第16章

公众参与

16.1对世界各地的问责立法机关来说，与公众联系接触，并让公众参与立法过程，向来都是重大的挑战。现今利用当代科技与公众联系接触，被视为一项重要的议会职能。作为民众的立法机关，民选议员的基本角色就是代表民众发声，并在履行宪制职能时回应民众的需要。鉴于香港社会各界有不同的利益，而且公众期望议会有更大的代表性和问责性，公众的参与便成为了解公众意见和诉求，以至建立立法机关与公众对话的直接方法。

16.2香港立法机关的运作方式经历了重大变革，藉以加强历任议员在代表民意方面的角色，并提供渠道向政府最高当局转达公众的不满和意见，特别是立法机关在1968年采纳《会议常规》及在1970年行政立法两局非官守议员办事处成立后，变革尤多。即使在香港特别在1997年成立后，立法机关的变革一直持续，令香港立法会成为一个向市民负责和开放的立法机关。这些改革和转变可归纳为下列3个范畴：

(a)征询和代表公众及持份者意见的方法，以求立法机关在立法及履行其他职能的过程中，顾及他们的需要；

(b)确保市民大众接触立法机关工作的途径具透明度和开放，务求建立公众对立法机关的信任和信心；及

(c)设立设施以积累立法机关的承传经验，并加强让年青一代参与的渠道，使立法机关得以持续发展和成长。

16.3本章会概述为达致上述3个范畴的目标，立法机关所进行的工作，以及立法会行政管理委员会(下称"行政管理委员会")实施的行政安排及提供的各项设施和服务，当中会侧重阐述该等工作、行政安排、设施及服务的历史背景及理念。至于有关的日常运作细节，可在立法会网站阅览，本章不作详述。

征询及代表公众意见

历史背景

16.4为了更能代表公众意见，在1990年代初期，立法机关着意致力加强事务委员会作为讨论平台的角色，让议员、相关政策局局长及政府部门就公众关注的事宜交流意见。一如第15章所载，事务委员会除了跟进申诉制度下当值议员所转交的意见之外，亦会主动邀请持份者、关注组织及市民大众提出意见，以听取公众就任何事项所表达的各方面意见。为此，当时惯常采用的做法是在一份中文报章及一份英文报章刊登广告，邀请公众在指定的2至3星期內向事务委员会提交意见书。随着立法会于1996年设立官方网站后，较常用的做法是在网站刊载公告并发出新闻稿，就某事项邀请各界提交意见。现时，虽然在报章刊登广告仍是让公众知悉立法机关邀请提交意见的途径之一，但考虑到成本因素，而且相比于日益增加的网络浏览人数，报章读者数目有限，今天已甚少采用刊登报章的做法。

16.5在1990年代，按惯常做法，在接获公众的意见书后，秘书处会拟备意见摘要，以便有关事务委员会的委员在编定的会议上进行讨论。另一常见做法是邀请相关的专业团体及关注组织表达意见，并回应委员的提问。至于透过申诉制度就有关事宜提出意见或直接向事务委员会表达意见的团体或人士，事务委员会如认为合适，也可邀请他们出席会议。政府官员亦会获邀请出席会议，并可能被要求在会议上回应与会团体就相关事项提出的问题，惟只有在事务委员会主席认为合适并作此要求时，才须回应有关提问。事务委员会经常获提醒，除非事务委员会根据《立法会(权力及特权)条例》(第382章)第9(2)条获立法会藉决议特别授予传召证人的权力，事务委员会本身并无此权力。除议员及官员外，任何在事务委员会公开会议上应邀发言的人士不受第382章保障。

16.6随着议会推动公众更多参与公共事务，越来越多人愿意出来表达意见，并到事务委员会席前，特别就新政策、拟议法例及主要工程项目攸关的事宜，陈述己见。事务委员会就政府的咨询文件举行公听会，亦已成为常见安排。如举行公听会，事务委员会通常会安排在政府的咨询期届满前举行，以便事务委员会可整合收到的意见提交政府，以供考虑和回应。

16.7征询公众意见已被建立在委员会惯常工作程序之中，不仅是事务委员会，其他委员会亦常采用。例如在法案委员会审议法案过程中，以及內务委员会辖下小组委员会研究附属法例及其他事宜时，经常会征询公众意见。尽管到委员会／小组委员会席前陈述意见的人士不受第382章保障，也不享有该条例下的豁免权，但与会团体仍坦诚表达意见，希望有关意见可记录在案，并在委员会／小组委员会讨论有关事宜时获得跟进处理。自2006年开始，为有助保障与会团体，所有拟举行公听会的委员会，均会在发给团体的邀请信中加入一项声明，提醒各团体其并不享有相关的法定保障及豁免权，而其所提交的意见书及口头申述亦不受保障。委员会主席在公听会开始时，亦会按大意相同的说法提醒与会团体。

公听会的进行

16.8举行公听会是征询公众意见的程序一部分。此举让与会团体可作口头申述，也提供机会让委员会委员与团体澄清其意见书的任何观点。如委员会认为宜就某特定事项征询公众意见，应先定下征询公众意见的事项所渉范畴、提交意见书的期限，以及提出口头申述要求的截止日期。按照一般安排，提交意见书的期限不会少于2至3星期。至于要求作口头申述的截止日期，通常会订于公听会举行前的1至2星期，以便作出筹划，并咨询主席及委员有否需要加开公听会的节数。

