，各項普通話課
程的課堂名額為數共 21,500個，自學教材的派發量亦
達42,000 份。

11.對於不諳廣東話的公務員，培訓處亦不斷為他們提
供各種廣東話及漢字課程，以應付工作上的需要。在
一九九五年至一九九八年，修讀各項課程的學員人數
約有850名。

公務員使用中文的情況

12.以上各項工作已取得初步成果，並在以下的工作範
疇可見一斑：

(一) 回覆市民和職工會的中文函件

(二)撰寫本地人員內部會議的文件和記錄

(三)撰寫發給本地人員的內務通告

(四) 撰寫演詞、單張和工作報告

(五) 編印部門期刊和通訊；及

(六) 徵詢公衆意見的諮詢文件

未來展望

13.一九九八至九九年度推廣使用中文的工作重點如下：

(一) 專責小組

法定語文事務署在本年一月開始，展開由中文主任帶
領的外展試驗計劃，按各局/部門的實際情况，設計切
合需要的策略。專責小組提供的具體支援包括：

-了解各局/部門人員使用中文的情況，在使用中
文所需設備方面提供支援

-制定推廣使用中文的策略

- 發出有關使用中文的指引

- 訂定使用中文的範圍

(二) 編訂公文樣本

為協助公務員直接用中文處理文件，法定語文事務署
會為多個部門編訂部門常用公文樣本。

(三) 翻譯重要規例和通告

廣泛使用中文，可從行政工作着手。公務員經常因應
需要，使用不同的政府通用表格，而負責行政的人員
更須經常參閱和引用政府規例。法定語文事務署正翻
譯所有主要政府規例（包括《公務員事務規例》）和
政府通用表格。這兩項工作完成後，公務員在公事上
使用中文，當會更感方便。

(四) 政府中文通用字庫

一九九八至九九財政年度，法定語文事務署獲得撥款
，研製一套政府各部門適用的通用中文字庫，以方便
各部門交換中文電腦檔案，配合辦公室自動化計劃和
公事上多用中文的政策。

(五)培訓課程

公務員培訓處在一九九八至一九九九年度會繼續為各
部門的公務員提供各類中文培訓課程。中文寫作的學
員名額將維持在9,500至10,000位的水平。培訓處亦會
因應各部門及職系的需求而繼續派發自學課程，現時
預計的派發數量是 16,000套。普通話的課堂名額則會
增至 7,500名，培訓處亦預計會派發 7,000套自學課程
。為不諳廣東話及漢字的公務員提供的課程名額預計
達200名以上。

結論

14.政府內部推廣使用中文的進展良好。隨着推廣工作
不斷擴展，公務員在公事上使用中文，會日益普遍。



公務員事務局
一九九八年三月二十七日


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