16.9委员会须决定是否有任何团体应获邀提出意见，例如18区区议会、相关的专业团体及行业团体等。委员会可决定以何方式邀请公众提交意见，例如发出新闻稿及／或在立法会网站刊载公告。[1] 在订定公听会的日期和时间时，委员会会考虑尽量方便公众。近年，公听会经常在星期六举行。有关政策局的代表会获邀列席公听会以听取意见，但通常不会即时要求他们回应会上所提意见的相关问题。在公听会结束时，委员会或会要求列席的官员作初步回应。委员会通常会于公听会后另行举行会议，让官员有时间研究所听取的公众意见，并回应委员会的问题。

16.10在安排公听会时，秘书须确定拟作口头申述的团体数目(当中或包括个别公众人士)，并向主席建议举行公听会以听取公众意见所需的节数。已透过申诉制度就同一事项提交意见的团体，亦会收到举行公听会的通知。委员会鼓励团体提交意见书，至于是否到委员会席前作口头申述，则由团体自行决定。不论与会团体有否提交意见书，每一团体应获分配相同的时间作出申述。在一般情况下，每一团体会有不少于3分钟的发言时间。委员不得向与会团体提问，惟主席可要求团体作出澄清。委员会委员可于公听会末段安排的全体讨论环节，询问与会团体意见或要求澄清。如同一公听会有两节或以上，全体讨论环节会安排在各节公听会的末段举行。

16.11如有需要，秘书会就意见书提出的事宜及关注事项拟备摘要。意见书一般不备译本，但如主席指示，一些篇幅较长的英文意见书会备有中文撮译本。除非有关团体反对公开其意见书，所有意见书均会送交委员及政府，并公开让公众人士阅览。

关乎公众人士口头申述意见的程序

16.12委员会进行公听会所采用的程序并沒有在《议事规则》或《內务守则》內订明。不过，在立法会网站备有的各份委员会主席手册中，则订有一些指引，述明邀请公众提交意见、与会团体的发言次序及时限等。一般而言，在公听会上，每名已登记的公众人士只可以团体／组织代表的身份或个人身份发言一次，亦不可代表缺席的团体再次发言。然而，委员会主席可酌情弹性处理特别要求。[2]

16.13就处理团体／组织的名称带有冒犯性及侮辱性含义的情况，议事规则委员会察悉到，委员会主席一直有权就意见书载有一些带有诽谤成分的言论／用语，而该等言论／用语是针对某些人士或团体，又或会令某些人士或团体感到尴尬，可对有关意见书的传阅作出限制，例如命令此类意见书只发送委员传阅，或须在传阅之前先涂遮当中带有诽谤成分的言论／用语。而委员会主席在主持会议时处理这情况的权力与此相同。如团体的名称可能令立法会议事程序的严肃性或庄严性受到影响，主席有权拒绝接纳该等名称。[3]

出席会议的公众人士的不检行为

16.14《议事规则》第87条规定，委员会主席可命令将任何行为不检或看来相当可能有不检行为的公众人士驱离会场。

与地区人士的整体联系活动

16.15立法会议员按照《內务守则》第32条所订的安排，定期与18区区议会的议员进行讨论及交換意见，是悠久的传统。个别区议会在会议上，会提出其关注的事项以进行讨论。个别个案会交由公共申诉办事处处理，而政策事宜则通常会转交有关事务委员会作更深入的研究。按这些会议的编排方式，在每届立法会任期內通常会与每个区议会进行3次会议。所有议员轮值出席这些会议，而来自同一地方选区的议员会列为常任成员。其中一名议员会按轮值表担任会议的召集人。召集人负责在会议前统筹有关讨论事项的背景资料研究，并于会议举行3个月后向区议会提供进度报告。此外，每年均会与18区区议会的正、副主席举行一次午餐聚会。

16.16其他与地区人士举行的类似联系会议，包括与乡议局[4] 议员的定期会议及与香港主要慈善机构[5] 每年举行的茶聚。立法会议员透过与社区领袖定期会晤交流，更能深入了解社会各界对可能影响市民福祉及香港长远发展的事宜有何意见。

提高立法机关的透明度

16.17议员十分明白，要鼓励市民大众表达意见，至为重要的是建立公众的信任和信心，相信立法机关会认真考虑他们提出的意见，并与有关当局跟进。立法机关运作保持透明和市民得以取览资讯，是建立立法机关与市民之间信任的基石。香港立法机关在提升运作透明度方面，已有长足的发展，从起初在会议厅现场旁听会议过程，到后来立法局会议于1975年开始在电台广播，再于1986年起透过电视进行广播；而自官方网站于1996年成立以来，立法会所有委员会的公开会议由2006年起已透过其网上广播系统作广播，及至2014年开始更在互联网上的不同社交媒体平台进行广播。

旁听立法会及委员会会议过程

16.18让新闻界及公众人士进入会场旁听立法会的会议，是确立已久的做法，源于1997年前立法机关的《会议常规》[6]，并在香港特区立法机关的现行《议事规则》获得确认[7]。以上人士进入会场旁听的安排，是按照立法会主席不时订定并由立法会秘书执行的规则而订立。就此，立法会主席发出《规限获准进入立法会大楼的人士及其行为的行政指令》(第382A章)(附录16-A)。有关详情在第4章论述公众旁听立法会会议过程的部分[8]中已作阐明。

16.19按照一般原则，只要公众席有足够的座位，立法会欢迎公众人士旁听立法会及其委员会的公开会议过程，但他们须遵守秩序。[9] 他们在公众席旁听时，亦不得在公众席或其衣物上展示任何标志、标语或橫幅，[10] 而相同规则亦适用于新闻界人士。任何旁听立法会或委员会会议过程的人士，均须遵从立法会人员为维持秩序而发出的任何指示。[11]

利便传媒报道立法会的工作

16.20利便传媒报道立法会事务，是1997年前立法机关及现今立法会一直秉持的政策。自立法局在1985年迁往立法局大楼旧址开始，个别传媒机构不论是印刷媒体机构、电台或电视台机构指派的代表，均获准在指定采访区內等候，以出席新闻简报会和记者招待会，以及访问议员。这些获指派的传媒代表通常是来自每家传媒机构的一至两名记者，称为"专责采访立法会新闻的记者"，并会获发在整个会期內均有效的进入许可证[12]。随着立法会大部分委员会会议均公开让公众人士旁听，专责采访立法会新闻的记者更有需要留驻在会议厅范围內。在规划新立法会综合大楼的过程中，综合大楼的设计包含了更多供传媒使用的设施，包括在每个会议室设置记者席及摄影室、记者室內供记者使用的指定工作间及供电子传媒机构使用的电视台／电台室、传媒指定采访区，以及各种经提升的记者招待会／新闻简报会设施。

16.21新闻界人士须遵守立法会主席发出的规管传媒在会议厅范围內行为的《规限获准进入立法会大楼的人士及其行为的行政指令》(第382A章)內所订的规则。立法会秘书处不时发出指引，订明处理各项事宜的行政安排，例如发出进入许可证及使用立法会综合大楼內传媒设施的事宜(附录16-B)。

广播会议过程

16.22立法会及其辖下委员会的会议过程现时透过立法会官方网站的网上广播系统现场直播。网上亦设有资料库，方便搜寻和观看昔日公开会议过程的广播纪录。立法会秘书处会向所有传媒机构提供由內部电视制作小组制作的会议过程音讯及视讯內容，供其作广播之用。此项安排在2011年10月迁往新立法会综合大楼后得以实行，而在此之前，立法会的会议过程是由香港电台摄录，作为政府支援立法会工作的安排。至于委员会的会议过程，则由个别传媒机构在记者席摄录。自2011年10月以后，透过在会议厅及会议室设置的相关广播设备，立法会所有会议及其委员会公开会议的过程均由內部电视制作小组统一摄录，但个别传媒机构仍可在记者席及个别电视台／电台室进行其摄录工作。[13] 这些都是令立法机关更能与公众紧密联系的重要设施。

发放资讯

16.23立法会十分重视如何有效和迅速地发放有关议会工作的资讯，以加强立法会的透明度，并有助公众了解立法会及其委员会审议的事项。除发出新闻稿及举行新闻简报会外，亦有需要以电子方式发放资讯，尤其是流动装置已成为市民普遍使用的沟通方式。

网站

16.24自1996年7月以后，市民可透过立法会的官方网站(www.legco.gov.hk)阅览有关立法会的资讯。网站原先只提供有关议会的一般资讯：会议日期、当届会议文件、议员名录、提交立法会的法案纪录等。随着科技进步，而且越来越多市民要求更高的资讯透明度，立法会网站增设了更多功能、网页间的相互连结、网上广播、资料库及文件，以便市民可简易便捷地检索资料。

网上广播

16.252006年10月，立法会网站引入新的网上声音广播系统，为公众人士提供3个选项收听立法会及其委员会所有公开会议的过程，即现场、粵语及英语版本。该系统原先只能让500名使用者同时共用，但在过去10年处理容量已大幅提升，在2015-2016年度已能让多达4 000名使用者同时共用系统。

利用社交媒体

16.26随着近年市民大众(特别是年青选民)更广泛使用流动应用程式和社交媒体网站，行政管理委员会亦探索如何透过这些新媒体与公众联系接触。2013年11月，行政管理委员会原则上批准推出流动应用程式(下称"Apps")[14] 及开设YouTube和Flickr帐戶，以发放立法会资讯，目的是透过这些广受欢迎的视频和照片共享网站，扩阔立法会的网上平台，同时方便议员进行个人的网上活动。由于要落实这些安排须与相关Apps及社交媒体公司签订协议，行政管理委员会曾研究所涉及的法律问题，包括版权、个人资料私隐及潜在法律责任。

16.27关于版权问题，行政管理委员会察悉，凭藉《版权条例》(第528章)第184(1)条，凡任何作品是由立法会制作的或在立法会的指示或控制下制作的，立法会是该作品的版权的第一拥有人，当中包括立法会会议的网上广播。至于其他材料，例如拟上载至Flickr帐戶的议员活动照片，以及网上广播以外其他拟纳入立法会Apps的资讯，秘书长获立法会主席授权管控该等材料，而凭藉第528章第14(1)条，除任何协议有相反的规定外，行政管理委员会作为秘书长的雇主，是该等材料的版权的第一拥有人。

16.28关于潜在法律责任，行政管理委员会察悉，凭藉《诽谤条例》(第21章)第10条，任何人如按立法会的命令或根据立法会的权限发布立法会报告，将根据第21章受到保障而免遭民事或刑事法律程序起诉。根据第21章第14条，由立法会发布的报告享有特权，但如该项发布被证明为恶意作出者，则属例外。根据第22条，就永久形式诽谤及短暂形式诽谤的法律而言，广播须视为永久形式的发布。然而，于检视"广播"在第21章第2条下的特定涵义后，行政管理委员会察悉，透过Apps及YouTube播放立法会会议，不大可能会受第21章第10条或第14条保障，这样会令服务提供者面对诽谤的法律诉讼。由于服务提供者的责任因有免责声明或弥偿条款而得以设限，有关辩护、弥偿及要求服务提供者问责的工作仍属该等资讯的版权拥有人的责任。

16.29此外，拟把议员的个人资料上载至立法会Apps的做法引起保护个人资料的问题。根据《个人资料(私隐)条例》(第486章)附表1保障资料原则的第3原则，如无有关的资料当事人的订明同意，个人资料不得用于新目的。[15] 鉴于在立法会Apps加入通讯录可能构成一项新目的，行政管理委员会同意应寻求议员的书面同意。

16.30经商议后，行政管理委员会的结论是，尽管使用社交媒体网站发放立法会资讯涉及若干法律风险，但此举的效益或许足以抵销该等风险。鉴于行政管理委员会将难以控制第三方网站如何发放立法会会议过程的资讯，审慎的做法是透过辩论拟议决议案的方式，征求立法会通过这项建议。有关决议案根据《立法会行政管理委员会条例》(第443章)第17(2)条作出，以指示行政管理委员会进行此事。行政管理委员会在处理该决议案的2014年1月8日立法会会议席上提交报告，综述其就推出立法会Apps及使用社交媒体发放立法会资讯的建议，以及相关法律问题所进行的商议。该项获立法会通过的决议案载于附录16-C。

累积机构的承传经验以促进了解和发展

16.31随着立法机关4年一度的換届选举带来议员席位变动，以及职员经历人事更替，立法机关作为一个机构，有需要确保维持优良的行事做法，而其工作机制亦能持续发展，以应付新的挑战及诉求。行政管理委员会分别于1995年及2011年设立立法会图书馆及立法会档案馆，而立法会亦于2014年采取方便公众查阅立法机关文件及纪录的政策，这些都是为了更好保存立法机关的承传经验而采取的重要步骤。

立法会图书馆

历史背景

16.32立法会图书馆(当时称为"立法局图书馆")于1995年成立。为立法会成立图书馆的建议源自Philip LAUNDY先生进行的顾问研究，他当时是加拿大国会众议院的助理秘书，于1994年1月应时任立法局主席施伟贤爵士的邀请，就立法局的研究及图书馆支援服务提供意见。处理有关拟议重组立法局秘书处事宜工作小组当时确认，研究及图书馆设施对现代立法机关的运作十分重要，因而同意成立新的资料研究及图书馆服务部。图书馆由政府提供资助，于1995年3月启用，为议员及秘书处职员提供图书馆服务(包括借阅服务)，但工作重点是加强对各委员会的支援。公众人士可在图书馆职员的协助下查阅立法局及各委员会的公开文件和纪录。

16.33图书馆于1995年设立后，首项工作是接收在行政管理委员会于1994年成立前存在的前行政立法两局非官守议员办事处及行政立法两局议员办事处的全部纪录，以及1994年后立法局及辖下委员会的公开会议的文件和报告。自1995年起，图书馆及研究工作的人手配备和立法局图书馆的用地续有扩展，图书馆提供的服务范围亦随之出现重大改变。图书馆不仅发挥资讯储存库的作用，以及提供地方让议员和职员检阅议会档案纪录，同时发挥资讯提供者的更积极角色，以支援立法机关的工作。自2000年开始，亲身到访图书馆的公众人士除可查阅立法会及其委员会的公开纪录外，亦可阅览图书馆的整个馆藏。同年，图书馆把其目录上载至立法会网站。立法会及其委员会的公开纪录的电子文本亦上载至內部文件管理系统，让使用者既可于图书馆內，亦可在连接秘书处网络的办公室內进行进阶搜寻及检索文件。2005年，该文件管理系统迁移至立法会网站。自此，互联网使用者可轻易搜寻及检索立法会及其委员会的纪录。

转变为宪制图书馆

16.34鉴于图书馆预期于2011年迁往新立法会综合大楼，行政管理委员会于2009年1月决定把图书馆转变为宪制图书馆，一方面其负责保管立法会事务的文件纪录的功能维持不变，另一方面亦肩负促进市民认识和了解《基本法》的角色。行政管理委员会认为，图书馆应将工作重点放在收藏关于中华人民共和国和各普通法司法管辖区的宪法制度的资料，并应制作资料套，介绍立法会就关于《基本法》个别章节的重要事项进行的商议工作，以及就有关议题比较各种宪法制度。此外，图书馆应逐步把与宪制议题相关的馆藏增至最少占总馆藏的50%。

16.35行政管理委员会委员亦曾考虑图书馆在新综合大楼重置后的未来服务对象。委员决定图书馆应继续作为参考图书馆，馆藏只供议员、其指定私人助理及秘书处职员借阅。除议员及职员外，学生、学者和研究员将会是图书馆的主要目标使用者。宪制图书馆可作为立法会与香港市民之间的桥梁，有助提高立法会的透明度，让市民更了解立法会及议员的事务和工作。图书馆亦可促进市民认识和了解《基本法》这份作为中华人民共和国的"一国两制"国策依据基础的宪制文件。

现有图书馆服务

16.36现时，立法会图书馆是一所参考图书馆，为议员、议员助理、秘书处职员及公众人士提供服务。图书馆设于立法会综合大楼，分设于两个楼层，位于地下的设施包括公众阅读区、两间视听室和贮存各项图书馆馆藏的书架区，而位于地下阁楼的设施包括书架区、议员助理和秘书处职员阅读区，以及议员专用的阅读区。图书馆在星期一至星期五的开放时间为早上9时至下午6时，而星期六的开放时间为早上10时至下午6时。

16.37图书馆的核心馆藏包括立法会及其委员会的文件和纪录。其他馆藏包括：

(a)"宪制馆藏"，收藏关于多个司法管辖区的宪制事务及议会常规的书籍、期刊、文件及电子资源，当中包括中华人民共和国全国人民代表大会的文献；

(b)"《基本法》馆藏"，收藏基本法起草委员会和基本法咨询委员会的文件，以及关于《基本法》的书籍和文章；

(c)"一般馆藏"，收藏政府刊物及关于法律、政治和社会科学的书籍；

(d)"参考资料馆藏"，主要存有统计数字、年鉴、百科全书和其他参考工具书籍；及

(e)"杂志馆藏"，收藏关于议会事务、法律及政治的杂志。

图书馆馆藏只供议员及职员借阅。为补充图书馆的既有馆藏，图书馆亦可为议员及职员提供与本地大学图书馆、司法机构图书馆和律政司图书馆的馆际互借服务。

16.38为使立法会与有兴趣与议会保持联系的人士之间保持积极关系，图书馆为专责采访立法会新闻的记者、大学教学人员及研究生、前任议员和前秘书处首长级人员作出安排，让他们可进入图书馆上下层的书架区，并使用地下阁楼的阅读区，以阅览图书馆馆藏和查阅图书馆的数码馆藏。

未来发展

16.39长远而言，立法会图书馆为发展成一所宪制图书馆，除了保存立法会及其委员会的公开纪录外，亦会致力扩大其馆藏，以涵盖香港所依据的所有基本法例、中华人民共和国与海外司法管辖区的宪法和《基本法》的施行情况，包括有关法例的草拟、应用及修订等有关文献。

16.40此外，图书馆亦收藏与澳门特别行政区发展有关的资料，特别是澳门《基本法》的草拟工作及实施情况。图书馆的长远目标是增加与宪制及议会事务相关的馆藏，使有关馆藏占图书馆总馆藏大约一半。由于预算所限，馆藏会继续集中收藏关于法律、政治和社会科学的资料，而图书馆会透过馆际互借服务和与香港其他图书馆合作，补充关于其他议题的资料。

资讯及参考资料服务

16.41自2011年开始，立法会图书馆增设下列服务：

(a)设立查询宪制及议会事务专用的参考资料库；

(b)发展电子资源，以便利进行有关立法会事务和宪制及议会事务的资料研究；

(c)编制刊物，让议员及职员获悉选定海外司法管辖区的最新政策、重要立法及财务建议、主要调查及审计报告，以及海外议会在规则及行事方式方面的最新发展；及

(d)管理立法会网站的內容，以便市民查阅超过23万项数码化立法会纪录。

立法会档案馆

背景资料

16.42按照一个专家咨询小组协助进行的全面研究所作的建议，行政管理委员会于2009年5月决定成立立法会档案馆，保存立法机关在履行其职能期间产生的所有档案，例如立法会及其委员会的会议过程纪录、《议事规则》、讨论文件、报告，以及为立法机关的成长和发展提供历史证据的其他档案。

16.43随着财务委员会于2009年12月批出拨款后，立法会档案馆于2012年1月正式成立，位于立法会综合大楼地下阁楼，占地约260平方米。档案馆的设计布局及装修要求，是按照国际历史档案标准制订。至于档案馆长远发展所需的设施，亦已确定供日后考虑。

16.44档案馆在2012年1月启用前，已着手从立法会图书馆、立法会秘书处各部门搜集具有永久保留价值的档案资料，所收集的档案资料亦包括现任及前任议员的私人档案及资料，以及来自历史档案馆等其他来源。由于立法会图书馆缺乏足够空间及设施，秘书处自2000年开始，要求历史档案馆保存立法机关部分较重要的历史档案，当中包括十九世纪经真确认证的条例原件、立法机关在1948年至1970年代的会议纪要，以及行政立法两局非官守议员办事处及行政立法两局议员办事处在1970及1980年代有关审议法案和行政工作的各类档案。当中约6 000项档案已于2011年交还立法会档案馆。至于被视为属政府财产的立法机关早期历史档案，档案馆会安排从本地及海外其他历史档案机构及图书馆复制该等历史档案。

16.45除了部分由其他机构持有的早期历史档案资料外，档案馆依循大部分档案机构的现行最佳做法，只接收档案的原件 (即就公务活动所制备或收取的档案，而该等档案获指定为该公务活动及在档案系统中收录的正式纪录)，以作保存。若搜集所得的档案原件为立法机关的唯一现存文本，且容易受损，档案馆会展示副本以供查阅。至于由秘书处保管的档案纪录，档案馆已向各部门的职员说明，档案馆的角色是鉴定须予保存或销毀的档案、按照国际标准管理具历史价值的档案，以及让公众查阅立法机关的历史档案。档案馆职员就所有档案拟订档案存废时间表，以确保立法会秘书处在2011年10月迁入立法会综合大楼后，落实适用于秘书处所保管的档案的法律及机构规定、指引及程序。此举亦旨在确保所有档案会以公开、一致及问责的方式处置。

立法会档案馆的使命

16.46立法会档案馆的使命是挑选、搜集和保存具永久价值的档案，让有关人士查阅和使用。这些档案记录了立法机关的历史、核心职能和活动，既是立法会的机构纪录，也属于香港集体记忆的一部分。为确保这些档案得到具效率和有效的管理，以及历史档案能适时地挑选出来以供保存和查阅，立法会档案馆负责制订、推行、检讨及改善立法会历史档案和档案综合管理计划。

立法会的历史档案及档案管理政策

16.47为了让立法会秘书处全体职员了解档案馆的使命，并通力达致这些共同目标，行政管理委员会在2011年9月28日通过采纳"立法会历史档案及档案管理政策"。该项政策(载于附录16-D)适用于秘书处所有常额及临时职员，旨在确保立法会详尽、正确、可靠及可以使用的事务纪录，能以妥善的方式编制、收录、管理、贮存、阅览及处置，而其中具永久价值的会保存为历史档案，让使用者可持续查阅，以符合运作需要、立法会及行政管理委员会的要求、问责原则及公众利益。

16.48该项政策订明，根据行政管理委员会的政策，档案是重要的资讯资产，为决策及行动提供凭证、以利事务持续运作、体现机构的透明度及问责性，以及支援管理历史档案的职能和服务。该项政策亦订明立法会档案馆在管理立法会档案方面的职能、职责及权力；如何挑选及处理须保存以供持续查阅的历史档案；以及促进公众对档案馆所保管的历史档案的认识、了解及使用。为方便实施该项政策，秘书处各部门主管及职员的责任，以及他们与立法会档案馆的工作关系，亦清楚订明。

档案馆的服务

16.49档案馆已为历史档案的管理订立政策、标准及程序。由秘书处內部建立的一套电子系统于2015年6月推行，该套系统有助档案馆处理、覆检和保存历史档案，让使用者(包括市民)在电子历史档案目录检索，以确定是否备有所需的档案，并在电子系统內预约及提出查阅档案的要求。档案目录可在档案馆內现场使用，或透过立法会网站浏览。

16.50所有历史档案资料均在立法会综合大楼立法会档案馆內的阅览室查阅，不得外借。使用者须遵守行政管理委员会在2011年8月31日通过的"立法会档案馆服务使用守则"(附录16-E)。该守则以国际标准及良好做法为基础，旨在提醒使用者须妥善对待历史档案，同时确保使用者的行为举止恰当合理，以便维持档案馆內环境宁靜，适宜进行研究及学习。

公开资料政策

16.51立法会的一贯政策是利便公众查阅其所保管的资料，以符合公众对议会问责和运作透明的期望。政府于1996年推行适用于整个政府的《公开资料守则》后，立法会秘书处曾接获并处理有关查阅秘书处保管的资料的要求，但当时并未采纳任何此方面的守则或指引。秘书处面对的问题是，秘书处只能授权查阅其行政文件，但不包括立法会及其委员会的纪录及文件，因为按照议会惯例，该等纪录及文件由立法会而非其行政部门管控。

16.52立法会的文件及纪录(包括其委员会的文件及纪录)可以是公开或封存的。由于立法会及其辖下大部分委员会的会议均公开进行，因此有关的文件及纪录大多为公开文件，任何人士均可在立法会网站阅览。至于封存的文件，在2014年4月之前，有关查阅该等文件的要求由作为立法会秘书及立法会文件保管人的秘书长，按个别情况逐一处理。倘有关文件获委员会列为保密文件(例如提交予负责进行调查并具有传召证人权力的专责委员会的资料)，有关查阅该等文件的要求一般不获接纳，因为有关的专责委员会已不复存在，而且亦沒有订立程序用以决定可否批准该项查阅要求。2011年，秘书处承诺于立法会迁入立法会综合大楼后，拟订公开资料的政策。

立法会行政管理委员会进行的检讨

16.532013年3月19日，经秘书处进行相关检讨后，行政管理委员会同意制订正式的公开资料政策。秘书处随后咨询了立法会议员、市民大众、传媒及学者。2013年11月，行政管理委员会察悉，立法会作为立法机关享有若干其专属的特权，包括决定立法会的文件及纪录是否及如何提供予公众参阅。立法会及其委员会的文件及纪录，须获立法会授权方可予以公开。此外，实施最长封存期及进行解封覆检会对立法会及委员会制度的运作造成影响。行政管理委员会认为，应拟订一项立法会决议案，以期在2014年4月或以前订立一套机制，并邀请议事规则委员会研究可如何进行有关工作。与此同时，关于无须经立法会授权批准的要求，亦即查阅属行政管理委员会及立法会秘书处管辖范围的文件及纪录的要求，行政管理委员会决定应在2014年1月1日实施相关建议[16]。

议事规则委员会的建议

16.54应行政管理委员会之请，议事规则委员会曾研究拟议决议案的范围及处理查阅资料的要求的程序。委员会察悉，就封存的文件及纪录(包括与闭门会议或申诉制度相关而其原意并非让公众查阅的文件及纪录)而言，并非全部均须持续受到保护而不可让公众查阅。由于该等文件及纪录的敏感程度会随时日流逝而逐渐减退，除非属法律禁止披露的文件及纪录，否则不应永远封存。经商议后，委员会向行政管理委员会提出下述建议：

(a)非保密文件及纪录的最长封存期应为20年，惟须进行覆检，以确保法律并无禁止披露该等文件及纪录；

(b)除非法律禁止披露，否则保密文件及纪录的最长封存期应为50年。该等文件及纪录须于25年內对照委员会所建议的获豁免类别一览表(附录16-F)进行解封覆检。经解封覆检后仍维持保密的文件及纪录须最少每4年再覆检一次，直至该等文件及纪录可予以公开或其封存期届满为止(两者以较早者为准)；

(c)立法会应委任一个委员会，名为"查阅立法机关文件及纪录事宜委员会"，该委员会的成员组合和人数应以行政管理委员会为蓝本，负责就查阅文件及纪录和相关事宜作出决定；及

(d)应指派立法会秘书进行解封覆检，以及处理查阅文件及纪录的要求和履行其他相关职责。

立法会就公开资料的决议

16.55內务委员会在2014年2月28日的会议上，支持议事规则委员会的建议，同意应向立法会提出决议案，修订《议事规则》，以成立查阅立法机关文件及纪录事宜委员会[17]，藉此制订立法机关文件及纪录查阅政策，并赋权立法会秘书根据由新成立的委员会所订立的政策及任何指引行事。拟议决议案在2014年3月19日的立法会会议上获得通过。

查阅立法机关文件及纪录事宜委员会

16.56根据按上述决议所订立的《议事规则》新增第74A条，查阅立法机关文件及纪录事宜委员会的职能包括：决定将某份立法机关(或其委员会)的文件或纪录在该政策所指明的封存期届满之前提早公开；考虑任何就立法会秘书拒绝提供该等文件或纪录而提出的反对；及考虑任何其他有关该政策或由该政策引起的事宜。[18] 该委员会的委员人数及组成[19] 与行政管理委员会完全相同。[20] 该委员会的任期为1年，或直至下一次就该委员会委员进行选举的內务委员会会议为止，以较早者为准。[21] 该委员会的会议法定人数为主席加上3名委员。[22] 主席及主持会议的任何其他委员不能作原有表决，但在其他委员赞成者及反对者数目相等时可作决定性表决。[23] 该委员会会议无须公开举行，但主席按照该委员会的决定命令公开举行者除外。[24] 在2014年3月28日的会议上，內务委员会将行政管理委员会提名及选举委员的程序采纳为该委员会提名及选举委员的程序。有关选举在2014年4月11日的內务委员会会议上举行。

16.57查阅立法机关文件及纪录事宜委员会于2014年5月20日召开第一次会议，并通过采纳立法机关文件或档案获豁免类别的一览表，而按照此一览表，查阅由秘书处保管的封存文件及纪录的要求可被拒绝。此一览表与议事规则委员会所建议载于附录16-G的一览表实质上相同。该委员会亦通过采纳载于附录16-H的工作方式及程序。

立法机关文件及纪录查阅政策

16.58立法机关文件及纪录查阅政策就立法机关及其委员会的文件及纪录订定最长的纪录封存期。扼要而言，立法机关及其委员会的非保密文件及纪录的最长纪录封存期为20年，而保密文件及纪录则为50年，除非法例禁止披露有关资料。经覆检后，所有文件及纪录可在其封存期届满前供予查阅。该政策的详情载于《议事规则》附表2，并随附于附录16-I。

16.59该政策适用于现存并由秘书处保管的资料或档案。该政策并无强制秘书处须提供并非由其保管的资料或制作非现存的文件或档案。该政策不影响查阅有关资料的任何法律权利，亦不影响查阅有关资料的任何法律限制，不论该等法律权利或法律限制是源自成文法或普通法的禁制或责任。[25]

立法会秘书的责任

16.60有关决议亦订立《议事规则》的新增第6(5A)条，规定立法会秘书须进行该政策指明的覆检，并授权他根据查阅立法机关文件及纪录事宜委员会所制订的指引，拒绝提供文件及纪录以供查阅。为增加透明度，查阅立法机关文件及纪录事宜委员会在立法会网站上公布获批及被拒绝的查阅立法会机关文件及纪录的要求，亦会就每宗被拒绝个案提供被拒绝的简要原因。[26]

立法机关的持续发展

16.61保存立法机关的文件及纪录，目的是累积机构的承传经验，以促进立法机关的发展和成长。公开这些文件和纪录，让所有有兴趣的人士查阅，有助后世更了解采纳过往惯例做法的原由，进而探索一些不同的方法，以应对机构不断转变的需要。除了图书馆和档案馆所提供的服务外，行政管理委员会亦编印一些程序指引、手册及其他刊物，让参与立法会工作的人士，例如议员、职员、官员、专责采访立法会新闻的记者，甚至团体代表和公众，明了如何恰当有效地履行各自的角色。立法机关的持续发展有需要市民大众，特别是未来一代投入参与，以确保他们了解议会代表制度的意义，并透过积极参与立法会事务和伙伴合作关系，协助立法机关履行其宪制角色。

教育导赏团及教育设施

16.62行政管理委员会于2010年通过应发展各项教育设施及活动，以提高公众对立法机关工作、职能和历史的认识。随着立法会综合大楼在2011年10月启用，行政管理委员会得以推出更多元化的教育导赏团供学生、慈善机构成员和公众参加，并提供相应的教育设施。一如第4章所述[27]，这些设施包括：儿童学习室，用以向到访儿童说故事及进行有关公民意识和立法程序的互动游戏；教育活动室，用以举行模拟立法会会议的角色扮演活动[28]；以及展览廊，用以展示关乎立法会历史发展及工作的资料。

16.63教育导赏团让公众有机会参观立法会综合大楼的各项教育设施。为顾及参观者需要，全年除了6天公众假期[29] 外，每天均会有导赏团，全程以粵语、普通话或英语讲解。此外，秘书处亦会照顾残疾人士参观大楼时的各种需要。有意预约教育导赏团的人士，可利用立法会网站的网上预约系统或中央预约热线进行预约；如欲旁听立法会及其委员会的公开会议的人士，亦可透过中央预约热线，预留公众席座位。

残疾人士设施

16.64立法机关的议员及职员均秉持共融原则，与市民建立伙伴合作关系，一直力求立法会的各项设施和服务，方便不同年龄的人士(包括残疾人士)使用。在规划立法会综合大楼时，所采用的设计及规划标准包括新订《设计手册：畅通无阻的通道2008》所载的要求，尽管就法例而言，该项目只须符合1997年所订的旧有适用标准。

16.65立法会综合大楼的设施有多项特别设计，为使用人士提供无障碍通道和方便，包括：

(a)视障人士：在所有公用地方和走廊设有触觉引路带；由综合大楼外面范围至所有公众入口、大堂、升降机及扶手电梯，均装设发声指南，而会议室亦装有点字键盘及相关软件；

(b)轮椅使用人士：由综合大楼外面范围至会议厅及会议室、所有供议员、职员、传媒及公众使用的设施，均采用无障碍通道设计；综合大楼內设有方便轮椅使用人士的洗手间及遙控大门；

(c)听障人士：装设视像火警警报系统，并于立法会会议全程提供即时手语传译服务，如有需要，亦会在委员会会议提供此项服务；及

(d)公用设施例如饮水机、洗手盘、洗手间內召喚钟、会议室內麦克风等，在设计上照顾不同残疾人士的需要，并尽可能设有国际通用的易读标志。

16.66即时手语传译服务最初在2010年1月，以试验计划形式推行。此项服务除了在每次立法会会议的质询时间以常规服务形式提供之外，也会安排在一些特别场合提供，例如行政长官发表施政报告、行政长官答问会及宣读财政预算案演辞的会议，又或如有事先要求，亦会安排为有关的重要辩论提供即时手语传译。在立法会迁入立法会综合大楼后，设有手语传译员专用的手语传译室，以便将手语传译视像传送到公众席，并显示在公众广播的会议过程录影画面。自2013年1月开始，即时手语传译服务扩展至涵盖立法会会议议程上所有事项的议事过程。

16.67在立法会综合大楼规划期间及启用之初，秘书处曾与不同类别残疾人士的代表团体开会，并与之进行实地视察，藉此了解未来使用者的亲身感受。让这些代表团体参与其事，正好为日后持续不断加强市民参与立法会事务铺路，不仅限于使用综合大楼的设施，更参与立法会的议事过程，让全民均可享有同等机会与立法机关结成工作伙伴。

[1]
自2002年起实行的做法是，如在立法会网站刊载邀请各界提交意见的公告，便会通知18区区议会。
[2]
议事规则委员会于研究有关公众在委员会会议上作口头申述的做法后，于2014年作出此项决定。议事规则委员会于2014-2015年度再次讨论此事，而因应该委员会的商议结果，事务委员会／法案委员会／附属法例小组委员会的主席手册已作修订。请参阅议事规则委员会于2013年10月至2014年6月期间的工作进度报告，第3.2至3.7段；另请参阅议事规则委员会于2014年10月至2015年6月期间的工作进度报告，第3.13至3.17段。
[3]
议事规则委员会于2014年10月至2015年6月期间的工作进度报告，第3.13至3.17‍‍段。
[4]
乡议局是新界区的咨询及协商团体。
[5]
获邀出席周年茶聚的主要慈善机构包括东华三院、保良局、九龙乐善堂、博爱医院、仁济医院及仁爱堂。
[6]
1997年前立法机关的1929年《会议常规》在条文中首次提及让公众人士(当时称为"外间人士")及新闻界人士旁听会议。
[7]
《议事规则》第86条。
[8]
第4章第4.50至4.51段。
[9]
《规限获准进入立法会大楼的人士及其行为的行政指令》(第382A章)第11条。此原则亦载于加拿大的House of Commons Procedure and Practice (2009年)，第2版，第286页。
[10]
《规限获准进入立法会大楼的人士及其行为的行政指令》(第382A章)第12条。
[11]
《规限获准进入立法会大楼的人士及其行为的行政指令》(第382A章)第11条。
[12]
临时获派采访突发新闻的记者会获发临时进入许可证。
[13]
请参阅第4章第4.47段。
[14]
Apps是为智能电话、平板电脑及其他流动装置的作业系统而设计的流动软件应用程式。
[15]
根据第486章附表1第3(4)条，新目的指下列目的以外的任何目的：在收集该资料时拟将该资料用于的目的，或直接与该目的有关的目的。
[16]
相关建议指为处理查阅公开让公众查阅的文件及纪录，以及该等可因应要求提供的文件及纪录的要求的行政安排。有关的行政安排包括所用表格、回应时间、费用及收费，以及覆检和投诉机制。
[17]
《议事规则》第74A条。
[18]
《议事规则》第74A(1)条。
[19]
虽然两者的选举方法相同，查阅立法机关文件及纪录事宜委员会的成员可能有别于行政管理委员会，但3名当然委员除外。
[20]
《议事规则》第74A(2)条。
[21]
《议事规则》第74A(3)条。
[22]
《议事规则》第74A(4)条。
[23]
《议事规则》第74A(6)条。
[24]
《议事规则》第74A(8)条。
[25]
http://www.legco.gov.hk/yr13-14/chinese/hc/papers/hc0228crop-44-c.pdf#page=8" target="_blank">请参阅提交內务委员会以供在2014年2月28日会议上考虑的立法会CROP 44/13-14号文件的附录I，http://www.legco.gov.hk/yr13-14/chinese/hc/papers/hc0228crop-44-c.pdf。
[26]
请参阅http://www.legco.gov.hk/open-legco/chinese/legislature-list-of-denied-case.html。
[27]
第4章4.48段。
[28]
模拟立法会会议在2004年首次推出，旨在让中学生及大专学生就通过某项法案或就特定议题的议案进行辩论。此项活动已成为一项常规的教育活动，为青少年提供培训机会，使他们加深认识立法会工作，并提高其政治意识。
[29]
立法会综合大楼在下述日子关闭：元旦日、农历年初一及初二、香港特别行政区成立纪念日、国庆日及圣诞节。